Un devis, plusieurs factures : l’acompte, puis le solde

« Mon devis fait 10 000 €. Je veux 30 % avant de commencer, une partie en cours de route, et le reste à la fin. » La suite, vous la connaissez : deux ou trois factures tapées à la main, un total à refaire à chaque fois, et la peur d’oublier un acompte au moment du solde.

Ce n’est pas compliqué, mais c’est le genre de calcul qu’on refait le soir, devis ouvert à côté, en espérant ne pas s’être trompé d’un chiffre. Et quand le client demande où il en est, il faut tout reprendre.

Dans QuickBilling, un devis accepté peut désormais se facturer en plusieurs fois, sans ressaisie et sans tableur à côté.

Transformer un devis en facture d’acompte, en trois étapes

Toujours avec un devis de 10 000 €.

1. Le premier acompte. Dans « Plus d’actions », choisissez « Facturer en plusieurs fois ». Saisissez 30 %, ou un montant. La fenêtre affiche le total du devis, ce qui est déjà facturé et cette facture. La « Facture d’acompte » de 3 000 € s’ouvre en brouillon ; vous l’envoyez comme d’habitude.

2. Le deuxième acompte. Le devis montre maintenant ce qui est facturé, ce qui reste et les factures liées. Ajoutez 20 %, soit 2 000 €. Impossible de dépasser le reste à facturer.

3. La facture de solde. Le travail terminé, créez la facture de solde. Elle reprend toutes les lignes du devis, liste chaque acompte avec son numéro et sa date, les déduit et affiche les 5 000 € restants.

Vous pouvez créer autant d’acomptes que le projet en demande, d’un pourcentage ou d’un montant fixe. Les taxes suivent les proportions du devis, et un éventuel écart d’arrondi est absorbé par la facture de solde : le total tombe juste au centime.

Une facture d’acompte encore en brouillon bloque la facture de solde : envoyez-la ou supprimez-la d’abord, pour que rien ne soit oublié dans le calcul.

Les mots varient selon les métiers : dans le bâtiment, on parle plutôt de « facture de situation », et en Belgique ou en Suisse romande de « facture finale ». Vous pouvez renommer la facture comme vous l’entendez ; le calcul ne change pas.

L’échéancier, convenu dès le devis

Si la répartition est décidée au moment du devis, inscrivez-la dessus. Avec « Ajouter un échéancier », choisissez 50 / 50, 30 / 70, 30 / 40 / 30 ou une répartition personnalisée : de deux à six échéances, en pourcentages, dont la somme fait 100 %. Chaque échéance peut porter une courte note, par exemple « À la commande », « Paiement intermédiaire » ou « À la livraison ».

L’échéancier figure sur le devis : avant d’accepter, votre client voit pour chaque échéance le pourcentage, la note et le montant. Une fois le devis accepté, l’échéance suivante se facture d’un clic sur « Créer la facture », et la dernière donne la facture de solde. C’est un plan, pas un verrou : vous pouvez toujours facturer un autre montant avec « Facturer en plusieurs fois », et modifier l’échéancier plus tard sans toucher aux factures déjà créées.

Ce qui reste comme avant

« Convertir en facture » fait toujours une facture unique en un clic. Sur un devis qui a déjà des factures d’acompte, ce même bouton crée la facture de solde. Si vous ne facturez jamais en plusieurs fois, vous ne verrez aucune différence. Les factures d’acompte et de solde s’envoient, s’encaissent et se relancent comme les autres : PDF, lien de partage, portail client, e-mails.

Un point à savoir : dès le premier acompte, le devis est figé. Pour le modifier, supprimez les brouillons liés et annulez les factures émises.

Les limites

Aucune facture n’est créée automatiquement, même avec un échéancier, qui ne contient ni dates ni rappels. Rien ne s’encaisse en ligne, et QuickBilling ne produit pas de factures électroniques Factur-X. Nous n’affirmons pas que ces documents répondent à une règle de facturation donnée : en cas de doute, montrez-en un à votre expert-comptable.

Le détail et les questions fréquentes sont sur la page Facture d’acompte puis facture de solde, à partir de votre devis.

Ouvrez votre prochain devis accepté et facturez-le en plusieurs fois.