Datenschutzerklärung

3.1 Konto und Profil

• Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Passwörter werden von unserem Authentifizierungsanbieter verwaltet und ausschließlich als Hash gespeichert.
• Wenn Sie sich mit Google anmelden, erhalten wir von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild.
• Profileinstellungen: Profilbild, Sprache und bevorzugte Währung.
• Workspaces, die Sie erstellen oder denen Sie beitreten: Name, Beschreibung, Bild, Farbschema, Einstellungen, Ihre Rolle, wer Sie eingeladen hat und wann Sie beigetreten sind. Bei Einladungen wird die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person gespeichert.

3.2 Inhalte, die Sie in QuickBilling speichern

• Rechnungsprofile (das Unternehmen, das Ihre Dokumente ausstellt): Name und rechtlicher Firmenname, Kontaktdaten, Anschrift, Steuerkennungen wie USt-IdNr. oder GST-Nummer, Logo, Standardwährung und Zahlungsbedingungen.
• Zahlungsdaten, die Sie Ihren Rechnungen hinzufügen, etwa Kontoinhaber, IBAN, SWIFT/BIC, Kontonummer und Bankleitzahl (Routing Number) oder Zahlungslinks.
• Kunden: Name, E-Mail-Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer, Website, Anschrift und Steuerkennungen.
• Rechnungen und Angebote: Positionen, Beträge, Datumsangaben, Notizen, Bedingungen, Empfänger und Nachrichtentext der von Ihnen versendeten E-Mails, Erinnerungseinstellungen und Zahlungsstatus.
• Ausgaben, Einnahmen und Projekte: Lieferanten, Beträge, Datumsangaben, Kategorien, Tags, Notizen, Budgets, Regeln für wiederkehrende Buchungen sowie die Belege und Anhänge, die Sie hochladen.
• Vorlagen, Artikelbibliotheken und Aktivitätsprotokolle, die festhalten, wer in einem Workspace was geändert hat.

Diese Inhalte gehören Ihnen. Wir verwenden sie ausschließlich, um Ihnen den Dienst bereitzustellen.

3.3 Abonnement und Zahlung

Kostenpflichtige Pläne werden über Stripe Checkout verkauft. Ihre Kartendaten geben Sie direkt bei Stripe ein; vollständige Kartennummern erhalten oder speichern wir nie. Stripe übermittelt uns Ihre Kunden- und Abonnementkennungen, Plan, Status, Abrechnungszeitraum und Zahlungsereignisse sowie den Namen, die E-Mail-Adresse und die Anschrift, die Sie bei Stripe für die Abrechnung angegeben haben.

3.4 Nachrichten und Anmeldungen

• Kontaktformular: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Diese erreichen uns als E-Mail an info@quickbilling.io und werden nicht in der QuickBilling-Datenbank gespeichert.
• Newsletter und Warteliste für die Zahlungsfunktion: die E-Mail-Adresse, die Sie angeben.
• E-Mails, die Sie uns senden, und unsere Antworten.

3.5 Technische Daten und Nutzungsdaten

• Serverprotokolle: Bei jeder Anfrage an unsere API protokollieren wir den Zeitpunkt, die angefragte Adresse, die Antwort, Ihre IP-Adresse und den User-Agent Ihres Browsers. Bei Anmelde- und Registrierungsversuchen wird zusätzlich die verwendete E-Mail-Adresse protokolliert.
• Google Analytics auf quickbilling.io und app.quickbilling.io (einschließlich der Seiten geteilter Dokumente): aufgerufene Seiten, Referrer, ungefährer Standort, Geräte- und Browserinformationen sowie Messwerte zur Seitenleistung. Google Analytics verwendet Cookies (Abschnitt 11).
• Fehlerüberwachung mit Sentry in der Web-App, einschließlich der Seiten für geteilte Dokumente (die Website quickbilling.io verwendet kein Sentry): Wenn ein Fehler auftritt, erhalten wir technische Angaben zum Fehler, zu Ihrem Browser und Gerät sowie Ihre IP-Adresse. In der Web-App zeichnet Sentry außerdem eine Wiedergabe (Replay) der Sitzung rund um einen Fehler auf (sowie eine kleine Stichprobe anderer Sitzungen); in diesen Replays sind Texte und Formulareingaben maskiert und Bilder blockiert.
• In der Web-App unter app.quickbilling.io werden Schriftarten von Google Fonts geladen. Daher übermittelt Ihr Browser beim Laden dieser Seiten Ihre IP-Adresse an Google. Die Website quickbilling.io liefert ihre Schriftarten selbst aus.

