Cómo pedir documentos a un cliente: 3 emails para copiar y pegar

Copia uno de los tres emails de abajo, cambia lo que va entre corchetes y envíalo. El primero pide los documentos por primera vez, el segundo añade un motivo y una fecha firme, y el tercero es un recordatorio amable. Debajo tienes la lista de qué pedir y cómo redactar la petición para que te contesten.

Tres emails para pedir documentos a un cliente

Cada email nombra los archivos exactos, explica para qué los necesitas y pone una fecha. Una petición vaga, como «mándame la documentación», recibe una respuesta vaga o ninguna. Los emails van de tú; si con ese cliente tratas de usted, cambia los verbos y el resto te sirve igual.

Asunto: [Nombre del proyecto]: 3 archivos que necesito antes del [viernes 23 de octubre]

Hola [nombre]:

Para cerrar [la entrega del proyecto] necesito que me envíes lo siguiente:

- [Las facturas de los gastos de viaje de marzo a junio, en PDF o en foto]
- [El contrato firmado, en PDF]
- [Dos fotos del trabajo terminado]

¿Puedes mandármelo todo antes del [viernes 23 de octubre]? Vale una foto hecha con el móvil, siempre que el texto se lea bien.

Un saludo,
[Tu nombre]

Asunto: Para empezar [la fase 2] necesito 3 archivos antes del [fecha]

Hola [nombre]:

Puedo empezar [la fase 2] en cuanto tenga esto:

- [Las pautas de la marca, en PDF]
- [El presupuesto firmado]
- [Fotos de la web actual]

Si me llega antes del [fecha], mantengo el inicio previsto para el [fecha]. Si hay algo que lo complica, dime qué es y buscamos otra fecha.

Gracias de antemano,
[Tu nombre]

Asunto: Re: Para empezar [la fase 2] necesito 3 archivos antes del [fecha]

Hola [nombre]:

Un recordatorio rápido: todavía me faltan [el presupuesto firmado y las fotos]. Gracias por [las pautas de la marca], ya las tengo.

¿Puedes enviarme el resto antes del [fecha]? Si algún archivo es difícil de encontrar o pesa demasiado para el correo, dímelo y te lo pongo más fácil.

Un saludo,
[Tu nombre]

Qué pedir: lista de comprobación

Pide lo mínimo para dar el siguiente paso. Esto es lo que más suelen esperar los autónomos:

• Facturas de gastos y justificantes de lo que vas a refacturar o registrar.
• El presupuesto, el contrato o el pedido firmado.
• Los modelos fiscales que necesitas tener archivados de ese cliente.
• Fotos del trabajo, de la obra o de lo que tienes que presupuestar.
• Los archivos de los que depende el encargo: un logotipo, un briefing, un borrador.
• El número de pedido o la referencia que el departamento de administración del cliente quiere ver en la factura.

Di el tipo de archivo cuando puedas. «Un PDF del contrato firmado» se contesta antes que «el contrato».

Cómo redactar la petición

• Una petición por correo. Pon todos los archivos que necesitas en una sola lista.
• Di para qué lo necesitas. «Para emitir la factura final» recibe respuesta antes que «para tenerlo archivado».
• Pon una fecha, no un «cuando puedas». Elige una que sepas explicar.
• Di cómo enviarlo: un enlace, una respuesta con adjuntos o una foto hecha con el móvil.
• Que el asunto lleve la petición: el proyecto, cuántos archivos y la fecha.
• Da las gracias una vez, al final. Ahórrate el «perdona la molestia».

Cómo poner una fecha límite

Dale una semana laborable de margen. De cinco a siete días es razonable para archivos corrientes, como facturas de gastos y fotos. Si hace falta la firma de otra persona, dale más margen. Ata la fecha a algo real, como el día en que empiezas o el día en que emites la factura, y la fecha se explica sola.

¿Y si el cliente se retrasa?

Insiste poco a poco y mantén todos los mensajes en el mismo hilo, para que el historial entero esté en un solo sitio.

• Dos o tres días después de la fecha: envía el email 3. Corto y amable.
• Una semana después: pregunta qué lo está frenando y ofrece la vía más fácil, como una foto hecha con el móvil o una llamada rápida.
• Si sigue sin llegar: di qué queda parado y propón una fecha nueva. «No puedo emitir la factura final hasta tener el contrato» es un hecho, no una amenaza.