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XRechnung oder ZUGFeRD? E-Rechnung Pflicht für Freelancer und Selbstständige
XRechnung oder ZUGFeRD? Was Freelancer und Selbstständige zur E-Rechnung Pflicht wissen müssen: Unterschiede, Fristen 2027 und 2028 und Ausnahmen.
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Eine Sache vorweg, weil sie am häufigsten übersehen wird: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Das gilt für jeden inländischen Unternehmer, also auch für Freiberufler, Einzelunternehmer und Kleinunternehmer, und es gibt dafür keine Umsatzgrenze. Beim Ausstellen läuft dagegen noch eine Übergangsfrist, die für die meisten Soloselbstständigen bis Ende 2027 reicht. Danach ist eine einfache PDF-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer keine ordnungsgemäße Rechnung mehr.
Was als E-Rechnung gilt (und was nicht)
Seit 2025 definiert das Gesetz die E-Rechnung enger als früher. Nach § 14 Abs. 1 UStG und Abschnitt 14.1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses liegt eine E-Rechnung nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, etwa bei EDI-Verfahren).
Ein PDF, das Sie als E-Mail-Anhang verschicken, erfüllt das nicht. Das Bundesfinanzministerium sagt es in seinen FAQ ausdrücklich: Ein einfaches PDF-Dokument fällt nicht mehr unter die Definition, weil es kein strukturiertes Format hat. Solche Rechnungen heißen jetzt "sonstige Rechnung", genau wie Papierrechnungen, Bilddateien und Rechnungen im E-Mail-Text.
E-Rechnung Pflicht 2027 und 2028: der Zeitplan nach § 27 Abs. 38 UStG
Die Übergangsregel steht in § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend ist jeweils der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Für die Ausstellung gilt:
Seit 1.1.2025
Empfangen für alle Pflicht
Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können. Ein normales E-Mail-Postfach genügt. Ausstellen dürfen Sie bis Ende 2026 weiterhin Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF.
Ab 1.1.2027
Ausstellen ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Für Leistungen nach dem 31.12.2026 müssen Unternehmer E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Wer darunter bleibt, darf bis Ende 2027 bei Papier oder PDF bleiben.
Ab 1.1.2028
Ausstellen für alle
Für Leistungen nach dem 31.12.2027 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmer, unabhängig vom Umsatz, soweit keine Ausnahme greift.
Für die meisten Freiberufler heißt das: Maßgeblich ist Ihr Umsatz aus 2026, wenn es um 2027 geht. Liegt er unter 800.000 Euro (bei Soloselbstständigen die Regel), haben Sie bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Eine PDF-Rechnung per E-Mail bleibt in dieser Zeit erlaubt, braucht aber die Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung muss laut BMF keine besondere Form haben und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem Ihr Kunde die PDF-Rechnung widerspruchslos annimmt und bezahlt.
XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied in der Praxis
Beide Formate sind zulässig. Das BMF nennt in seinen FAQ ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Dahinter steckt dieselbe Norm, aber eine andere Verpackung.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei, ohne Bildteil | PDF mit eingebetteter XML-Datei (Hybridformat) |
| Lesbar ohne Software | Nein, man braucht einen Viewer | Ja, das PDF öffnet sich wie jede Rechnung |
| Maßgeblich bei Abweichung | Die XML-Daten | Der XML-Teil, nicht der Bildteil (BMF-FAQ 12a) |
| Entwickelt von | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden, Konzerne mit automatisierter Verarbeitung | Rechnungen an Mittelstand und Selbstständige |
| Zulässige Profile laut BMF | Kern-Datenmodell (konform zur EN 16931) | Ab Version 2.0.1, ohne MINIMUM und BASIC-WL |
Ein Detail, das viele überrascht: Bei einem ZUGFeRD-Dokument zählt nicht das, was Sie im PDF sehen, sondern die eingebetteten Daten. Früher ging bei Abweichungen der Bildteil vor, seit der Einführung der Pflicht ist es umgekehrt. Wenn Ihre Software also im PDF 19 Prozent anzeigt und im XML 7 Prozent steht, gilt das XML.
Beide Formate beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält und wie diese Felder heißen. XRechnung gibt es in den zwei Syntaxen UBL und CII, ZUGFeRD verwendet die Syntax CII. Beim ZUGFeRD-Format unterscheidet man mehrere Profile mit unterschiedlich vielen Datenfeldern, darunter MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Für die E-Rechnungspflicht sind laut BMF alle ab Version 2.0.1 geeignet, nur die beiden kleinsten Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht. Im Zweifel wählen Sie das Profil EN 16931.
Welches Format sollten Sie als Freiberufler wählen?
