Dauerrechnung und wiederkehrende Rechnung: Muster, Pflichtangaben und Retainer

Ein Retainer, ein Wartungsvertrag, ein monatliches Coaching: Wer dieselbe Leistung jeden Monat abrechnet, will nicht jedes Mal von vorn anfangen. Dafür gibt es zwei Wege, die oft in einen Topf geworfen werden. Bei der Dauerrechnung gilt ein einziges Dokument für alle Abrechnungszeiträume. Bei der wiederkehrenden Rechnung (auch Abo-Rechnung genannt) stellen Sie dagegen jeden Monat eine neue Rechnung aus. Welcher Weg der richtige ist, hängt von Ihrer Leistung ab, und seit der E-Rechnungspflicht auch davon, was das Finanzamt dazu sagt.

Dauerrechnung oder wiederkehrende Rechnung: der Unterschied

Rechtlich ist die Dauerrechnung keine Sonderform, sondern eine Anwendung des Grundsatzes, dass auch ein Vertrag eine Rechnung sein kann. Das BMF schreibt im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.1 Abs. 17), dass ein Vertrag, der alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält, als Rechnung gilt. Und eine Rechnung darf nach § 31 Abs. 1 UStDV aus mehreren Dokumenten bestehen, solange eines davon Entgelt und Steuerbetrag nennt und auf die anderen verweist.

Was in eine Dauerrechnung gehört, mit Muster

Für den Vertrag oder die Dauerrechnung gelten die normalen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständige Namen und Anschriften beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitraum, das Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag (oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung). Bei der Rechnungsnummer gibt es eine Erleichterung: Bei einem Dauerschuldverhältnis genügt laut BMF eine im Vertrag enthaltene einmalige Nummer, zum Beispiel eine Vertrags- oder Kundennummer, und die einzelnen Zahlungsbelege brauchen keine eigene fortlaufende Nummer (Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE).

DAUERRECHNUNG zum Wartungsvertrag Nr. WV-2027-014

Leistender: Maria Schneider, Webentwicklung, Lindenstraße 12, 50674 Köln, USt-IdNr. DE000000000
Leistungsempfänger: Beispiel Verlag GmbH, Hauptstraße 5, 10115 Berlin

Ausstellungsdatum: 15.12.2026
Leistung: Wartung und Aktualisierung der Website www.beispiel-verlag.example, Hosting und Sicherheitsupdates
Leistungszeitraum: monatlich ab 01.01.2027 bis zur Kündigung nach Vertrag

Entgelt pro Monat: 180,00 Euro netto
Umsatzsteuer 19 %: 34,20 Euro
Gesamtbetrag pro Monat: 214,20 Euro

Fälligkeit: jeweils zum 3. Werktag des Monats, im Voraus
Zahlungsweg: Überweisung auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00

Diese Dauerrechnung gilt für alle Abrechnungszeiträume der Laufzeit. Bei Änderung der Entgelte oder anderer Rechnungsangaben wird eine neue Rechnung ausgestellt.

Das Muster gilt für feste Beträge. Ändert sich der Preis, ändert sich ein Pflichtbestandteil, und dann brauchen Sie eine neue Rechnung. Das BMF sagt das für E-Rechnungen ausdrücklich (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE). Für Retainer mit schwankenden Stunden ist deshalb die wiederkehrende Einzelrechnung die bessere Wahl.

Wiederkehrende Rechnung: Pflichtangaben und typische Fehler

Eine wiederkehrende Rechnung ist keine Kopie der letzten, sondern eine neue, vollständige Rechnung. Bei Serienrechnungen gehen vor allem drei Punkte schief.

• Rechnungsnummer: Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Eine Nummer für die ganze Serie ist hier falsch. Bewährt sind Schemata wie RE-2027-0042 oder Kundenkürzel plus Monat.
• Leistungszeitpunkt: Auf der Rechnung muss stehen, wann die Leistung erbracht wurde (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Bei Dauerleistungen genügt der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV). Schreiben Sie also "Leistungsmonat: November 2027", nicht nur das Rechnungsdatum.
• Leistungsbeschreibung: "Beratung" ist zu knapp. Nennen Sie Umfang und Zeitraum, bei Stundenkontingenten auch die Stunden. Das beugt Rückfragen vor und hilft dem Kunden bei der Buchung.

Alle weiteren Pflichtangaben stehen im Artikel "Rechnung schreiben". Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und geben den entsprechenden Hinweis an.

E-Rechnung ab 2027 oder 2028: was für Dauerrechnungen gilt

Wer an inländische Unternehmer abrechnet, muss ab 2027 oder 2028 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen (Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG; Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro). Für Dauerschuldverhältnisse hat das BMF eine Erleichterung geschaffen (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE):

• Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, genügt es, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen. Entweder hängen Sie den Vertrag als Anhang an, oder aus dem Inhalt der E-Rechnung geht klar hervor, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
• Ändern sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, zum Beispiel der Preis, müssen Sie die ursprüngliche E-Rechnung berichtigen oder eine neue ausstellen.
• Eine Dauerrechnung, die zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilt wurde, müssen Sie nicht zusätzlich als E-Rechnung ausstellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
• Wiederkehrende Einzelrechnungen dagegen müssen jeweils als E-Rechnung ausgestellt werden, sobald die Pflicht für den Leistungszeitpunkt greift. Maßgeblich ist laut BMF-FAQ der Zeitpunkt der Leistung.