3.6 API-Schlüssel und verbundene KI-Assistenten

API-Schlüssel (Unlimited-Tarif) werden gehasht gespeichert, zusammen mit einer verschlüsselten Kopie, damit Sie einen Schlüssel erneut ansehen können, sowie seine Berechtigungsbereiche, sein Ablaufdatum und der Zeitpunkt der letzten Nutzung. Wenn Sie einen KI-Assistenten oder MCP-Client verbinden (oder, sobald verfügbar, ChatGPT), speichern wir die von Ihnen erteilte Autorisierung. Abschnitt 5 beschreibt, was über diese Verbindungen läuft.

4.1 Wenn Sie ein geteiltes Dokument öffnen

Dokumente können als Link geteilt werden (app.quickbilling.io/share/…). Jede Person, die den Link hat, kann das Dokument öffnen, bis der Absender den Link widerruft oder das Dokument löscht. Bei jedem Öffnen des Links erfassen wir:

• Datum und Uhrzeit sowie eine Sitzungskennung für den jeweiligen Besuch;
• Ihre IP-Adresse sowie das daraus abgeleitete Land, die Region und die Stadt (für diese Abfrage übermitteln wir die IP-Adresse an den Geolokalisierungsdienst ipapi.co);
• Ihren Browser, Ihr Betriebssystem, Ihren Gerätetyp und die verweisende Seite;
• Ihre Aktionen auf der Seite: Verweildauer, Herunterladen des PDF, Kopieren oder Weiterleiten des Links, Klicken auf die E-Mail-Adresse des Absenders und Scrollen bis zum Ende;
• jede Rückmeldung, die Sie geben: das Markieren des Dokuments als bezahlt oder seine Annahme oder Ablehnung, jeweils mit Ihren Anmerkungen. Der Absender wird per E-Mail über Ihre Rückmeldung benachrichtigt.

4.2 Genauer Standort, nur mit Ihrer Erlaubnis

Die Seite des geteilten Dokuments fragt Ihren Browser nach Ihrem Standort. Ihr Browser zeigt daraufhin eine Berechtigungsabfrage an. Wenn Sie dies erlauben, erfassen wir Ihren Breiten- und Längengrad, die Genauigkeit der Messung und deren Zeitpunkt. Wenn Sie ablehnen, wird kein genauer Standort erfasst, und das Dokument öffnet sich trotzdem ganz normal.

4.3 Wenn Ihnen ein Dokument per E-Mail gesendet wird

Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, ob Sie als An-, Cc- oder Bcc-Empfänger adressiert waren, und den Zustellstatus der Nachricht, soweit unser E-Mail-Anbieter ihn meldet. Die E-Mail enthält eine kleine Grafik, die uns mitteilt, wann sie geöffnet wird; beim Öffnen werden Ihre IP-Adresse und Ihr E-Mail-Programm erfasst. Sie können dies verhindern, indem Sie das automatische Laden von Bildern in Ihrem E-Mail-Programm deaktivieren.

4.4 Wer diese Informationen sieht

Der Absender sieht diese Aktivitäten in QuickBilling. Im Free-Plan sieht er nur, ob und wann das Dokument angesehen wurde und wie oft. In kostenpflichtigen Plänen sieht er sämtliche Details, einschließlich IP-Adresse, ungefährem Standort und, sofern Sie es erlaubt haben, genauem Standort. Er kann diese Daten außerdem exportieren.

Die Seiten geteilter Dokumente laden außerdem Google Analytics und die Fehlerüberwachung von Sentry (Abschnitt 3.5).

Um Ihre Rechte in Bezug auf diese Daten auszuüben, wenden Sie sich an das Unternehmen, das Ihnen das Dokument gesendet hat. Sie können auch an info@quickbilling.io schreiben; wir helfen Ihnen dann weiter oder leiten Ihre Anfrage an dieses Unternehmen weiter.

