Reclamar una factura impagada: pasos, carta y burofax

Un cliente que ignora tus facturas pasadas las semanas deja de ser un problema de recordatorios y pasa a ser un problema de cobro. Si todavía no has probado el calendario de avisos amistosos, empieza por la guía para reclamar el pago de una factura con educación: cuesta menos y resuelve la mayoría de los casos. Esta guía cubre lo que viene después: cómo escalar sin cometer errores, qué puedes y qué no puedes hacer en España y cuándo compensa dejarlo estar. Es información general, no asesoramiento jurídico. Si la deuda es importante, habla con un abogado antes de dar pasos formales.

Antes de escalar, comprueba tres cosas

• Que la deuda esté clara. Un trabajo entregado, una factura emitida con sus datos completos y un vencimiento que ha pasado. Si el cliente discute el trabajo, la reclamación se complica y lo primero es aclarar la queja.
• Que la relación sea con una empresa o un profesional. La ley de morosidad solo se aplica a operaciones entre empresas y con Administraciones públicas, no a las que tienen consumidores (artículo 3 de la Ley 3/2004).
• Que tengas las pruebas: contrato o presupuesto aceptado, albaranes o entregables, la factura y los correos de envío y de reclamación.

La escalera de la reclamación

La llamada: qué decir cuando el correo no funciona

Llama a quien decide, no a quien te encargó el trabajo. Preséntate, nombra la factura y pregunta algo abierto: «¿Qué falta para que quede pagada esta semana?». Escucha la respuesta, porque suele darte la solución (un número de pedido, una firma, un problema de tesorería). Si el cliente promete una fecha, pídele que te la confirme por correo ese mismo día, o hazlo tú con un resumen. Si ofrece un pago parcial, acéptalo y deja por escrito el saldo pendiente: lo que pagó y lo que sigue debiendo no puede quedar en el aire.

El burofax: cuándo y cómo

El burofax es un servicio de Correos. Según la propia Correos, certifica el envío, la entrega y el contenido del documento, y esa certificación tiene valor probatorio ante terceros. Por eso se usa para el requerimiento formal: te permite demostrar qué enviaste, cuándo y que llegó. No es una amenaza, es una prueba. Se puede enviar desde la oficina virtual de Correos.

Cuándo mandarlo: cuando los recordatorios y la llamada no han dado fruto, y antes de ir al juzgado. Qué lleva: tus datos y los del cliente, la factura (número, fecha, importe y vencimiento), una petición concreta de pago en un plazo razonable y una advertencia clara de lo que harás si no paga. Menciona los intereses y los 40 euros de costes de cobro solo si te corresponden. Aquí tienes un modelo para adaptar.

[Tu nombre y apellidos o razón social]
NIF: [NIF]
Domicilio: [dirección]

A la atención de: [razón social del cliente]
NIF: [NIF del cliente]
Domicilio: [dirección]

En [ciudad], a [fecha]

Asunto: Requerimiento de pago de la factura nº 2026-018

Muy señores míos:

Por la presente les requiero formalmente el pago de la factura nº 2026-018, de fecha 31/10/2026, por importe de 2.400,00 €, correspondiente a [descripción del trabajo], con vencimiento el 30/11/2026.

Pese a los avisos enviados por correo electrónico los días [fecha] y [fecha], y a la conversación telefónica del [fecha], la factura sigue sin abonarse.

Les concedo un plazo de diez días naturales desde la recepción de este requerimiento para que ingresen el importe adeudado en la cuenta [IBAN], indicando como concepto el número de factura.

Transcurrido ese plazo sin que se haya efectuado el pago, reclamaré la deuda por la vía judicial que corresponda, con los intereses de demora y los costes de cobro previstos en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre.

Atentamente,
[Firma]
[Tu nombre]

Qué conviene no hacer con el burofax: usar un tono insultante, afirmar cosas que no puedes demostrar o amenazar con consecuencias que no vas a ejecutar. Y recuerda que, si lo que quieres es recuperar el IVA de una deuda incobrable, una reclamación fehaciente es una de las condiciones (más abajo).

El procedimiento monitorio paso a paso

El proceso monitorio de la Ley de Enjuiciamiento Civil está pensado justo para esto: reclamar deudas en dinero documentadas. El artículo 812 permite acudir a él para exigir una deuda dineraria «de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible», acreditada con documentos firmados por el deudor o con «facturas, albaranes de entrega, certificaciones, telegramas, telefax o cualesquiera otros documentos» de los que habitualmente documentan los créditos y deudas en relaciones como la vuestra. Es decir, una factura con su albarán o sus correos suele bastar para empezar.

