Factura de anticipo: cómo pedir dinero por adelantado a un cliente

Casi todo freelance que ha trabajado dos meses sin cobrar nada ha pensado lo mismo: «la próxima vez, un anticipo». Lo difícil no es la idea, sino pedirlo sin que suene a «no me fío de ti». Esta guía explica cuándo compensa, cuánto pedir, cómo redactarlo en el presupuesto, cómo emitir la factura de anticipo y qué pasa con el IVA. La parte fiscal es información general, no asesoramiento: consúltala con tu gestor.

Cuándo tiene sentido pedir un anticipo

• Clientes nuevos. Todavía no sabes cómo pagan, y el anticipo sustituye al historial que no tienes.
• Proyectos largos. Cuantas más semanas trabajes antes de poder facturar, más financias tú.
• Trabajo con costes iniciales: licencias, material, subcontratados o desplazamientos que pagas antes de cobrar.
• Trabajo a medida que no puedes reutilizar. Si el cliente se echa atrás, ese tiempo no lo vendes a otro.
• Clientes con un historial de retrasos, o con un perfil que no conoces bien (una empresa recién creada, un particular).

Y cuándo puedes saltártelo: trabajos pequeños que entregas y facturas en pocos días, clientes con los que llevas años sin un solo retraso, o encargos recurrentes donde ya cobras por adelantado cada mes. Un anticipo es una herramienta de gestión del riesgo, no un ritual.

Cuánto pedir

No hay una cifra legal. Es una decisión comercial. Como referencia razonable, entre un 30 y un 50 % del importe total cubre tus costes iniciales y demuestra compromiso por las dos partes. Cuanto más incierto sea el cliente o más costes tengas de entrada, más cerca del 50 %. Para un proyecto muy largo, divídelo en hitos en lugar de un solo anticipo grande.

Cómo pedirlo sin que suene a desconfianza

La clave es presentarlo como parte normal del método de trabajo y no como una exigencia personal. Cuenta primero lo que consigue el cliente («así puedo reservar tu hueco en el calendario») y después lo que pides. Hazlo en el presupuesto, no a mitad del proyecto, y sin disculparte. Las frases como «perdona que te lo pida» invitan a negociarlo.

Forma de pago: 40 % (1.200,00 € + IVA) al aceptar el presupuesto, para reservar fecha de inicio, y 60 % (1.800,00 € + IVA) a la entrega. Las facturas vencen a [30] días desde su fecha.

Asunto: Presupuesto del proyecto [nombre]

Hola [nombre]:

Adjunto el presupuesto de [proyecto], por 3.000,00 € + IVA. Incluye [alcance resumido] y un plazo de entrega de [X semanas].

Trabajo siempre con la misma estructura: un 40 % al aceptar el presupuesto, que me permite reservar el hueco y empezar, y el 60 % restante a la entrega. En cuanto me confirmes que estás de acuerdo, te mando la factura de anticipo y empiezo en cuanto se reciba.

Si en tu empresa necesitáis otra forma de pago, cuéntamelo y lo hablamos.

Un saludo,
[Tu nombre]

Asunto: Re: Presupuesto del proyecto [nombre]

Hola [nombre]:

Entiendo que no sea lo habitual en vuestro caso. Me funciona así porque dedico a cada proyecto un hueco del calendario y trabajo con costes que asumo al empezar.

Puedo ofrecerte una alternativa: un 30 % al empezar, un 30 % al llegar al primer hito ([hito]) y el 40 % restante a la entrega. ¿Te encaja?

Un saludo,
[Tu nombre]

La factura de anticipo: es una factura de verdad

Aquí es donde más se tropieza. Un anticipo no se documenta con una factura proforma ni con un simple recibo: según el artículo 2 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), debe expedirse factura y copia también por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios, salvo las entregas intracomunitarias exentas. Es una factura con número de tu serie, con tus datos y los del cliente, base imponible, tipo de IVA y cuota. Si la fecha del pago anticipado es distinta de la de la factura, debe constar (artículo 6.1.i). Y en el concepto escribe claramente que es un anticipo del proyecto, por ejemplo: «Anticipo del 40 % del proyecto de rediseño web, según presupuesto aceptado el 05/11/2026».