Dauerschuldverhältnis und Retainer-Vertrag

Juristisch ist ein Retainer in aller Regel ein Dauerschuldverhältnis: Die Leistungspflicht läuft über einen Zeitraum, nicht für einen einzelnen Auftrag. Bei Dienstleistungen ist das meist ein Dienstvertrag. Wenn Sie nichts zur Laufzeit geregelt haben, greifen bei Dienstverhältnissen, die keine Arbeitsverhältnisse sind, die gesetzlichen Kündigungsfristen des § 621 BGB. Bei monatlicher Vergütung kann danach spätestens am 15. eines Monats zum Schluss des Kalendermonats gekündigt werden.

Das reicht selten, um ein Geschäft zu planen. Ein Retainer-Vertrag sollte deshalb regeln:

• Beginn, Laufzeit oder Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung.
• Leistungsumfang, zum Beispiel ein Stundenkontingent, und was mit ungenutzten Stunden passiert (verfallen oder übertragbar bis zu einer Grenze).
• Mehrstunden: Preis und Abstimmung vorab.
• Zahlungsziel, Rechnungsrhythmus und die Frage, ob im Voraus oder im Nachhinein abgerechnet wird.
• Eine Klausel zur Preisanpassung und Regeln zum Pausieren.

Retainer kalkulieren: ein Beispiel

Ein Marketing-Berater bietet 15 Stunden im Monat an. Sein regulärer Stundensatz liegt bei 90 Euro netto, das ergibt 1.350 Euro. Für die Planungssicherheit gewährt er einen kleinen Nachlass und nennt 1.250 Euro netto im Monat. Das ist eine Annahme zur Veranschaulichung, keine Empfehlung. Mehrstunden berechnet er mit einem Aufschlag auf den Stundensatz. Wichtig ist, dass der Retainer nie billiger wird als die Stunden, die Sie tatsächlich dafür brauchen. Wie Sie Ihre Stundenbasis ermitteln, steht im Artikel zum Stundensatz.

Vorauszahlung und Jahresrechnung

Zahlt ein Kunde vierteljährlich oder jährlich im Voraus, hilft das Ihrer Liquidität. Bei der Umsatzsteuer entsteht dadurch aber eine Folge: Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG entsteht die Steuer bereits in dem Voranmeldungszeitraum, in dem Sie das Entgelt vereinnahmen, auch wenn Sie die Leistung erst später erbringen. Planen Sie die Umsatzsteuer also ein und legen Sie das Geld zurück. Regeln Sie im Vertrag, was bei vorzeitiger Kündigung mit nicht genutzten Monaten geschieht.

So arbeitet QuickBilling mit wiederkehrenden Rechnungen

In QuickBilling legen Sie eine Vorlage mit Kunde, Positionen und Rhythmus an. Zum jeweiligen Termin erzeugt die Software daraus einen Entwurf, den Sie prüfen und freigeben, bevor etwas den Kunden erreicht. Das ist Absicht: Gerade bei Retainern ändern sich Monat für Monat Leistungszeitraum, Stundenzahl oder Beschreibung, und ein automatisch verschicktes Dokument mit falschem Monat ist peinlicher als der Handgriff fürs Prüfen. Auf dem PDF und auf der Freigabeseite stehen Ihre Zahlungsdaten (IBAN oder ein Zahlungslink). Zahlungserinnerungen sind optional und gelten für Rechnungen, die Sie über QuickBilling per E-Mail versendet haben. QuickBilling erzeugt PDF-Rechnungen, keine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.

Wenn eine Zahlung ausbleibt

Bei Serienrechnungen fällt ein ausbleibendes Geld oft spät auf, weil niemand mehr hinschaut. Prüfen Sie die offenen Posten wöchentlich. Ein Schuldner einer Entgeltforderung kommt nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Für Verbraucher gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Vereinbaren Sie im Retainer-Vertrag zusätzlich, dass die Leistung ruht, wenn eine Rechnung länger als 14 Tage offen bleibt.

Betreff: Angebot: monatliche Betreuung ab 1. Januar 2027

Guten Tag Herr Yilmaz,

vielen Dank für das Gespräch am Dienstag. Wie besprochen schlage ich folgende Zusammenarbeit vor:

Leistung: Strategie, Umsetzung und Reporting im Online-Marketing, bis zu 15 Stunden pro Monat.
Vergütung: 1.250 Euro netto pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer, abgerechnet jeweils zum Monatsende mit Angabe des Leistungsmonats.
Mehrstunden: nach vorheriger Abstimmung zu 100 Euro netto pro Stunde.
Ungenutzte Stunden: verfallen am Monatsende, bis zu 3 Stunden werden in den Folgemonat übertragen.
Laufzeit: ab 1. Januar 2027 zunächst für sechs Monate, danach monatlich kündbar zum Monatsende mit einer Frist von 14 Tagen.
Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungsdatum.

Wenn Sie einverstanden sind, schicke ich Ihnen die Vertragsfassung zur Unterschrift. Bei Fragen melde ich mich gern telefonisch.

Mit freundlichen Grüßen
Daniel Krause