Facturación
Facturación recurrente: guía para autónomos con igualas
Facturación recurrente para autónomos: cómo facturar una iguala mensual, qué modelo elegir, cuánto cobrar, cómo numerar y qué hacer si el cliente no paga.
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Pasar de proyectos sueltos a clientes que te pagan todos los meses es de lo mejor que le puede pasar a un autónomo: sabes cuánto entra, planificas la cuota y los trimestres, y dejas de empezar cada mes de cero. Pero una iguala mal planteada se convierte en «horas ilimitadas por un precio fijo». Para que no te ocurra, hay que decidir tres cosas desde el principio: qué cubre, cada cuánto se factura y cómo se sale.
Iguala, suscripción o pago por hitos
En España a la iguala se le llama así, o «retainer» si el cliente viene del mundo de las agencias. Son cosas distintas, aunque en la práctica se mezclan.
| Modelo | Qué paga el cliente | Encaja en | Riesgo para ti |
|---|---|---|---|
| Iguala (horas o capacidad) | Tu disponibilidad cada mes, por ejemplo 15 horas o 2 peticiones de diseño | Mantenimiento web, marketing, asesoría, soporte creativo | Que las «pequeñas peticiones» se acumulen fuera de lo acordado |
| Suscripción (entregable fijo) | Un resultado concreto cada periodo: 4 artículos, un informe semanal | Trabajo repetible y bien definido | Cobrar de menos si cada entrega lleva más tiempo del previsto |
| Pagos fraccionados por hitos | El mismo proyecto dividido en cuotas (por ejemplo 40, 30 y 30 %) | Proyectos largos con entregas por fases | Que el trabajo se pare si el cliente se retrasa en un pago |
Cuánto cobrar por una iguala: un ejemplo
Una consultora de marketing ofrece 15 horas al mes de estrategia y ejecución. Su tarifa normal es de 45 € la hora (sin IVA). Hecha la cuenta, 15 × 45 son 675 €. A cambio de ingresos garantizados aplica un 10 % de descuento (607,50 €) y redondea: 610 € al mes. Ese precio equivale a unos 40,70 € la hora si el cliente consume todas las horas, y a más si no lo hace. Fíjate en lo que falta: qué pasa con las horas que sobran y cuánto cuesta una hora de más.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Horas incluidas al mes | 15 |
| Tarifa normal | 45 €/hora |
| Valor sin descuento | 675 € |
| Descuento por iguala (10 %) | -67,50 € |
| Cuota mensual acordada (redondeada) | 610 € + IVA |
| Precio efectivo con el cupo consumido | unos 40,70 €/hora |
| Hora fuera del cupo | 50 €/hora |
Las horas no consumidas es la cláusula que más malentendidos genera. Lo más sano es que caduquen cada mes, o que se pueda arrastrar como mucho un mes y con un tope. Si se acumulan sin límite, estás financiando al cliente.
Qué debe decir el contrato de la iguala
- Duración inicial (por ejemplo seis meses) y qué pasa después: renovación tácita mensual o no.
- Cuota mensual, horas o entregables incluidos y precio de lo que quede fuera.
- Forma de pago: domiciliación o transferencia, y cuándo debe estar abonada la cuota.
- Preaviso para darse de baja (30 días es lo habitual).
- Qué ocurre con las horas no consumidas y con las pausas de un mes.
- Revisión del precio: cuándo y con cuánta antelación se actualiza.
Facturas recurrentes cada mes: numeración, plazos y conceptos
Cada cuota es una factura completa, con su IVA y, si el cliente es una empresa o un profesional, su retención de IRPF. Según el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), la numeración de las facturas debe ser correlativa dentro de cada serie, y si el destinatario es empresario o profesional la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produce el devengo. Con una iguala fija, lo más cómodo es emitirla siempre el mismo día, por ejemplo el 1 de cada mes.
- Una serie propia para las igualas facilita ordenar la contabilidad (por ejemplo IG-2026-001 y siguientes).
- Pon en el concepto el periodo y qué cubre: «Iguala de marketing, octubre 2026, 15 horas».
