Steuern
Betriebsausgaben für Freiberufler: Was ist absetzbar? Die Liste mit Quellen
Welche Betriebsausgaben können Freiberufler absetzen? Die Liste von Arbeitszimmer bis Laptop mit Quellen, Belegpflichten und typischen Fehlern.
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Wer selbstständig ist, zahlt nicht Steuern auf den Umsatz, sondern auf den Gewinn. Jeder Euro, den Sie nachweislich für Ihren Betrieb ausgeben, mindert diesen Gewinn. Das ist kein Trick, sondern das Grundprinzip der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Wo es kompliziert wird, sind die Grenzfälle: Mischkosten, Homeoffice, Bewirtung, größere Anschaffungen. Dieser Text sortiert, was gilt, und nennt zu jeder Zahl die Quelle.
Was überhaupt eine Betriebsausgabe ist
Das Gesetz ist an dieser Stelle kurz: Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Entscheidend ist also der Grund der Ausgabe, nicht die Art. Ein Laptop für die Arbeit ja, derselbe Laptop für die Familie nur anteilig. Je klarer Sie den Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit belegen können, desto weniger Diskussion gibt es später.
Bei der EÜR zählt grundsätzlich, wann Geld fließt. Die Abgrenzung zwischen Betriebsausgaben und Sonderausgaben ist dabei wichtig: Beiträge zu Ihrer Kranken- und Pflegeversicherung und zur Altersvorsorge sind in der Regel Sonderausgaben und gehören in die Einkommensteuererklärung, nicht in die EÜR. Betriebliche Versicherungen wie eine Berufshaftpflicht zählen dagegen zu den Betriebsausgaben.
Werbungskosten oder Betriebsausgaben?
Wer nach "Werbungskosten für Selbstständige" sucht, landet oft bei Ratgebern für Angestellte. Werbungskosten gibt es bei den sogenannten Überschusseinkünften, etwa aus nichtselbstständiger Arbeit (§ 9 EStG). Selbstständige und Freiberufler ermitteln ihren Gewinn dagegen über Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben (§ 4 EStG). Der Gedanke ist derselbe, die Regeln im Detail sind es nicht. Eine Entfernungspauschale gilt zum Beispiel in beiden Welten, aber mit anderen Voraussetzungen.
Anschaffungen: GWG-Grenze 800 Euro und Sammelposten
Für bewegliche, selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter gilt: Liegen die Anschaffungskosten abzüglich eines darin enthaltenen Vorsteuerbetrags bei höchstens 800 Euro, können Sie sie im Jahr der Anschaffung voll als Betriebsausgabe abziehen (§ 6 Abs. 2 EStG, geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG). Als Regelbesteuerter vergleichen Sie also den Nettobetrag mit der Grenze. Liegt ein Gut zwischen 250 und 1.000 Euro, können Sie alternativ einen Sammelposten bilden, der über fünf Jahre mit jeweils einem Fünftel aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG). Beides gleichzeitig im selben Jahr geht nicht, die Wahl gilt einheitlich.
Computer sind ein Sonderfall. Das BMF hat mit Schreiben vom 22. Februar 2022 klargestellt, dass für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung eine Nutzungsdauer von einem Jahr angenommen werden kann. Ein Laptop für 1.400 Euro netto lässt sich damit praktisch im Anschaffungsjahr abschreiben, obwohl er über der GWG-Grenze liegt. Das BMF betont, dass es sich dabei um die Abschreibung über ein Jahr handelt und nicht um eine Sofortabschreibung im technischen Sinn. Für Ihre EÜR kommt es aber aufs Gleiche heraus.
Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer
Zwei Wege gibt es, und sie schließen sich für denselben Zeitraum aus.
- Tagespauschale: 6 Euro für jeden Kalendertag, an dem Sie überwiegend zu Hause arbeiten und keine erste Tätigkeitsstätte außerhalb aufsuchen, höchstens 1.260 Euro im Jahr, also 210 Tage (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG). Dafür brauchen Sie kein eigenes Zimmer. Die Pauschale ist ausgeschlossen, soweit Sie ein Arbeitszimmer nach Nr. 6b geltend machen.
- Arbeitszimmer: Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind grundsätzlich nicht abziehbar. Anders ist es, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Dann können Sie statt der Kosten pauschal 1.260 Euro im Jahr abziehen (Jahrespauschale, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG). Für jeden Monat, in dem die Voraussetzungen fehlen, kürzt sich der Betrag um ein Zwölftel.
Meine Einschätzung: Wer in der Wohnungsecke mit dem Laptop arbeitet und sonst keinen Arbeitsplatz hat, fährt mit der Tagespauschale besser und ehrlicher. Ein Arbeitszimmer im steuerlichen Sinn ist ein abgetrennter Raum, der vorwiegend betrieblich genutzt wird. Ein Esstisch, den die Familie mitnutzt, ist keiner.
Fahrtkosten: Betriebsfahrten und der Weg zum Büro
Fahrten zu Kunden, zu Terminen oder zu Fortbildungen sind betrieblich veranlasst. Bei einem Fahrzeug, das Sie betrieblich und privat nutzen, kommt es auf die richtige Aufteilung an. Nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG können Sie die Privatnutzung pauschal nach dem Listenpreis ansetzen oder mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch nachweisen. Wer keinen Beleg- und Fahrtenbuchnachweis führt, kommt in der Regel nicht um die pauschale Variante herum.
