Cómo hacer una factura de autónomo: guía con ejemplo

Una factura no es un recordatorio cortés para que te paguen. Es un documento con valor fiscal: sirve para que tu cliente sepa qué debe y por qué, para que Hacienda pueda cuadrar el IVA de los dos y para que tú puedas reclamar si algo sale mal. En España, además, la forma de emitirla está regulada con bastante precisión. Esta guía explica qué datos son obligatorios, cómo numerarlas, cuándo aplicar IVA y retención de IRPF, cuándo vale una factura simplificada y qué errores obligan a rectificar. Al final hay un ejemplo con las cuentas hechas.

Qué dice la ley: el Reglamento de facturación

Los requisitos salen del Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012 y consultable en el BOE. Su artículo 2 obliga a empresarios y profesionales a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios de su actividad, incluidas las exentas de IVA, y también por los pagos que recibas antes de hacer el trabajo. Y fija que la factura es obligatoria en todo caso cuando el destinatario es otro empresario o profesional que actúa como tal, o cuando el cliente la exige para ejercer un derecho de naturaleza tributaria. Si trabajas para empresas, la pregunta de si hace falta factura tiene una respuesta corta: sí.

Dicho esto, este artículo es información general, no asesoramiento fiscal. Si tu caso tiene particularidades (IVA exento, Canarias, Ceuta y Melilla, recargo de equivalencia, clientes de fuera de España), confírmalo con tu gestor.

Qué datos debe llevar una factura

El artículo 6 del Reglamento enumera el contenido de una factura completa u ordinaria. Traducido a lo que de verdad tienes que rellenar:

• Número y, en su caso, serie. La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie.
• Fecha de expedición. Es la del día en que emites la factura, no la del día en que empezaste a trabajar.
• Nombre y apellidos o razón social completa de quien emite y de quien recibe.
• NIF de quien emite. El del cliente es obligatorio en varios supuestos, por ejemplo cuando él es quien debe ingresar el IVA (inversión del sujeto pasivo) y siempre que te lo pida para deducirse el gasto.
• Domicilio de ambos.
• Descripción de las operaciones, con los datos necesarios para determinar la base imponible: precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté ya incluido en él.
• Tipo o tipos de IVA aplicados y cuota repercutida, esta última escrita por separado.
• Fecha de la operación o del pago anticipado, siempre que sea distinta de la fecha de la factura.
• Si la operación está exenta de IVA, una referencia al precepto de la Ley del IVA o a la Directiva 2006/112/CE que lo permite, o al menos la indicación de que está exenta.
• Menciones especiales cuando toque, como «inversión del sujeto pasivo» o «régimen especial del criterio de caja».

Dos detalles prácticos del mismo Reglamento. Las facturas pueden expresarse en cualquier moneda, con la condición de que la cuota de IVA aparezca en euros (artículo 12). Y pueden redactarse en cualquier idioma, aunque Hacienda puede pedirte una traducción al castellano o a otra lengua oficial si lo necesita en una comprobación. En QuickBilling puedes emitir facturas en 41 monedas y la app y los documentos están disponibles en español, así que ese caso queda cubierto.

Numeración y series: la regla de los números correlativos

El Reglamento no impone un formato concreto, solo que la numeración sea correlativa dentro de cada serie. Lo habitual entre autónomos es el año más un contador: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Si algún día tienes que anular una, no reutilices su número: se corrige con una factura rectificativa, y las rectificativas deben ir en una serie propia, por ejemplo R-2026-001 (artículo 6.1.a). También puedes abrir series separadas cuando haya una razón que lo justifique, como tener varios establecimientos o realizar operaciones de distinta naturaleza.

Lo que no te conviene es dejar huecos que luego no sepas explicar. Si una inspección ve que falta la 2026-017, tienes que poder decir qué pasó con ella.

IVA: qué tipo poner

El tipo general del IVA es del 21 % (artículo 90 de la Ley 37/1992). Existen tipos reducidos del 10 % y del 4 % para operaciones concretas que enumeran los artículos 91 y siguientes, y algunas actividades están exentas (artículo 20, que recoge, por ejemplo, ciertos servicios de enseñanza o sanitarios). Muchos servicios de freelance (diseño, desarrollo, consultoría, redacción) tributan al tipo general. Si estás en Canarias, el impuesto equivalente es el IGIC, con sus propios tipos. Si tienes dudas sobre el tipo de tu actividad, la pregunta correcta para tu gestor es: «¿mi servicio está sujeto y no exento, y a qué tipo?».

Un caso que preocupa a muchos: facturar a un cliente de otro país. Si es quien debe ingresar el impuesto, la factura tiene que llevar la mención «inversión del sujeto pasivo» y el NIF del cliente (artículo 6 del Reglamento). Que lleve o no IVA español depende de las reglas de localización del servicio, que cambian según el tipo de servicio y el país, así que no lo des por hecho: consúltalo antes de la primera factura.