5.1 Der KI-Assistent in der App

Der KI-Assistent ist ein Chat-Bereich in QuickBilling, in jedem Tarif verfügbar, mit einem Tageslimit für Nachrichten. Um dieses Limit anzuwenden, speichern wir, wie viele Nachrichten Sie pro Tag senden. Er kann Ihre Daten nachschlagen und auf Ihre Anweisung Rechnungen, Angebote, Ausgaben, Kunden und Berichte vorbereiten. Er bittet um Ihre Zustimmung, bevor er etwas bearbeitet, löscht oder versendet.

Um eine Anfrage zu beantworten, werden Ihre Nachrichten und die QuickBilling-Daten, die der Assistent nachschlägt (dazu können Kunden mit ihren Kontaktdaten, Rechnungen und Ausgaben in den Workspaces gehören, auf die Sie Zugriff haben), an den Anbieter des KI-Modells gesendet, der sie nach seinen eigenen Bedingungen und seiner Datenschutzerklärung verarbeitet. Wir haben auf diese Verarbeitung keinen Einfluss. Wenn Sie Ihren eigenen API-Schlüssel eines KI-Anbieters hinterlegen, speichern wir ihn verschlüsselt, und Ihre Nachrichten sowie die Daten, die der Assistent nachschlägt, gehen an diesen Anbieter, im Rahmen Ihres Kontos dort.

• Der Assistent arbeitet nur mit den Workspaces und Berechtigungen, die Ihr Konto bereits hat.
• Sie können ihn jederzeit nicht mehr nutzen; an den KI-Anbieter wird nichts gesendet, solange Sie den Assistenten nicht verwenden.

5.2 Der gehostete MCP-Server, Claude Desktop und ChatGPT

Wenn Sie einen MCP-Client wie Claude Desktop oder Cursor mit unserem gehosteten MCP-Server unter mcp.quickbilling.io verbinden, melden Sie sich bei QuickBilling an und bestätigen die Verbindung auf unserem Zustimmungsbildschirm. Der Client erhält dann ein Zugriffstoken, mit dem er für Ihr Konto handeln kann. Die Verbindung fordert die Bereiche openid, email und profile an, die Sie über Ihre Nutzer-ID, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse identifizieren.

Solange die Verbindung besteht, ruft der Client als Reaktion auf Ihre Anfragen QuickBilling-Tools auf. Jeder Aufruf ruft nur die Daten ab, die für die jeweilige Anfrage benötigt werden; die Ergebnisse können jedoch alles enthalten, was sich in den Workspaces befindet, auf die Sie Zugriff haben: Kunden mit ihren Kontaktdaten und Steuerkennungen, Rechnungsprofile einschließlich Bankverbindungen, Rechnungen und Angebote, Ausgaben, Einnahmen, Projekte und Berichte.

Der Client kann auf Ihre Anweisung auch Änderungen vornehmen: Kunden, Rechnungen, Angebote, Ausgaben, Einnahmen und Projekte anlegen, aktualisieren oder löschen; eine Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden senden; Freigabelinks erstellen oder widerrufen (die Vorschau einer Rechnung erzeugt einen) und, sofern der Client dies unterstützt, eine hochgeladene Datei als Beleg an eine Ausgabe anhängen. Teamverwaltung, Export von Kontodaten, Abonnementverwaltung und das Hochladen von Logos oder Avataren sind über den MCP-Server nicht verfügbar.

Der Anbieter des Assistenten oder Clients, den Sie nutzen, etwa Anthropic bei Claude, verarbeitet das, was er erhält, nach seinen eigenen Bedingungen und seiner Datenschutzerklärung, und wir haben auf diese Verarbeitung keinen Einfluss. Eine QuickBilling-App für ChatGPT wurde bei OpenAI zur Prüfung eingereicht und ist noch nicht verfügbar. Sobald sie verfügbar ist und Sie sie verbinden, gilt dasselbe, mit OpenAI als Anbieter.

• Unser MCP-Server unter mcp.quickbilling.io speichert Ihre Zugriffstoken nicht. Anmelde-Token werden von unserem Authentifizierungsanbieter (Supabase) ausgestellt. Zugriffstoken laufen nach einer Stunde ab, und Ihr Client erneuert sie, bis Sie die Verbindung trennen.
• Der MCP-Server hält Ihren ausgewählten Workspace bis zu 30 Tage im Arbeitsspeicher. In seinen Protokollen werden Sie nur über einen gekürzten Einweg-Hash Ihrer Nutzer-ID identifiziert.
• Zum Trennen entfernen Sie QuickBilling in den Einstellungen Ihres Assistenten oder MCP-Clients. Sie können uns auch bitten, die Verbindung auf unserer Seite zu widerrufen.

