Rozliczanie projektu w częściach prosto z oferty

Klient akceptuje ofertę na 10 000 EUR i pisze: „30% na start, 20% po pierwszym etapie, reszta po oddaniu”. Brzmi prosto, dopóki nie zaczniesz wystawiać faktur. Dwie pierwsze piszesz ręcznie, kwoty liczysz w arkuszu, a przy ostatniej próbujesz sobie przypomnieć, co już poszło i ile zostało.

W QuickBilling faktura częściowa i końcowa powstają prosto z oferty, a program pilnuje sum.

Trzy kroki

1. W ofercie otwórz „Więcej działań” i wybierz „Rozlicz w częściach”. Wpisz 30% (albo kwotę). Okienko pokazuje wartość oferty, dotychczas zafakturowano i tę fakturę. Powstaje szkic faktury częściowej na 3 000 EUR.

2. Na ofercie pojawia się blok „Fakturowanie”. Dodaj kolejną część: 20%, czyli 2 000 EUR. Więcej, niż zostało, wystawić się nie da.

3. Utwórz fakturę końcową. Ma pełne pozycje oferty, odlicza obie faktury częściowe (numer, data, netto, podatek, brutto) i pokazuje do zapłaty 5 000 EUR.

Fakturę końcową utworzysz, gdy żadna faktura częściowa nie jest już szkicem. A jeśli z przyzwyczajenia klikniesz na takiej ofercie zwykłe „Przekształć w fakturę”, też powstanie faktura końcowa, a nie druga faktura na całą kwotę.

Każdą fakturę częściową wysyłasz, oznaczasz jako opłaconą i przypominasz o niej jak o każdej innej. Na ofercie widać, ile zafakturowano, ile zostało i ile klient zapłacił.

Co zostaje po staremu

„Przekształć w fakturę” działa jak dotąd, jednym kliknięciem. Kto nie rozlicza ofert w częściach, nie zobaczy w programie żadnej zmiany. Faktury przejmują z oferty dane klienta, walutę, język i warunki płatności, a raporty liczą każdą kwotę tylko raz. Po pierwszej fakturze częściowej pozycje oferty są zablokowane, żeby sumy się zgadzały; odblokujesz je, usuwając szkice i anulując powiązane faktury. Dokumenty działają w PDF, na linku do udostępnienia, w portalu klienta i w e-mailach.

Harmonogram płatności na ofercie

Podział możesz też ustalić już w ofercie. Kliknij „Dodaj harmonogram płatności” i wybierz gotowy układ 50/50, 30/70 albo 30/40/30 lub własny podział: od dwóch do sześciu części w procentach, które sumują się do 100%. Na ofercie klient widzi przy każdej części procent, notatkę i kwotę, na przykład 30% z notatką „Po akceptacji oferty”.

Gdy oferta jest zaakceptowana, przy najbliższej otwartej części czeka jeden przycisk „Utwórz fakturę”, bez wpisywania kwoty; ostatnia część tworzy fakturę końcową. To plan, nie blokada: część na inną kwotę nadal wystawisz przez „Rozlicz w częściach”, a harmonogram zmienisz w każdej chwili bez wpływu na wystawione faktury. Harmonogram nie ma terminów ani przypomnień i niczego nie wystawia sam.

O nazwach

W Polsce najczęściej mówi się „faktura zaliczkowa” i „faktura końcowa”. Faktura zaliczkowa ma jednak znaczenie określone w przepisach o VAT, dlatego dokument w QuickBilling nazywa się „Faktura częściowa” i nie twierdzimy, że jest czymś więcej. Tytuł możesz zmienić na fakturze.

Granice

QuickBilling nie tworzy e-faktur, nie wysyła niczego do KSeF i nie twierdzi, że jego dokumenty spełniają polskie przepisy. Firma zarejestrowana w Polsce wystawia faktury w KSeF poza QuickBilling; według strony Ministerstwa Finansów (ksef.podatki.gov.pl, odczyt 11.11.2026) dotyczy to także faktur za usługi dla zagranicznych podatników. Zanim użyjesz dokumentu z QuickBilling, zapytaj księgowego lub doradcę podatkowego.

Funkcja przyda się każdemu, kto wysyła ofertę na cały projekt, a rozlicza go etapami, w tym osobom mówiącym po polsku z firmą zarejestrowaną poza Polską. Nie ma w niej automatycznego wystawiania faktur, płatności kartą ani połączenia z bankiem, a rozliczanie zaczyna się zawsze od oferty.

Szczegóły i odpowiedzi na częste pytania znajdziesz na stronie funkcji: Faktura częściowa i końcowa prosto z oferty

Otwórz zaakceptowaną ofertę i rozlicz pierwszy etap.