Angebot über 10.000 €, 30 % vorab: so rechnen Sie in Teilen ab

Das Angebot ist angenommen. Sie möchten 30 % vor dem Start, einen weiteren Teil zur Halbzeit und den Rest am Ende. Also schreiben Sie drei Rechnungen von Hand, tragen die Beträge aus dem Angebot zusammen und rechnen bei der letzten nach, was schon gestellt ist und was noch fehlt. Spätestens beim dritten Projekt dieser Art geht der Überblick verloren.

Bisher machte QuickBilling aus einem Angebot genau eine Rechnung. Jetzt können Sie aus einem angenommenen Angebot eine Abschlagsrechnung erstellen, so oft Sie es brauchen, und am Ende eine Schlussrechnung, die alles Bisherige abzieht.

In drei Schritten, mit dem Beispiel 10.000 €

1. Ersten Abschlag anlegen. Im Angebot unter „Weitere Aktionen“ auf „In Teilen abrechnen“ gehen und 30 % eingeben. Das Fenster zeigt Angebotssumme, bereits abgerechnet und diese Rechnung. Es entsteht ein Entwurf über 3.000 €, den Sie bearbeiten und versenden wie jede Rechnung.

2. Weitere Abschläge. Zur Halbzeit dasselbe mit 20 %, also 2.000 €. Mehr als den offenen Rest lässt QuickBilling nicht zu. Das Angebot zeigt jetzt, was abgerechnet, offen und bezahlt ist, mit allen verknüpften Rechnungen.

3. Schlussrechnung. Am Projektende erstellen Sie die „Schlussrechnung“. Sie führt die vollen Angebotspositionen auf, zieht jede frühere „Abschlagsrechnung“ mit Nummer, Datum, Netto, Steuer und Brutto ab und weist den Restbetrag aus: 5.000 €.

Ihr Kunde sieht dieselbe Aufstellung im PDF, über den Link zum Teilen, im Kundenportal und in den E-Mails. In Ihren Auswertungen zählt nur der Restbetrag der Schlussrechnung. So erscheint kein Betrag doppelt, auch wenn ein Abschlag noch nicht bezahlt ist.

Für welche Projekte

Sinnvoll ist das bei Festpreisprojekten, die über Wochen laufen: eine Website, ein Umbau, eine Beratung in mehreren Phasen. Die Stufen vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden, am besten schon im Angebot. QuickBilling rechnet mit, damit Sie nicht selbst nachhalten müssen, was bereits gestellt ist.

Ob Sie das Dokument Abschlags-, Anzahlungs- oder Teilrechnung nennen, ist im Alltag uneinheitlich; in der Schweiz heißt es meist Akontorechnung. QuickBilling verwendet „Abschlagsrechnung“, den Titel können Sie auf jeder Rechnung ändern.

Zahlungsplan: die Aufteilung steht schon im Angebot

Wenn die Stufen beim Schreiben des Angebots schon feststehen, halten Sie sie dort fest. Über „Zahlungsplan hinzufügen“ wählen Sie 50 / 50, 30 / 70, 30 / 40 / 30 oder eine eigene Aufteilung: zwei bis sechs Teile in Prozent, die zusammen 100 % ergeben. Jeder Teil kann einen kurzen Hinweis tragen, etwa „Bei Auftragserteilung“, „Zwischenzahlung“ oder „Nach Fertigstellung“.

Der Zahlungsplan steht auf dem Angebot. Ihr Kunde sieht also vor der Zusage jeden Teil mit Prozentsatz, Hinweis und Betrag, zum Beispiel „30 % · Bei Auftragserteilung · 3.000 €“. Ist das Angebot angenommen, hat der nächste offene Teil eine Schaltfläche „Rechnung erstellen“; der letzte Teil ergibt die Schlussrechnung. Der Plan ist keine Sperre: „In Teilen abrechnen“ mit einem anderen Betrag geht weiterhin, und Sie können den Plan später ändern, ohne dass sich bestehende Rechnungen ändern.

Was gleich bleibt

„In Rechnung umwandeln“ funktioniert wie bisher mit einem Klick; hat ein Angebot bereits Abschlagsrechnungen, erstellt dieselbe Schaltfläche die Schlussrechnung. Wer nie in Teilen abrechnet, merkt von der Neuerung nichts: Der Block mit dem Abrechnungsstand erscheint am Angebot erst nach der ersten Abschlagsrechnung oder wenn Sie einen Zahlungsplan angelegt haben. Die Rechnungen erhalten Nummern aus Ihrer normalen Reihe.

Was Sie wissen sollten

• Ab der ersten Abschlagsrechnung sind Positionen, Rabatt, Steuer und Währung des Angebots gesperrt. Pro Angebot gibt es eine Schlussrechnung; offene Entwürfe von Abschlägen versenden oder löschen Sie vorher.
• QuickBilling erstellt keine E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD), legt keine Rechnungen automatisch an und sagt nicht zu, dass eine Rechnung bestimmte Vorschriften erfüllt. Der Zahlungsplan enthält Prozentsätze, keine Termine oder Erinnerungen. Ob eine Rechnung für Ihren Fall passt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Alle Einzelheiten und Antworten auf häufige Fragen finden Sie auf der Seite zur Funktion: Abschlagsrechnung erstellen: vom Angebot bis zur Schlussrechnung

Öffnen Sie Ihr nächstes angenommenes Angebot und rechnen Sie den ersten Teil ab.