Für den Weg zwischen Wohnung und Betriebsstätte gilt eine eigene Regel (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Das betrifft zum Beispiel ein angemietetes Büro oder einen festen Coworking-Platz. Diese Wege sind nur in Höhe der Entfernungspauschale abziehbar. Sie beträgt seit 2026 einheitlich 0,38 Euro für jeden vollen Kilometer der einfachen Entfernung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG, geändert durch das Steueränderungsgesetz 2025). Bis 2025 galten für die ersten 20 Kilometer noch 0,30 Euro.
Bewirtung und Geschenke: enge Regeln
- Bewirtung aus geschäftlichem Anlass ist nur zu 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Sie müssen Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe schriftlich festhalten. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, und die Rechnung muss beigefügt sein.
- Geschenke an Geschäftspartner sind nur abziehbar, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 50 Euro nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Wer die Grenze überschreitet, verliert den Abzug für das ganze Geschenk, nicht nur für den Überschuss.
- Nicht abziehbar sind außerdem Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG). Der Strafzettel gehört also nicht in die EÜR, auch wenn er auf einer Kundenfahrt entstanden ist.
Betriebsausgaben Liste: typische Posten im Überblick
| Ausgabe | Wie Sie sie behandeln |
|---|---|
| Software, Cloud-Dienste, Domains | Betriebsausgabe, bei gemischter Nutzung nur anteilig |
| Fachliteratur, Weiterbildung mit Berufsbezug | Betriebsausgabe, Bezug zur Tätigkeit dokumentieren |
| Steuerberatung, Buchhaltungssoftware | Betriebsausgabe, soweit sie den Betrieb betreffen |
| Berufshaftpflicht, betriebliche Versicherungen | Betriebsausgabe |
| Mobilfunk und Internet (gemischt) | Nur der betriebliche Anteil, Quote nachvollziehbar festlegen und beibehalten |
| Laptop, Monitor (bis 800 Euro netto) | Sofort absetzbar (GWG, § 6 Abs. 2 EStG) |
| Laptop, Bildschirm (über 800 Euro netto) | Abschreibung, bei Computern oft Nutzungsdauer ein Jahr (BMF 22.02.2022) |
| Angemietetes Büro, Coworking | Miete ist Betriebsausgabe, der Weg dorthin nur mit Entfernungspauschale |
| Arbeitsplatz zu Hause | Tagespauschale 6 Euro (max. 1.260 Euro) oder Jahrespauschale 1.260 Euro bei Mittelpunkt |
| Bewirtung von Geschäftspartnern | 70 Prozent, mit schriftlichen Angaben |
| Geschenke an Geschäftspartner | Nur bis 50 Euro je Empfänger und Jahr |
Kleinunternehmer und Vorsteuer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, dürfen aber auch keine Vorsteuer ziehen. Für Ihre EÜR heißt das: Sie setzen die Brutto-Beträge Ihrer Eingangsrechnungen an. Regelbesteuerte Selbstständige buchen dagegen den Nettobetrag als Betriebsausgabe und die Vorsteuer getrennt. Das gilt auch für die GWG-Grenze: Die 800 Euro werden nach Abzug einer Vorsteuer geprüft, wer keine Vorsteuer abziehen darf, vergleicht deshalb den Bruttobetrag.
Belege: acht Jahre aufbewahren
Ohne Beleg kein Abzug, zumindest kein sicherer. Buchungsbelege müssen Sie nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufbewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Seit 2025 gilt zusätzlich: Erhalten Sie eine E-Rechnung, müssen Sie den strukturierten Datenteil, also die XML-Datei, im Originalformat aufbewahren und nicht nur ein PDF oder einen Ausdruck. Worauf es bei E-Rechnungen ankommt, steht im eigenen Artikel dazu.
Praktisch heißt das: Belege am selben Tag fotografieren oder hochladen, Geschäfts- und Privatkonto trennen und Mischkosten mit einer festen Quote buchen. Wer Ausgaben nach Lieferanten und Kategorien sammelt, hat vor der EÜR deutlich weniger Arbeit. QuickBilling hat dafür einen eigenen Ausgabenbereich neben der Rechnungsstellung.
Fünf Fehler, die Ärger machen
- Privatanteile bei Handy, Internet oder Auto nicht herausrechnen. Wer 100 Prozent ansetzt, muss sie im Zweifel begründen können.
- Das Arbeitszimmer geltend machen, obwohl es nicht der Mittelpunkt der Tätigkeit ist und die Tagespauschale die bessere Wahl wäre.
- Bewirtung ohne Angaben zu Teilnehmern und Anlass.
- Geschenke über 50 Euro pro Empfänger und Jahr voll absetzen.
- Größere Anschaffungen ohne Abschreibungsplan buchen und im Folgejahr vergessen.
Ein letzter Hinweis: Ob sich ein Steuerberater lohnt, ist eine Frage der Komplexität, nicht der Größe. Spätestens wenn Sie investieren, Mitarbeiter einstellen oder zwischen Kleinunternehmer und Regelbesteuerung wechseln, rechnet sich die Stunde fast immer.