IVA en los anticipos: cuándo se devenga

El artículo 75.Dos de la Ley del IVA establece que, en las operaciones que originan pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible, el impuesto se devenga «en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos». Traducido: el IVA del anticipo corresponde al periodo en que lo cobras, no al de la entrega del trabajo. Esto tiene una consecuencia práctica: cuando cobras un anticipo de 1.452 euros (1.200 de base más 252 de IVA), ingresas esos 252 euros en tu declaración del trimestre en que lo cobras, aunque el proyecto termine meses después.

Si tu factura lleva retención de IRPF, lo habitual es que el anticipo también la lleve. Confirma con tu gestor cómo lo prefiere ver reflejado.

Ejemplo: anticipo del 40 % y factura final

Proyecto de 3.000,00 € de base imponible con IVA al 21 %, sin retención para simplificar. Cobras el 40 % por adelantado.

La forma más sencilla de la factura final es emitirla por el importe restante y hacer referencia a la de anticipo: «Resto del proyecto, tras el anticipo facturado el 05/11/2026 (factura 2026-021)». Así el IVA no se declara dos veces. Hay gestorías que prefieren otro formato (factura final por el total con el anticipo descontado); pregunta cuál usa la tuya y mantenlo siempre igual.

Anticipo, señal y arras: no son lo mismo

En el lenguaje cotidiano se mezclan. Un anticipo es un pago a cuenta del precio final: si el proyecto sale adelante, se descuenta. Una señal o arras tiene un papel distinto: el Código Civil regula las arras en la compraventa (artículo 1454) y dice que, si las ha habido, el comprador puede desistir perdiéndolas y el vendedor devolviéndolas duplicadas. Para un contrato de servicios freelance no hay una regla tan clara, así que lo que pacten las partes es lo que manda: por eso conviene escribir qué pasa con el anticipo si el cliente cancela o si el proyecto se para.

Qué pasa si el cliente cancela o el proyecto se detiene

Escríbelo en el presupuesto antes de empezar. Una redacción razonable distingue tres casos: si cancela el cliente antes de empezar, te quedas con un importe por la reserva y los costes asumidos, y devuelves el resto; si cancela cuando ya has trabajado, el anticipo cubre lo realizado hasta ese momento y devuelves o cobras la diferencia; y si eres tú quien no puede continuar, devuelves lo no trabajado. Cada caso concreto tiene matices jurídicos, y con consumidores las reglas son distintas, así que para contratos grandes pide a un abogado que revise tu cláusula.

Señales de que conviene cobrar todo por adelantado

• El cliente quiere empezar «ya» y presiona por no firmar nada.
• Pide cambios de alcance antes de aceptar el presupuesto.
• No encuentras ninguna referencia suya y no tiene presencia verificable.
• Se resiste a cualquier forma de pago sin dar alternativa.
• Ya te ha pagado tarde antes, o habla mal de sus proveedores anteriores.

Si el cliente acaba pagando tarde un anticipo, aplican los mismos plazos de la Ley 3/2004 que para cualquier otra factura entre empresas (plazo por defecto de 30 días, máximo 60 pactados) y la posibilidad de reclamar intereses y los 40 euros. Lo explicamos en la guía sobre plazos de pago y en la de intereses de demora.

En QuickBilling puedes crear un presupuesto que el cliente acepta o rechaza desde el enlace, convertirlo en factura y poner el IBAN o un enlace de pago en el PDF. QuickBilling no procesa pagos con tarjeta: el anticipo se cobra por transferencia o por el enlace que añadas. El plan gratuito incluye cinco enlaces compartidos al mes.