Gastos deducibles para autónomos: lista y requisitos

Casi nadie pierde dinero por desconocer un truco raro. Se pierde por lo básico: no apuntar la cuota de autónomos como gasto, meter la factura entera de la luz de casa o deducir comidas sin pagar con tarjeta. Esta guía se centra en lo que la Agencia Tributaria admite como gasto deducible para un autónomo persona física que tributa en estimación directa, que es lo habitual en un profesional independiente.

Cómo funciona: ingresos menos gastos deducibles

En estimación directa tu rendimiento neto es la diferencia entre ingresos y gastos fiscalmente deducibles. Para estar en la modalidad simplificada, según la Agencia Tributaria, tu volumen de ingresos del año anterior no debe superar los 600.000 euros y no debes haber renunciado a ella. Es un régimen sencillo: los gastos que declaras son los reales, más una cantidad por gastos de difícil justificación, y la amortización se calcula con tablas simplificadas.

Para que un gasto cuente tiene que cumplir tres cosas, y todas importan: estar relacionado con la actividad, estar justificado con factura o documento válido, y estar anotado en tus libros registro. Si falla una, mal asunto en una revisión.

¿Es deducible la cuota de autónomos? Sí, y otros gastos de siempre

El primero y el más fácil: tus cotizaciones a la Seguridad Social como autónomo son gasto deducible. La Agencia Tributaria las cita entre los gastos del titular de la actividad. Cuánto pagas depende de tus rendimientos netos. Para 2026, la Orden PJC/297/2026 fija un tipo total del 31,5 % y bases que van desde 653,59 € (cuota mínima de 205,88 € al mes) hasta una base máxima de 5.101,20 €. Calcula tu cuota con el simulador de la Seguridad Social.

• Cuota de autónomos (guarda los recibos, también los de meses con bonificación: deduces lo que de verdad pagas).
• Seguro de enfermedad: la Agencia Tributaria menciona un límite de 500 euros. Mira las condiciones exactas en su manual.
• Gestoría y asesoría.
• Software, hosting, dominios y herramientas de trabajo, incluidas las de facturación.
• Formación vinculada a tu actividad.
• Seguro de responsabilidad civil profesional.
• Material y equipos: se deducen mediante amortización según las tablas, no de golpe, salvo supuestos específicos.

Para ver qué gastos has anotado y de qué proveedor, un buen sistema de gastos con categorías ahorra mucho tiempo cuando llegan los trimestres.

Gastos de difícil justificación: el 5 %

En la estimación directa simplificada puedes deducir además una cantidad en concepto de gastos de difícil justificación: el 5 % del rendimiento neto positivo, con un máximo de 2.000 euros al año (10 % en Ceuta, según la Agencia Tributaria para 2026). Es una cantidad cerrada, sin factura. Solo para la modalidad simplificada: en la normal no existe. Y no se puede compartir con la reducción por autónomo económicamente dependiente.

Oficina en casa: suministros al 30 %

Si destinas una parte de tu vivienda habitual a la actividad, los gastos de suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e internet) son deducibles en el porcentaje que resulta de aplicar el 30 % a la proporción entre los metros cuadrados dedicados a la actividad y la superficie total de la vivienda, salvo que pruebes otro porcentaje. Así lo dice la Agencia Tributaria.

Un ejemplo con mis cuentas: vivienda de 80 m², despacho de 10 m². Proporción: 12,5 %. Deducible: 30 % de 12,5 %, es decir 3,75 % de los suministros. Si luz e internet suman 1.800 € al año, deduces 67,50 €. El resultado es pequeño y está bien así: es lo que tienes que defender si te preguntan.

El IBI, la comunidad o el alquiler de esa parte de la vivienda siguen otra regla: según la Agencia Tributaria se deducen en proporción a los metros afectos, sin el 30 % de los suministros. Un rincón del salón al 40 % de la casa no es creíble: mide, anota y sé conservador.

Desgravar el coche como autónomo: IRPF e IVA no funcionan igual

En IRPF, un turismo solo se considera afecto a la actividad si lo utilizas exclusivamente para ella, y no se considera afecto si también cubre necesidades privadas, según los criterios de afectación de la Agencia Tributaria. Con un uso mixto, olvídate de deducir sus gastos al 100 %. Hay excepciones para actividades concretas, como el transporte o la enseñanza de conducción, pero no es el caso del coche con el que vas a ver clientes y también al colegio.

En IVA, la deducción de vehículos que utilizas en la actividad se presume del 50 % salvo que pruebes un uso mayor. Hay casos con presunción del 100 % (transporte de mercancías o de viajeros, enseñanza de conducción, representantes o agentes comerciales, vigilancia). Si dudas, deja la compra de un coche para después de hablar con tu gestor.

Comidas y dietas: límites y pago electrónico

Puedes deducir tus gastos de manutención si son tuyos, se producen en el desarrollo de la actividad, se hacen en restauración u hostelería y los pagas por medio electrónico, sin superar los límites diarios. Según el manual de la Agencia Tributaria, son:

Guarda el justificante y el cargo en tarjeta. El café con un conocido en tu barrio, aunque hables de trabajo, no entra. Antes de usar estas cifras en tu declaración, comprueba el manual del ejercicio que presentes.

Cada trimestre: modelos 130 y 303

• Modelo 130: pago fraccionado de IRPF. Según la Agencia Tributaria es el 20 % del rendimiento neto acumulado desde el inicio del año. Se presenta del 1 al 20 de abril, julio y octubre y del 1 al 30 de enero.
• Modelo 303: autoliquidación de IVA, normalmente trimestral para un autónomo. Aquí cuentan el IVA que cobras y el que has soportado en tus gastos.
• Un buen registro de gastos te evita rehacer el trimestre cuando algo no cuadra.

Lo que suele inflarse (y por qué conviene no hacerlo)

• El 100 % de la luz y la fibra de casa, sin aplicar el 30 % ni los metros.
• Comidas sin tarjeta, o por encima de los límites.
• El coche familiar como si fuera de empresa.
• Ropa u ocio «porque mi imagen es mi marca».

Hacienda no necesita descubrir todos los excesos. Con uno que se vea a simple vista, revisará el resto. Es mejor deducir un poco menos y con papeles que mucho sin ellos.

Qué hacer esta semana

• Revisa que cada gasto del trimestre tenga factura o justificante y esté anotado.
• Calcula tu cuota con el simulador de la Seguridad Social y anótala como gasto.
• Si trabajas desde casa, mide los metros y aplica la fórmula del 30 %.
• Comprueba que las dietas se pagan con tarjeta y están dentro de los límites.
• Pon en tu calendario los plazos del 130 y el 303.

Si anotas cada gasto con su categoría desde el primer día, llegar al trimestre es cuestión de minutos. QuickBilling incluye el seguimiento de gastos en todos los planes, para llevar ese orden sin montar una hoja de cálculo.