5.3 Andere Assistenten und die API

Mit unserem Open-Source-MCP-Server-Paket und der REST-API können Sie andere KI-Tools wie Claude Desktop oder Cursor über einen API-Schlüssel verbinden. Das MCP-Server-Paket läuft auf Ihrem eigenen Computer. Alle Daten, die Sie oder Ihr Assistent abrufen, werden anschließend von dem KI-Anbieter, den Sie gewählt haben, nach dessen Bedingungen verarbeitet. Sie können einen API-Schlüssel jederzeit in Ihren Workspace-Einstellungen widerrufen.

10.1 Einstellungsmöglichkeiten in QuickBilling

• Bearbeiten Sie Ihr Profil, Ihre Workspaces und Ihre Inhalte jederzeit.
• Exportieren Sie Ihre Kontodaten auf Ihrer Profilseite als JSON-Datei (Profil, Workspaces, Rechnungsprofile, Kunden, Rechnungen und Angebote). Rechnungen, Berichte und Kundenkontoauszüge lassen sich außerdem als CSV exportieren. Für Daten, die diese Exporte nicht abdecken, etwa Ausgaben, Einnahmen oder Projekte, schreiben Sie uns eine E-Mail.
• Löschen Sie Ihr Konto auf Ihrer Profilseite. Dadurch werden Ihr Profil, die Workspaces, deren Eigentümer Sie sind, samt ihren Inhalten, Ihre Mitgliedschaften und Ihre API-Schlüssel dauerhaft gelöscht.
• Widerrufen Sie Freigabelinks, löschen Sie Dokumente und widerrufen Sie API-Schlüssel.
• Trennen Sie einen KI-Assistenten oder MCP-Client in den Einstellungen der jeweiligen App.
• Melden Sie sich vom Newsletter oder von der Warteliste für die Zahlungsfunktion ab, indem Sie eine E-Mail an info@quickbilling.io senden.
• Lehnen Sie die Standortabfrage des Browsers bei geteilten Dokumenten ab, und blockieren Sie externe Bilder in Ihrem E-Mail-Programm, um die Erfassung von Öffnungen zu verhindern.
• Blockieren oder löschen Sie Cookies in Ihrem Browser, oder installieren Sie das Opt-out-Add-on von Google (tools.google.com/dlpage/gaoptout), um Google Analytics zu unterbinden.

10.2 Ihre Rechte nach der DSGVO (EU, EWR und Vereinigtes Königreich)

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer auf berechtigte Interessen gestützten Verarbeitung zu widersprechen. Soweit wir uns auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Sie können sich außerdem bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort beschweren.

10.3 Ihre Rechte nach dem Recht der VAE

Nach dem Bundesgesetzesdekret Nr. 45 von 2021 zum Schutz personenbezogener Daten können Sie Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten sowie deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung verlangen und bestimmten Verarbeitungen widersprechen. Sie können sich beim UAE Data Office (Datenschutzbehörde der VAE) beschweren.

10.4 Einwohner der USA

Je nach Bundesstaat haben Sie möglicherweise das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Informationen wir über Sie gespeichert haben, diese berichtigen oder löschen zu lassen und eine Kopie davon zu erhalten. Wir verkaufen keine personenbezogenen Informationen, wir geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter, und wir verwenden keine sensiblen personenbezogenen Informationen, um Rückschlüsse auf Ihre Eigenschaften zu ziehen. Wir benachteiligen Sie nicht, wenn Sie diese Rechte ausüben.

10.5 So stellen Sie eine Anfrage

Senden Sie eine E-Mail an info@quickbilling.io von der Adresse, die mit Ihrem Konto verknüpft ist, oder teilen Sie uns mit, wie wir Ihre Identität überprüfen können. Wir antworten innerhalb eines Monats. Ist eine Anfrage komplex, können wir diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern und teilen Ihnen die Gründe dafür mit. Wenn wir Ihre Daten im Auftrag eines QuickBilling-Nutzers verarbeiten (Abschnitte 2 und 4), leiten wir Ihre Anfrage an diesen Nutzer weiter oder unterstützen ihn bei der Beantwortung.