XRechnung o ZUGFeRD: qué formato usar si facturas a Alemania

Alemania ya ha dado el paso a la factura electrónica. Desde el 1 de enero de 2025, toda empresa establecida en Alemania que opere en B2B, ya sea un Freiberufler, un Einzelunternehmen o una GmbH, debe poder recibir una E-Rechnung, sin umbral de facturación. La ley que lo respalda es la Wachstumschancengesetz (ley de oportunidades de crecimiento), aprobada en marzo de 2024. La emisión, en cambio, sigue escalonada según la facturación del año anterior. Tus clientes alemanes te piden XRechnung. El menú de tu programa ofrece ZUGFeRD. Tu asesor fiscal habla de «XML estructurado». Y tú lo que quieres es algo que puedas abrir sin sentir que estás leyendo código de máquina.

El calendario que de verdad importa

Alemania usa un modelo de control posterior. No hay una plataforma estatal central a la que tengas que avisar de cada factura en tiempo real. Para la recepción, el Bundesfinanzministerium lo deja claro: basta con una bandeja de correo capaz de recibir el archivo. Es un mundo distinto del modelo francés de plataformas homologadas. La conservación es de ocho años según el § 14b UStG, y la parte estructurada (XML) debe quedar intacta. Guardar solo una impresión en PDF, bien presentada, de un archivo ZUGFeRD es el error del que uno se arrepiente en una inspección.

Qué cuenta como E-Rechnung

Alemania define la factura electrónica como la que cumple el estándar semántico europeo EN 16931. Los formatos nacionales habituales que lo cumplen son XRechnung y ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC-WL. Un PDF normal enviado como adjunto es una sonstige Rechnung, una «otra factura», no una E-Rechnung. Durante el período transitorio, las otras facturas siguen permitidas para emitir hasta la fecha de tu grupo. Recibir archivos estructurados ya es la base. Consulta nuestro artículo sobre si un PDF es una factura electrónica según la EN 16931: la respuesta para la UE cabe en una frase.

XRechnung o ZUGFeRD, en lenguaje llano

XRechnung es XML puro. A las máquinas les encanta. Los compradores del sector público alemán suelen exigirla. Abres el archivo y ves etiquetas, no una maqueta. Sin un visor o una importación a tu programa de contabilidad, es hostil para las personas. ZUGFeRD es un híbrido: un PDF/A-3 que se puede leer, con XML alineado con la EN 16931 incrustado dentro. Es la misma idea que el Factur-X francés; de hecho, comparten un origen franco-alemán. Legible para personas y para máquinas en un solo archivo.

Esa es toda la decisión para la mayoría de los freelance. Si el cliente es una administración pública o una empresa que exige expresamente XRechnung, envía XRechnung (o el perfil que te indique). Si es una GmbH o un autónomo corriente y quieres un único archivo que los dos podáis abrir, ZUGFeRD suele ser lo más sensato. Yo elegiría ZUGFeRD como formato por defecto para un freelance, salvo que el contrato con un cliente diga otra cosa. El XML puro está bien cuando los dos lados tienen herramientas. Aun así, la mayoría de los autónomos resuelven las discrepancias mirando una factura que se pueda leer.

¿Tengo que ocuparme ya?

• Recepción: sí, ya. Si un proveedor envía XRechnung o ZUGFeRD al correo de tu negocio, tienes que poder recibirla. Ser pequeño no te da derecho a exigir papel.
• Emisión por encima de 800.000 € de facturación del año anterior: obligatoria desde el 1 de enero de 2027. Si tu facturación de 2026 superó los 800.000 €, las facturas electrónicas estructuradas son obligatorias desde enero de 2027.
• Emisión con 800.000 € o menos: puedes seguir emitiendo otras facturas (papel, PDF simple) durante 2027, y facturas electrónicas estructuradas a partir del 1 de enero de 2028.
• Los clientes grandes pueden pedirte que envíes facturas estructuradas antes, aunque la ley todavía permita el PDF. Decir que sí puede ser buena gestión de clientes; decir que no sigue siendo legal hasta tu fecha.

