Cobros
Cómo pedir el pago de una factura: calendario y modelos de email
Modelos de email de recordatorio de pago de una factura sin quedar mal: calendario de avisos, tono en cada paso y cinco textos para copiar y adaptar.
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Pedir que te paguen es parte del trabajo, no una descortesía. La mayoría de facturas que se retrasan no esconden mala fe: se quedaron en una bandeja de entrada, esperan una firma o les falta un número de pedido. Un calendario de recordatorios con un tono que sube poco a poco te cobra antes que un único correo pasivo-agresivo el día 40. Aquí tienes cuándo escribir, qué decir en cada paso y cinco plantillas.
Antes de reclamar: comprueba que el retraso es real
- Comprueba la fecha de vencimiento y el plazo acordado. Si habéis pactado 60 días, no hay mora el día 31.
- Confirma que la factura llegó a quien paga. Muchas facturas «impagadas» nunca salieron de la bandeja de un contacto de proyecto.
- Revisa que no falte nada: número de pedido, un dato fiscal, el IBAN correcto.
- Mira si el cliente te ha escrito algo sobre el trabajo. Una queja sin contestar es la razón más frecuente por la que alguien retiene un pago.
Calendario de recordatorios para una factura a 30 días
Sirve como guía y se adapta: con facturas a 15 días, adelanta todo medio mes; con pago a la vista, empieza el tercer día. Lo importante es que el calendario ya esté decidido antes de enviar la factura, porque decidirlo cuando te sientes incómodo es lo que hace que lo retrases.
3 días antes
Aviso de vencimiento
Un correo amable con número de factura, importe, fecha y forma de pago. Parte de la buena fe.
Día 1
Primer recordatorio
Cortés y directo: la factura venció ayer. Pregunta si hay algo que bloquee el pago en administración.
Día 7
Segundo aviso
Tono más firme. Si lo has pactado, menciona los intereses. Pon en copia a administración si tienes un contacto.
Día 14
Último aviso amistoso
Explica los pasos siguientes y fija una fecha límite de respuesta. Llama por teléfono si no lo has hecho.
Día 30
Llamada y plan, o escalar
Habla con quien decide y resume por escrito. Ofrece un pago fraccionado o pasa a la vía formal.
Las reglas del tono que funcionan
- Habla de la factura, no de la persona. «La factura 2026-018 sigue pendiente» es mejor que «llevas semanas sin pagarme».
- Una petición por correo. Qué quieres, para cuándo y cómo se paga. Si pides tres cosas, no consigues ninguna.
- Facilita el pago. Vuelve a adjuntar la factura y repite el IBAN o el enlace en cada mensaje.
- Sube la firmeza por escalones, no de golpe. Del «¿se te ha pasado?» al «necesito tu respuesta antes del viernes».
- Guarda todo por escrito. Si hablas por teléfono, manda después un correo que lo resuma. Más adelante lo agradecerás.
- No amenaces con lo que no vas a hacer. Un burofax que nunca llega destruye tu credibilidad para el siguiente aviso.
Cinco plantillas de recordatorio de pago
Cambia lo que va entre corchetes. Los importes y fechas del ejemplo son ilustrativos. Usa siempre el correo en el que enviaste la factura, para que el historial quede en el mismo hilo.
Asunto: Recordatorio: factura 2026-018 vence el 30/11/2026
Hola [nombre]:
Solo un aviso rápido: la factura 2026-018, por importe de 2.400,00 €, vence el 30/11/2026 (30 días desde la fecha de factura).
Los datos para pagar están en la factura: IBAN [IBAN] o este enlace de pago: [enlace].
Si necesitas algún dato adicional para tramitarla, dímelo y te lo preparo hoy.
Un saludo,
[Tu nombre]Asunto: Factura 2026-018 vencida (2.400,00 €)
Hola [nombre]:
La factura 2026-018, por 2.400,00 €, venció ayer, 30/11/2026, y todavía no consta el pago.
¿Puedes confirmarme si está en vuestra próxima tanda de pagos o si hay algo que lo esté retrasando? Si hace falta, te vuelvo a enviar el PDF o añado cualquier dato que necesite administración.
