Cómo facturar un presupuesto por partes sin perder la cuenta

«Me ha aceptado el presupuesto, pero quiere pagar un 30 % al empezar y el resto más adelante. ¿Cómo lo facturo?»

Si trabajas por proyectos, conoces la escena. Haces la primera factura a mano, luego otra, y cuando llega la última tienes que acordarte de cuánto llevas, buscar los números de las anteriores y restarlas sin equivocarte. Un despiste y el cliente recibe una factura que no cuadra con lo que firmó.

En QuickBilling ahora puedes facturar un presupuesto por partes, y la aplicación lleva la cuenta.

Tres pasos, con un presupuesto de 10.000 €

1. La primera factura de anticipo. En el presupuesto aceptado, abre «Más acciones» y elige «Facturar por partes». Escribe 30 % o un importe fijo: mientras escribes ves el total, lo ya facturado y esta factura. Se crea un borrador de 3.000 €.

2. Las siguientes. Otra del 20 % son 2.000 €. Llevas 5.000 € facturados y quedan 5.000 €. Nunca puedes pasar de lo que queda.

3. La factura final. Al terminar el proyecto, la creas desde el mismo presupuesto. Trae todas las partidas, resta cada factura de anticipo con su número, su fecha y sus importes, y deja el pendiente: 5.000 €.

Tras la primera parte, el presupuesto muestra un bloque de facturación con lo facturado, lo que queda, lo cobrado y las facturas vinculadas. Si tienes algún borrador de anticipo sin enviar, la aplicación te pide que lo envíes o lo borres antes de crear la final, para que no se quede fuera de la cuenta.

El plan de pagos, acordado desde el presupuesto

Si ya sabes cómo vas a cobrar cuando preparas el presupuesto, déjalo escrito ahí. Con «Añadir plan de pagos» eliges 50 / 50, 30 / 70, 30 / 40 / 30 o un reparto personalizado: de dos a seis partes, en porcentajes que suman 100 %. Cada parte puede llevar una nota breve, como «Al aceptar el presupuesto», «Pago intermedio» o «Al finalizar».

El plan aparece en el presupuesto, así que tu cliente ve cada parte con su porcentaje, su nota y su importe antes de aceptar. Con el presupuesto aceptado, la siguiente parte tiene un botón, «Crear factura», y la última crea la factura final. Es un plan, no un bloqueo: puedes facturar otro importe con «Facturar por partes» y cambiar el plan más adelante sin que cambien las facturas ya creadas.

Lo que sigue igual

«Convertir en factura» no cambia: un clic, una factura. Si un presupuesto ya tiene facturas de anticipo, ese mismo botón crea la factura final con los descuentos hechos. Y si nunca facturas por partes, no verás nada nuevo en tus listas ni en tus presupuestos.

Las facturas de anticipo y la final son facturas normales, con números de la misma serie: las envías, las marcas como pagadas y llevan recordatorios como cualquier otra, en PDF, enlace, portal de clientes y correo.

Un apunte sobre los nombres. En España «factura de anticipo» se asocia sobre todo a un cobro antes de empezar; si facturas una fase ya entregada, puedes cambiar el título de esa factura a «Factura parcial». En Latinoamérica, donde se habla de cotización, funciona igual.

Lo que no hace

No crea facturas de forma automática: el plan de pagos lleva porcentajes, sin fechas ni recordatorios. No cobra con tarjeta ni se conecta al banco. No crea facturas electrónicas ni da asesoramiento fiscal: si tienes dudas sobre cómo facturar un anticipo en tu caso, pregunta a tu asesor.

Todos los detalles, con preguntas frecuentes, en la Factura de anticipo y factura final a partir de tu presupuesto.

Prueba con tu próximo presupuesto aceptado.