Retención de IRPF: cuándo aplicarla

Si tu actividad es profesional (diseño, consultoría, desarrollo, traducción) y facturas a otra empresa o a otro autónomo, tu factura normalmente lleva una retención de IRPF. El Reglamento del IRPF (artículo 95) fija el tipo en el 15 % sobre los ingresos íntegros. Los profesionales que inician la actividad aplican el 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no hubieran ejercido ninguna actividad profesional el año anterior. Para beneficiarte de ese 7 % debes comunicárselo por escrito al pagador, que tiene que conservar esa comunicación firmada.

La retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el IVA, y la practica quien te paga: te ingresa el total de la factura menos la retención y la ingresa él en Hacienda. A ti te la descuentas luego en la declaración de la renta. Quienes están obligados a retener son las sociedades y demás entidades, y los contribuyentes que ejercen actividades económicas cuando pagan rentas en el ejercicio de su actividad (artículo 76). Dicho de otra forma: si facturas a un particular que no actúa como empresario, no hay retención.

Ejemplo de factura con las cuentas hechas

Una diseñadora web autónoma, Lucía Navarro, factura a una sociedad, Estudio Norte, S. L. Trabaja por su cuenta desde hace más de tres años, así que aplica el 15 % de retención. Las cifras son ilustrativas.

Comprueba el cálculo: 870,00 + 182,70 - 130,50 = 922,20. El cliente paga 922,20 €, ingresa los 130,50 € de la retención en Hacienda a tu nombre y tú ingresas los 182,70 € de IVA en tu declaración trimestral, descontando el IVA soportado de tus gastos.

Factura simplificada: cuándo basta con menos datos

Existe una versión reducida de la factura, la factura simplificada, que el preámbulo del Reglamento presenta como sustituta de los antiguos tiques. Según el artículo 4, puedes expedirla cuando el importe no pase de 400 euros con IVA incluido, cuando tengas que emitir una rectificativa, y hasta 3.000 euros con IVA incluido en ciertas actividades que enumera la norma, como el comercio al por menor, la hostelería o las peluquerías. Su contenido (artículo 7) se limita a número y serie, fecha, tu NIF y nombre, el tipo de bienes o servicios, el tipo de IVA y el importe total. Si el cliente es un empresario y necesita deducirse el IVA, tendrás que añadir su NIF y domicilio y desglosar la cuota.

Para un freelance que factura a empresas lo normal es la factura completa. La simplificada se ve más en el comercio y la hostelería.

Plazo para emitir la factura

Según el artículo 11 del Reglamento, la factura se expide en el momento de realizarse la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional, el límite es el día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Por tanto, trabajo terminado en octubre, factura emitida como tarde el 15 de noviembre. Sin embargo, tu cobro depende de otro reloj, el del plazo de pago, que normalmente empieza a correr con la factura. Cuanto antes la emitas, antes puedes cobrar. El detalle de esos plazos está en la guía sobre plazos de pago de facturas.

Errores frecuentes que te obligan a rectificar

• Datos del cliente incompletos o con la razón social equivocada. El artículo 15 obliga a rectificar si la factura no cumple alguno de los requisitos de los artículos 6 o 7.
• Aplicar un IVA incorrecto. También obliga a rectificar si las cuotas repercutidas se determinaron mal.
• Olvidar la retención de IRPF cuando correspondía. Se arregla con una rectificativa, y mientras tanto el cliente paga de más.
• Conceptos vagos como «servicios profesionales». Describe qué entregas y de qué fechas.
• Saltos o repeticiones en la numeración.
• Sin fecha de vencimiento ni forma de pago. El cliente aplicará su propio calendario, que puede ser de 60 días.
• Enviarla tarde, cuando el cliente ya ha cerrado el mes.

Factura electrónica y Verifactu: lo que viene

Dos novedades afectarán a cómo emites las facturas aunque los datos obligatorios sean los mismos. La primera es la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, regulada por el Real Decreto 238/2026: su aplicación depende de una orden ministerial y llegará doce meses después de esa orden para quienes facturaron más de 8 millones de euros y veinticuatro meses después para el resto, autónomos incluidos. La segunda es Verifactu, que exige a los programas de facturación garantizar la integridad de las facturas; tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025, las fechas son el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Lo explicamos con más calma en la guía para enviar una factura por email. Mientras tanto, una factura emitida correctamente hoy sigue siendo la base de todo lo demás.

Cómo agilizar el proceso

Si emites facturas a mano en una hoja de cálculo, tarde o temprano se te descuadrará una numeración. Un programa te la lleva solo. En QuickBilling creas facturas y presupuestos, los envías por email o con un enlace, y puedes poner el IBAN o un enlace de pago en el PDF y en la página compartida. No procesa pagos con tarjeta, así que el cobro sigue siendo por transferencia o por el enlace que tú añadas. Puedes ver los detalles en la página de facturación y en la de plantillas. Aun así, quien responde de que los datos sean correctos eres tú, así que repasa la lista de arriba la primera vez.