Gracias de antemano,
[Tu nombre]Asunto: Segundo aviso: factura 2026-018, 7 días de retraso
Hola [nombre]:
Te escribo de nuevo por la factura 2026-018 (2.400,00 €), que lleva siete días vencida desde el 30/11/2026. Te la adjunto otra vez.
Prefiero resolverlo sin más trámites. Si no recibo el pago o una fecha cierta de pago antes del [fecha, a 5 días], tendré que aplicar los intereses de demora previstos en la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad.
[Si procede: pongo en copia a [persona de administración] por si facilita la gestión.]
Quedo pendiente de tu respuesta,
[Tu nombre]Asunto: Último aviso antes de otras vías: factura 2026-018
Hola [nombre]:
Han pasado catorce días desde el vencimiento de la factura 2026-018, por 2.400,00 €, y no he recibido respuesta a mis correos del [fecha] y del [fecha].
Necesito que me confirmes el pago, o que acordemos una fecha concreta, antes del [fecha, a 5 días]. Si no es posible pagar la factura completa, puedo plantear un pago fraccionado.
De no tener noticias tuyas en ese plazo, tendré que reclamar la deuda por la vía que corresponda, incluidos los intereses y los costes de cobro que prevé la ley. Prefiero con diferencia no llegar a eso.
Un saludo,
[Tu nombre]
[Tu teléfono]Asunto: Resumen de nuestra llamada de hoy: factura 2026-018
Hola [nombre]:
Gracias por atenderme hoy. Dejo por escrito lo que hemos hablado, para que los dos tengamos lo mismo:
- Factura 2026-018, 2.400,00 €, vencida desde el 30/11/2026.
- Acordamos que se abonará [el importe completo / 1.200,00 € el [fecha] y 1.200,00 € el [fecha]] por transferencia al IBAN de la factura.
Si algo de lo anterior no es lo que entendiste, dímelo hoy y lo ajustamos.
Un saludo,
[Tu nombre]¿Y si hablo de intereses? Qué dice la ley
Mencionarlos puede ayudar a que alguien mueva el expediente, y es legítimo, siempre que hables de lo que realmente te corresponde. Según el artículo 5 de la Ley 3/2004, entre empresas el deudor incurre en mora automáticamente cuando no paga en plazo, sin que haga falta aviso previo. El artículo 7 fija el interés de demora legal, y el 8 una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, que se suma a la deuda. En el segundo semestre de 2026 el tipo es del 10,40 % anual, según la resolución del BOE de 1 de julio de 2026. Detallamos cálculos y condiciones en la guía sobre intereses de demora y costes de cobro. Esto es información general, no asesoramiento jurídico.
Recuerda que la ley solo se aplica a operaciones entre empresas y profesionales. Si el cliente es un particular, no es tu marco.
Por qué dejarlo todo por escrito te ayuda después
Si el cobro acaba en un juzgado, tus correos son tu prueba de que lo intentaste de buena fe. La Ley Orgánica 1/2025 de eficiencia del Servicio Público de Justicia exige, con carácter general, que antes de presentar una demanda civil se intente un medio adecuado de solución de controversias, y su artículo 5 considera cumplido ese requisito cuando la negociación se desarrolla directamente entre las partes. Así que un historial claro de reclamaciones amistosas no solo es cortesía: puede serte útil. Si llegas a ese punto, pregunta a un abogado cómo se aplica a tu caso. Las siguientes opciones están en qué hacer cuando un cliente no paga una factura.
Cómo ayuda QuickBilling en el seguimiento
Si envías las facturas desde QuickBilling, puedes activar recordatorios opcionales para el cliente en cada factura enviada con el email de QuickBilling, y el enlace compartido registra cuándo se ha abierto (en los planes de pago, con IP y ubicación). Quien paga también puede marcar la factura como pagada desde ese enlace. El plan gratuito incluye cinco enlaces al mes. Más detalles en la página de facturación y en la de pagos. Si envías por otra vía, el calendario de arriba funciona igual con una alarma en el móvil.