¿Qué tan preparado está el mercado? En una nota de prensa de diciembre de 2024, la asociación Bitkom informó de que solo el 45 % de las 1.103 empresas encuestadas podía recibir facturas electrónicas estructuradas y legibles por máquina. La encuesta fue un sondeo telefónico a 1.103 empresas de al menos 20 empleados. Esa brecha explica por qué en 2026 todavía se ven cadenas de correos confusas. También explica por qué dejar constancia de lo que enviaste (y en qué formato) vale más que dar por hecho que la otra parte «lo recibió».

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) y otras excepciones

Estas excepciones se refieren a emitir, no a la obligación de recibir. Ninguna elimina la obligación de conservar durante ocho años los archivos estructurados que tengas.

• Régimen de pequeña empresa del § 19 UStG (Kleinunternehmer): si cumples los requisitos de las normas de IVA para pequeñas empresas, en general estás exento de la obligación de emitir facturas electrónicas por esas operaciones. Aun así, debes poder recibirlas. Confirma tu situación con tu asesor fiscal; los umbrales del § 19 cambian con el tiempo.
• Facturas de hasta 250 € brutos (Kleinbetragsrechnungen): las facturas de pequeño importe pueden seguir siendo otras facturas. Útil para cobros B2B pequeños y puntuales. No montes toda tu actividad sobre facturas de 249 € para esquivar la estructura: los inspectores también saben contar.
• B2C: las facturas a consumidores finales quedan fuera de la obligación de emisión B2B nacional.
• Muchas operaciones exentas de IVA y los billetes de transporte que cumplen los requisitos (Fahrausweise) también quedan fuera de la obligación de emitir, según las preguntas frecuentes de la IHK y del BMF. Los casos límite son cosa de tu asesor.

Una organización sensata para freelance

• Un correo profesional que revises de verdad.
• Una carpeta o herramienta que guarde el archivo XML o ZUGFeRD original durante ocho años, no una impresión en PDF aplanada.
• Un visor o una importación contable, para que XRechnung no sea una caja negra cuando un proveedor te mande XML puro.
• Formato de salida por defecto: ZUGFeRD para la mayoría de clientes del sector privado; XRechnung cuando la exijan (sobre todo en el sector público, con Leitweg-ID).
• Una nota en tu correo de bienvenida a clientes que explique cómo envías y recibes.

No necesitas un programa corporativo de facturación electrónica. Necesitas una fiabilidad sin florituras. Las herramientas pensadas para facturar en solitario ayudan en el día a día con el ciclo de enviar, seguir y recordar, mientras añades el trabajo de formatos conforme se acerca tu fecha de 2027 o 2028.

Guía rápida de decisión

Qué decir a tus clientes

«Desde 2025 puedo recibir XRechnung y ZUGFeRD en [tu correo profesional]. Mi formato de envío es por ahora un PDF mientras se apliquen las normas transitorias. Emitiré facturas electrónicas estructuradas a partir de la fecha que corresponda a mi negocio. Si necesitas XRechnung para tu contabilidad de proveedores, dímelo antes de la primera factura.»

Si un cliente te envía XRechnung pura y no puedes leerla, dilo una vez, pide además un gemelo en ZUGFeRD o una copia visual, y archiva igualmente el original estructurado. Las instrucciones alemanas son explícitas: un PDF legible enviado «como cortesía» no sustituye la obligación de conservar la parte estructurada.

Si facturas a clientes públicos, pide desde el principio su Leitweg-ID y el perfil de XRechnung que prefieren. Adivinar hace perder días.

Tu próximo paso

Pon en marcha ahora un correo profesional que vigiles y un visor. Después pregunta a cada cliente recurrente si exige XRechnung o si acepta un perfil ZUGFeRD elegible. Esa respuesta, y no un debate general sobre formatos, debe decidir tu formato por defecto. Ocúpate de la recepción desde ya. Ocúpate de la emisión para 2027 o 2028, según la línea de los 800.000 € de facturación del año anterior que fija la Wachstumschancengesetz.