Facturation
Demander des documents à un client : modèles de mail
Trois modèles de mail pour demander des documents à un client, la liste de ce qu’il faut réclamer, comment fixer un délai et relancer sans froisser.
Par Saif QureshiPublié 6 min de lecture
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Copiez l’un des trois mails ci-dessous, remplacez les [crochets] et envoyez-le. Le premier demande des documents pour la première fois, le deuxième ajoute une raison et une date, et le troisième est une relance courtoise. En dessous, vous trouverez la liste de ce qu’il faut demander et la façon de formuler la demande pour qu’on vous réponde vraiment.
Trois mails pour demander des documents
Chaque mail nomme les fichiers précis, dit pourquoi vous en avez besoin et donne une date. Une demande vague comme « envoyez-moi vos documents » reçoit une réponse vague, ou aucune.
Objet : [Nom du projet] : 3 fichiers à recevoir avant le [vendredi 23 octobre]
Bonjour [prénom],
Pour finaliser [la livraison du projet], j’ai besoin de votre part :
- [Les justificatifs des frais de déplacement de mars à juin, en PDF ou en photo]
- [Le contrat signé, en PDF]
- [Deux photos du travail terminé]
Pourriez-vous me les envoyer avant le [vendredi 23 octobre] ? Une photo prise avec le téléphone convient, tant que le texte reste lisible.
Merci d’avance,
[Prénom Nom]Objet : Pour démarrer [la phase 2] : 3 fichiers avant le [date]
Bonjour [prénom],
Je peux démarrer [la phase 2] dès que j’ai reçu ces éléments de votre part :
- [La charte graphique, en PDF]
- [Le devis signé]
- [Des photos du site actuel]
Si je les reçois avant le [date], je peux garder la date de démarrage du [date]. Si c’est compliqué, dites-moi ce qui bloque et nous trouverons une autre date.
Merci d’avance,
[Prénom Nom]Objet : Re : Pour démarrer [la phase 2] : 3 fichiers avant le [date]
Bonjour [prénom],
Un petit rappel : il me manque encore [le devis signé et les photos]. Merci pour [la charte graphique], bien reçue.
Pourriez-vous m’envoyer le reste avant le [date] ? Si un fichier est difficile à retrouver ou trop lourd pour un mail, dites-le-moi et je vous simplifie la tâche.
Merci d’avance,
[Prénom Nom]Que demander : la liste
Demandez le minimum nécessaire pour passer à l’étape suivante. Voici les fichiers qu’on attend le plus souvent d’un client :
- Les justificatifs et les factures de fournisseurs pour les frais que vous allez refacturer ou enregistrer.
- Le devis, le contrat ou le bon de commande signé.
- Les formulaires fiscaux dont vous avez besoin pour ce client.
- Des photos du travail, du chantier ou de ce que vous devez chiffrer.
- Les fichiers dont dépend la mission, comme un logo, un brief ou une première version.
- Une référence que le service comptable du client veut voir sur la facture, comme un numéro de bon de commande.
Précisez le type de fichier quand vous le pouvez. « Un PDF du contrat signé » est plus facile à envoyer que « le contrat ».
Comment formuler la demande
- Une demande par mail. Mettez tous les fichiers dont vous avez besoin dans une seule liste.
- Dites pourquoi vous en avez besoin. « Pour émettre la facture finale » obtient une réponse plus rapide que « pour nos dossiers ».
- Donnez une date, pas « bientôt ». Choisissez une date que vous pouvez justifier.
- Dites comment envoyer : un lien, une réponse avec pièces jointes ou une photo prise avec le téléphone.
- Résumez la demande dans l’objet du mail : le projet, le nombre de fichiers et la date.
- Remerciez une seule fois, à la fin. Évitez « désolé de vous déranger ».
Comment fixer un délai
Laissez une semaine de travail. Cinq à sept jours, c’est raisonnable pour des fichiers ordinaires comme des justificatifs ou des photos. Prévoyez plus pour tout ce qui demande la signature d’une autre personne. Reliez la date à quelque chose de réel, comme votre date de démarrage ou le jour où vous émettez la facture : la date s’explique alors d’elle-même.
Et si le client tarde ?
Relancez par petites étapes, et gardez tous les messages dans le même fil pour que l’historique reste au même endroit.
- Deux ou trois jours après la date : envoyez le mail 3. Court et aimable.
- Une semaine après la date : demandez ce qui bloque et proposez le chemin le plus simple, comme une photo prise avec le téléphone ou un court appel.
- Toujours rien : dites ce que le retard bloque et donnez une nouvelle date. « Je ne peux pas émettre la facture finale sans le contrat » est un fait, pas une menace.