- Si el cliente quiere ver en qué se han ido las horas, envía un resumen aparte. La factura no tiene por qué detallarlas.
- Pacta plazos cortos. Una iguala se cobra al principio del mes de servicio, no a 60 días.
- Apunta en tu calendario la renovación y la revisión de precios con dos meses de antelación.
Automatizar facturas recurrentes en QuickBilling: borradores que tú revisas
Con QuickBilling puedes programar una factura recurrente (mensual, trimestral o la periodicidad que necesites). La diferencia con otros programas es deliberada: QuickBilling crea las facturas recurrentes solo como borradores. No se envían solas. Llega el día, aparece el borrador con el concepto y el importe, lo revisas, ajustas lo que haga falta (un extra del mes, una subida de precio) y lo envías tú. Para facturación fiscal es un freno útil: nadie quiere descubrir en el trimestre que mandó tres facturas con un importe antiguo.
Cuando envías la factura por correo, el cliente recibe un enlace para verla, y puedes ver si la ha abierto. QuickBilling no procesa pagos con tarjeta: en el PDF y en la página de la factura pones tu IBAN o un enlace de pago, y el cliente paga como siempre. Si activas los recordatorios, las facturas enviadas por QuickBilling pueden llevar avisos automáticos antes y después del vencimiento.
Si una cuota no llega
Día 1
Recordatorio amable
Un correo corto con la factura adjunta y el IBAN. Casi siempre es un despiste.
Día 7
Segundo aviso
Pregunta si hay algún problema con la factura y recuerda la fecha acordada en el contrato.
Día 10
Pausa de lo no esencial
Si el contrato lo recoge, pausa las tareas no críticas hasta que se regularice el pago.
Día 15
Suspensión
Aviso formal de que la iguala queda suspendida. Las horas extra pasan a pago por adelantado.
Día 30
Resolución
Si sigue sin pagar, das por terminado el contrato y le envías el saldo pendiente por escrito.
Si el impago se alarga, tienes otra guía sobre qué hacer cuando un cliente no paga, con las opciones que existen más allá del correo.
Modelo de correo para proponer una iguala
Asunto: Propuesta de iguala mensual: [15 horas] desde el [1 de noviembre]
Hola, [nombre]:
Tras nuestra llamada te resumo cómo plantearía la iguala para [estrategia de marketing / mantenimiento web / soporte de diseño]:
· Cuota mensual: [610 €] + IVA, facturada el día 1 de cada mes, a pagar en los siguientes [7] días.
· Incluye: [15 horas] al mes de [alcance].
· Horas fuera del cupo: [50 €/hora], siempre con tu visto bueno por correo antes de empezar.
· Duración: [6 meses] iniciales y después mes a mes, con 30 días de preaviso por escrito.
· Horas no consumidas: caducan cada mes (puedes arrastrar hasta [5] horas una sola vez).
Si te encaja, te mando el contrato para firmar y empezamos el [1 de noviembre]. Si quieres ajustar algo, dímelo y lo vemos antes.
Un saludo,
[Tu nombre]Renovar sin perder al cliente
- Manda cada mes un resumen de una página: lo hecho, lo pendiente y lo que viene. Es la mejor defensa contra el «¿y qué hacéis por mí?».
- Sube el precio en la renovación, no a mitad de contrato, y avisa con tiempo.
- Si el uso baja del 50 % dos meses seguidos, habla con el cliente: más vale reducir horas que perder la iguala en silencio.
- Si pide pausar un mes, decide tu política antes de que te lo pidan. Una opción: una pausa al año con 14 días de aviso y sin facturar ese mes.
Un aviso sobre Verifactu
Si emites facturas periódicas desde un programa, ese programa tendrá que cumplir los requisitos de los sistemas de facturación. Según el Real Decreto-ley 15/2025 y la Agencia Tributaria, el plazo para tener los sistemas adaptados es antes del 1 de julio de 2027 para autónomos y otros obligados, y el 1 de enero de 2027 para los sujetos al Impuesto sobre Sociedades. Cuando elijas herramienta, pregunta si lo declara. Tienes un artículo completo sobre Verifactu y la factura electrónica.