Meine Faustregel: Fragen Sie Ihre Kunden, nicht den Zufall. Verlangt eine Behörde oder ein Konzern ausdrücklich XRechnung, liefern Sie XRechnung. Bei Behörden kommt in der Regel noch eine Leitweg-ID dazu, die Sie auf der Rechnung angeben müssen. Im Geschäft mit privatwirtschaftlichen Kunden ist ZUGFeRD meist die angenehmere Wahl, weil Ihr Gegenüber die Rechnung trotzdem wie ein normales PDF öffnen kann und die Buchhaltung trotzdem die Daten bekommt. Im B2B-Verkehr zwischen Unternehmen braucht man dagegen keine Leitweg-ID. Das BMF sagt dazu, dass in Pflichtfeldern wie BT-10 notfalls ein Platzhalter wie "-" genügt.
Wichtiger als die Formatfrage ist das Werkzeug. Prüfen Sie bei Ihrer Rechnungssoftware, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD wirklich erzeugt, und nicht nur ein PDF mit dem Wort "E-Rechnung" im Dateinamen. Ob ein Dokument den Anforderungen genügt, lässt sich mit einem Validator prüfen. Das BMF empfiehlt eine solche Validierung beim Erstellen und Versenden, schreibt sie aber nicht vor.
Wann Sie keine E-Rechnung ausstellen müssen
Die Pflicht gilt nur, wenn Sie überhaupt eine Rechnung an einen inländischen Unternehmer schreiben müssen. Keine E-Rechnung brauchen Sie nach den BMF-FAQ (Frage 4) in diesen Fällen:
- Kleinunternehmer: Wer unter § 19 UStG fällt (seit 2025: Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro und laufendes Jahr bis 100.000 Euro), muss keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen auch Kleinunternehmer trotzdem. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gilt die Ausstellungspflicht ab diesem Zeitpunkt.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag (§ 33 UStDV) dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Hier greift die E-Rechnungspflicht nicht. Auch für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG ist die Rechnung freiwillig.
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine oder staatliche Einrichtungen.
- Kunden im Ausland: Sitzt einer der Beteiligten nicht im Inland, besteht nach dem BMF-Schreiben keine Pflicht zur E-Rechnung.
Freiwillig dürfen Sie in allen Fällen eine E-Rechnung schicken. Unter inländischen Unternehmern braucht es dafür nicht einmal eine Zustimmung des Empfängers. Wer also früh umstellen will, kann das tun, ohne vorher zu fragen.
Empfangen und aufbewahren: was schon jetzt gilt
Für den Empfang genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Sie brauchen kein separates Postfach nur für E-Rechnungen und keine teure Software. Ein XRechnung-Dokument ist allerdings ohne Hilfsmittel nicht lesbar. Dafür bietet die Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de einen eigenen Viewer an, der XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien lesbar darstellt. Es gibt außerdem eine Reihe kostenloser Viewer privater Anbieter.
Aufbewahren müssen Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen nach § 14b UStG acht Jahre lang. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert im Originalformat vorliegen. Nur das PDF-Abbild eines ZUGFeRD-Dokuments abzulegen oder die XRechnung auszudrucken, genügt deshalb nicht. Speichern Sie die XML-Datei mit.
Fehler in der E-Rechnung: drei Fehlerklassen
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Arten von Fehlern. Formatfehler liegen vor, wenn die Datei der Syntax der Norm nicht entspricht. Dann gilt sie nur als sonstige Rechnung. Geschäftsregelfehler entstehen, wenn Angaben fehlen oder sich widersprechen (zum Beispiel ein Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt). Inhaltsfehler betreffen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben selbst, etwa einen falschen Steuersatz, und können den Vorsteuerabzug Ihres Kunden berühren. Eine Validierung findet die ersten beiden Arten, die dritte nicht. Wie Sie prüfen, ob ein PDF überhaupt eine E-Rechnung ist, erklärt ein eigener Artikel.
Ihre Checkliste bis Ende 2027
- Klären Sie, ob Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Wenn ja, müssen Sie nur empfangen können.
- Richten Sie den Empfang ein: Postfach prüfen, XML-Dateien mit speichern, Viewer ausprobieren.
- Notieren Sie Ihren Gesamtumsatz 2026. Er entscheidet, ob für Sie 2027 schon Pflicht ist.
- Fragen Sie Ihre fünf größten Kunden, welches Format sie bevorzugen.
- Wählen Sie ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD wirklich erzeugt, und testen Sie es mit einer Probe-Rechnung samt Validierung.
- Archivieren Sie ab sofort die XML-Dateien eingegangener E-Rechnungen, nicht nur die PDF-Abbilder.
Zur Einordnung unseres eigenen Produkts: QuickBilling erstellt Rechnungen und Angebote als PDF und verschickt sie per E-Mail oder Freigabelink. Eine Ausgabe als XRechnung oder ZUGFeRD gibt es derzeit nicht. Für die Übergangszeit mit Zustimmung Ihrer Kunden reicht das, für die Zeit danach brauchen Sie ein Werkzeug mit E-Rechnungs-Export, und das sollten Sie jetzt einplanen und nicht erst im Dezember 2027.