Unterlagen vom Kunden anfordern: Mustermails und Tipps

Kopieren Sie eine der drei Mails unten, ersetzen Sie die [Klammern] und schicken Sie sie ab. Die erste bittet zum ersten Mal um Unterlagen, die zweite nennt einen Grund und einen festen Termin, die dritte erinnert freundlich. Danach folgen eine Checkliste, was Sie anfordern können, und Hinweise, wie Sie die Bitte so formulieren, dass Kunden wirklich antworten.

Drei Mustermails, um Unterlagen anzufordern

Jede Mail nennt die genauen Dateien, sagt, wozu Sie sie brauchen, und setzt einen Termin. Wer nur „Schicken Sie mir bitte Ihre Unterlagen“ schreibt, bekommt eine vage Antwort. Oder gar keine.

Betreff: [Projektname]: 3 Unterlagen bis [Freitag, 23. Oktober]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

für den Abschluss von [Projektname] fehlen mir noch drei Dinge von Ihnen:

- [die Belege zu den Fahrtkosten von März bis Juni, als PDF oder Foto]
- [der unterschriebene Vertrag als PDF]
- [zwei Fotos der fertigen Arbeit]

Bitte schicken Sie mir die Unterlagen bis [Freitag, 23. Oktober]. Ein Handyfoto genügt, solange der Text gut lesbar ist.

Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]

Betreff: Für den Start von [Phase 2]: 3 Unterlagen bis [Datum]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

ich kann mit [Phase 2] beginnen, sobald mir diese Unterlagen vorliegen:

- [die Gestaltungsrichtlinien als PDF]
- [das unterschriebene Angebot]
- [Fotos der bisherigen Website]

Liegen sie mir bis [Datum] vor, bleibt es beim Starttermin [Datum]. Falls das nicht klappt, sagen Sie mir bitte, woran es hängt. Dann finden wir einen neuen Termin.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Betreff: AW: Für den Start von [Phase 2]: 3 Unterlagen bis [Datum]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

kurze Erinnerung: Mir fehlen noch [das unterschriebene Angebot und die Fotos]. Die [Gestaltungsrichtlinien] sind angekommen, vielen Dank dafür.

Schaffen Sie den Rest bis [Datum]? Falls sich eine Datei schlecht finden lässt oder für eine E-Mail zu groß ist, sagen Sie mir Bescheid. Dann machen wir es Ihnen einfacher.

Viele Grüße
[Ihr Name]

Was Sie anfordern können: die Checkliste

Bitten Sie nur um das, was Sie für den nächsten Schritt brauchen. Auf diese Unterlagen warten Freelancer und kleine Betriebe am häufigsten:

• Belege und Lieferantenrechnungen zu Kosten, die Sie weiterberechnen oder verbuchen.
• Das unterschriebene Angebot, den Vertrag oder die Auftragsbestätigung.
• Steuerformulare, die Sie für diesen Kunden zu den Unterlagen nehmen müssen.
• Fotos der Arbeit, der Baustelle oder des Teils, für das Sie ein Angebot machen sollen.
• Dateien, von denen der Auftrag abhängt, etwa Logo, Briefing oder ein Entwurf.
• Eine Angabe, die die Buchhaltung Ihres Kunden auf der Rechnung sehen will, zum Beispiel eine Bestellnummer.

Nennen Sie den Dateityp, wenn Sie können. „Der unterschriebene Vertrag als PDF“ lässt sich leichter beantworten als „der Vertrag“.

So formulieren Sie die Bitte

• Eine Bitte pro Mail. Setzen Sie alles, was Sie brauchen, in eine einzige Liste.
• Sagen Sie, wozu Sie die Unterlagen brauchen. „Für die Schlussrechnung“ bringt schneller eine Antwort als „für unsere Akten“.
• Nennen Sie ein Datum statt „zeitnah“. Wählen Sie eines, das Sie begründen können.
• Sagen Sie, wie die Datei zu Ihnen kommt: über einen Link, als Antwort mit Anhang oder als Handyfoto.
• Lassen Sie die Betreffzeile die Bitte tragen: Projekt, Zahl der Unterlagen und Datum.
• Bedanken Sie sich einmal, am Ende. „Entschuldigen Sie die Störung“ können Sie sich sparen.

Welche Frist ist angemessen?

Geben Sie Ihrem Kunden eine Arbeitswoche. Fünf bis sieben Tage sind für gewöhnliche Dateien wie Belege und Fotos fair. Für alles, was noch jemand anderes unterschreiben muss, planen Sie mehr ein. Binden Sie den Termin an etwas Echtes, etwa Ihren Starttermin oder den Tag, an dem Sie die Rechnung stellen, dann erklärt er sich von selbst.

Und wenn der Kunde sich Zeit lässt?

Haken Sie in kleinen Schritten nach und bleiben Sie im selben E-Mail-Verlauf, damit alles an einer Stelle steht.

• Zwei bis drei Tage nach dem Termin: Mustermail 3. Kurz und freundlich.
• Eine Woche nach dem Termin: Fragen Sie, woran es hängt, und bieten Sie den einfachsten Weg an, etwa ein Handyfoto oder ein kurzes Telefonat.
• Immer noch nichts: Sagen Sie, was sich dadurch verzögert, und nennen Sie einen neuen Termin. „Ohne den Vertrag kann ich die Schlussrechnung nicht stellen“ ist eine Tatsache, keine Drohung.