• Juzgado: el Juzgado de Primera Instancia del domicilio o residencia del deudor (artículo 813). No sirve pactar otro en el contrato.
• Petición inicial: indica quién es el deudor, los domicilios, el origen y la cuantía de la deuda y acompaña los documentos. Se puede presentar con un formulario y no hace falta abogado ni procurador (artículos 814 y 23.2).
• Requerimiento: si los documentos son suficientes, se requiere al deudor para que, en veinte días, pague o comparezca y se oponga de forma fundada y motivada (artículo 815).
• Si el deudor paga, se archiva (artículo 817).
• Si no paga ni se opone, se da por terminado el monitorio y puedes pedir la ejecución con una simple solicitud (artículo 816).
• Si se opone, el asunto se resuelve en el juicio que corresponda por la cuantía, y la sentencia tiene fuerza de cosa juzgada (artículo 818). En esa fase, el escrito de oposición requiere abogado y procurador cuando la cuantía lo exige.

Dos advertencias honestas. La primera: desde 2025, la Ley Orgánica 1/2025 exige con carácter general acudir antes a un medio adecuado de solución de controversias para que se admita una demanda civil (artículo 5). El monitorio es uno de los procesos especiales de la Ley de Enjuiciamiento Civil y el artículo 5 solo enumera unas pocas excepciones, entre las que no aparece. Por eso lo prudente es dejar constancia por escrito de que intentaste negociar directamente (el propio artículo 5 da por cumplido el requisito cuando la negociación se desarrolla entre las partes) y consultar con tu abogado cómo se aplica en tu juzgado. La segunda: infórmate de las tasas y de los costes antes de empezar, y compáralos con el importe reclamado.

ASNEF y los ficheros de morosos: lo que se puede y lo que no

«Si no pagas, te meto en ASNEF» es una amenaza tan popular como mal usada. El artículo 20 de la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos permite comunicar la deuda a un sistema común de información crediticia solo si se cumplen varios requisitos a la vez: que la deuda sea cierta, vencida y exigible, que su existencia o cuantía no haya sido discutida por el deudor en una reclamación administrativa o judicial, que le hayas informado de la posibilidad de inclusión en el contrato o al requerirle el pago, y que los datos se mantengan solo mientras persista el impago, con un máximo de cinco años desde el vencimiento. Además, el responsable es el acreedor: si la deuda no existe o es inexacta, respondes tú.

Dicho de otra forma: no amenaces con un fichero de morosos si el cliente discute la factura, y si lo haces, hazlo con el aviso previo correcto. Para un autónomo, la herramienta práctica suele ser el burofax y el monitorio, no el fichero.

Recuperar el IVA de una factura incobrable

Cuando un cliente no paga, tú ya has pagado a Hacienda el IVA de esa factura, porque se devenga al facturar aunque no hayas cobrado. La Ley del IVA permite reducir la base imponible cuando el crédito es incobrable (artículo 80.Cuatro). Resumido: tiene que haber pasado un año desde el devengo, o seis meses si tu volumen de operaciones del año anterior no pasó de 6.010.121,04 euros; debe constar en los libros registro de IVA; el cliente debe ser empresario o profesional (o la base superar 50 euros si no lo es); y debes haber reclamado el cobro por vía judicial, por requerimiento notarial o por cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación. El burofax con certificación de contenido encaja en lo último, pero confírmalo con tu gestor. Además hay un plazo para hacer la modificación y comunicarla a la Agencia Tributaria, así que no lo dejes dormir.

Cuánto tiempo tienes para reclamar

Como regla general, las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento (artículo 1964.2 del Código Civil). Hay plazos distintos en casos concretos, así que no confíes en el margen: cuanto antes reclames, más fáciles son las pruebas y menos probable que el cliente haya desaparecido.

¿Merece la pena? Cuándo dar la deuda por perdida

No toda deuda justifica un juzgado. Antes de seguir, compara el importe con el tiempo que te llevará, las tasas y los honorarios si tienes que recurrir a un profesional, y la probabilidad de cobrar. Un monitorio contra una sociedad sin patrimonio puede acabar en una sentencia que no se puede ejecutar. Hay empresas de recobro que trabajan a comisión: pregunta antes cuánto cobran y qué hacen exactamente. Y si decides cerrar la cuenta, déjalo anotado y habla con tu gestor sobre el tratamiento contable y fiscal. Pregúntate también si seguirás trabajando para ese cliente: a veces la mejor reclamación es dejar de entregar hasta que pague, si el contrato lo permite.

Cómo evitar que se repita

• Pide un anticipo o cobra por hitos en los proyectos largos. Lo explicamos en la guía sobre cómo pedir un anticipo a un cliente.
• Pon por escrito el plazo de pago y los intereses desde el presupuesto, y que el cliente lo acepte.
• Factura en cuanto entregues. El plazo de pago empieza a contar con la entrega, y la ley te pide que la factura llegue en quince días (artículo 4 de la Ley 3/2004).
• Guarda siempre las pruebas de entrega y de aceptación.
• Averigua quién paga en el cliente y escríbele a él.
• Revisa cómo vas con cada cliente. En QuickBilling, el enlace compartido te dice cuándo han abierto la factura y quien paga puede marcarla como pagada; los recordatorios para el cliente son opcionales en cada factura enviada con el email de QuickBilling.