Jak napisać e-mail z prośbą o dokumenty od klienta

Skopiuj jeden z trzech poniższych e-maili, zamień [nawiasy] i wyślij. Pierwszy prosi o dokumenty po raz pierwszy, drugi dodaje powód i datę, a trzeci to uprzejme przypomnienie. Pod nimi znajdziesz listę tego, o co prosić, i wskazówki, jak sformułować prośbę, żeby ludzie faktycznie odpowiedzieli.

Trzy e-maile z prośbą o dokumenty

Każdy e-mail wymienia dokładne pliki, mówi, po co są potrzebne, i podaje datę. Niejasna prośba w stylu „proszę o przesłanie dokumentów” dostaje niejasną odpowiedź albo żadną.

Temat: [Nazwa projektu]: potrzebne 3 pliki do [piątku, 23 października]

Dzień dobry [imię],

żeby zakończyć [przekazanie projektu], potrzebuję od ciebie:

- [Paragony za koszty podróży od marca do czerwca, jako PDF albo zdjęcie]
- [Podpisaną kopię umowy, jako PDF]
- [Dwa zdjęcia gotowej pracy]

Prześlij je proszę do [piątku, 23 października]. Zdjęcie z telefonu wystarczy, o ile tekst jest czytelny.

Dzięki,
[Twoje imię]

Temat: Potrzebne, żeby zacząć [etap 2]: 3 pliki do [data]

Dzień dobry [imię],

mogę zacząć [etap 2], jak tylko dostanę od ciebie:

- [Wytyczne marki, jako PDF]
- [Podpisaną ofertę]
- [Zdjęcia obecnej strony]

Jeśli otrzymam je do [data], mogę dotrzymać daty startu: [data]. Jeśli to problem, napisz, co stoi na przeszkodzie, a znajdziemy inny termin.

Dzięki,
[Twoje imię]

Temat: Re: Potrzebne, żeby zacząć [etap 2]: 3 pliki do [data]

Dzień dobry [imię],

przypominam uprzejmie, że nadal brakuje [podpisanej oferty i zdjęć]. Dziękuję za [wytyczne marki], już dotarły.

Czy możesz przesłać resztę do [data]? Jeśli plik trudno znaleźć albo jest za duży, żeby wysłać go mailem, napisz, a ułatwię to.

Dzięki,
[Twoje imię]

Czego prosić: lista

Proś o najmniej, czego potrzebujesz do następnego kroku. To pliki, na które freelancerzy najczęściej czekają:

• Paragony i rachunki dostawców za koszty, które przeniesiesz na klienta albo zaewidencjonujesz.
• Podpisana oferta, umowa albo zamówienie.
• Formularze podatkowe, które musisz mieć w dokumentach dla tego klienta.
• Zdjęcia pracy, miejsca albo przedmiotu, który masz wycenić.
• Pliki, od których zależy zlecenie, np. logo, brief albo wersja robocza.
• Odniesienie, którego dział finansów klienta chce na fakturze, np. numer zamówienia (purchase order).

Nazwij typ pliku, kiedy możesz. „PDF podpisanej umowy” łatwiej przyjąć niż „umowę”.

Jak sformułować prośbę

• Jeden wniosek w e-mailu. Wszystkie potrzebne pliki w jednej liście.
• Napisz, po co to potrzebujesz. „Do wystawienia faktury końcowej” dostaje szybszą odpowiedź niż „do naszej dokumentacji”.
• Podaj datę, nie „wkrótce”. Wybierz datę, którą potrafisz uzasadnić.
• Napisz, jak wysłać: linkiem, odpowiedzią z załącznikami albo zdjęciem z telefonu.
• Niech temat niesie prośbę: projekt, liczba plików i data.
• Podziękuj raz, na końcu. Pomiń „przepraszam, że przeszkadzam”.

Jak ustawić termin

Daj ludziom roboczy tydzień. Pięć do siedmiu dni to uczciwy czas na zwykłe pliki, jak paragony i zdjęcia. Daj więcej, jeśli coś wymaga podpisu kogoś innego. Powiąż datę z czymś realnym, np. z datą startu albo dniem wystawienia faktury, a data sama się wytłumaczy.

Co, jeśli klient się spóźnia?

Przypominaj w małych krokach i trzymaj wszystkie wiadomości w jednym wątku, żeby cała historia była w jednym miejscu.

• Dwa albo trzy dni po terminie: wyślij e-mail 3. Krótko i przyjaźnie.
• Tydzień po terminie: zapytaj, co stoi na przeszkodzie, i zaproponuj najłatwiejszą drogę, np. zdjęcie z telefonu albo szybką rozmowę.
• Nadal nic: napisz, co opóźnienie blokuje, i podaj nowy termin. „Nie mogę wystawić faktury końcowej, dopóki nie dostanę umowy” to fakt, a nie groźba.