Zahlungserinnerung schreiben: Muster und Fristen

Nachhaken gehört zum Geschäft. Die meisten überfälligen Rechnungen sind kein böser Wille: Sie liegen im Postfach der falschen Person, hängen in einer Freigabe oder brauchen eine Bestellnummer, die nie jemand genannt hat. Eine kurze, sachliche Erinnerung klärt das meist in einem Tag. Eine ungeduldige, spitze Mail macht aus einem Versehen einen Streit. Dieser Beitrag zeigt, in welcher Reihenfolge und mit welchem Ton Sie vorgehen, und liefert fünf Texte zum Anpassen.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: der Unterschied

Im Gesetz kommt die „Zahlungserinnerung“ nicht vor, nur die Mahnung. Nach § 286 Abs. 1 BGB gerät ein Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nicht zahlt, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt. Für die Mahnung schreibt das Gesetz keine Form vor. Ist die Zahlung nach dem Kalender bestimmt, etwa mit „zahlbar bis 15.08.2026“, braucht es nach § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB nicht einmal das. Und spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt der Verzug bei Entgeltforderungen auch ohne Mahnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB).

Die Unterscheidung im Alltag ist also eine Frage des Tons, nicht des Rechts: Die Zahlungserinnerung ist die freundliche Variante („ist die Rechnung vielleicht durchgerutscht?“), die Mahnung die bestimmte („bitte zahlen Sie bis zum …, sonst Verzugszinsen“). Wie viele Mahnstufen Sie fahren, ist ebenfalls Übung und keine Pflicht. Üblich sind eine Erinnerung und bis zu drei Mahnungen. Für Selbstständige mit wenigen Kunden reichen meist zwei Schritte vor dem gerichtlichen Weg. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Der Zeitplan: wann welche Nachricht rausgeht

Der folgende Ablauf geht von einem Zahlungsziel von 14 Tagen aus. Die Abstände sind Richtwerte aus der kaufmännischen Praxis, kein Gesetz. Passen Sie sie an Ihr Zahlungsziel und an die Beziehung zum Kunden an.

Der richtige Ton im deutschen B2B

• Bleiben Sie beim „Sie“, auch wenn Sie sich sonst duzen. Wenn es später ernst wird, wirkt der Wechsel unfreundlich und macht die Mail nicht besser.
• Gehen Sie in der ersten Erinnerung vom Versehen aus. Das ist meist richtig, und wenn nicht, haben Sie nichts verloren.
• Schreiben Sie Tatsachen statt Wertungen: „Die Rechnung vom 01.08.2026 ist seit dem 15.08.2026 offen“, nicht „Sie haben schon wieder nicht gezahlt“.
• Nennen Sie in jeder Mail Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliche Fälligkeit und neues Datum. Die Buchhaltung braucht nichts anderes.
• Steigern Sie die Deutlichkeit, nicht die Lautstärke. Die zweite Mahnung ist knapper als die erste, nicht giftiger.
• Schreiben Sie an die Person, die zahlt. Gehen Sie, wenn nötig, in Cc zum Ansprechpartner im Projekt, aber nicht an dessen Vorgesetzte.
• Rufen Sie an, wenn es um viel Geld geht. Ein Satz am Telefon klärt, ob die Rechnung angekommen ist, und Sie halten das Ergebnis danach in einer kurzen Mail fest.

Fünf Vorlagen: von der Erinnerung bis zur letzten Mahnung

Setzen Sie die Platzhalter ein und passen Sie die Anrede an. Bei den formelleren Texten (Mahnung) ist „Sehr geehrte Frau …“ üblich, bei der ersten Erinnerung genügt „Guten Tag Frau …“.

Betreff: Rechnung [Nr.], fällig am [Datum]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

kurze Erinnerung für Ihre Unterlagen: Die Rechnung Nr. [Nr.] über [Betrag] Euro ist am [Datum] fällig. Sie hängt noch einmal an.

Falls sie bereits im Zahlungslauf ist, bitte ich um Entschuldigung für die Mail.

Viele Grüße
[Ihr Name]

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Nr.]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

die Rechnung Nr. [Nr.] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Auf meinem Konto ist bisher kein Zahlungseingang zu sehen.

Vielleicht hat sich die Zahlung mit dieser Mail überschnitten, oder die Rechnung ist an der falschen Stelle gelandet. Ich hänge sie deshalb noch einmal an. Wenn Ihre Buchhaltung eine Bestellnummer oder eine andere Rechnungsadresse braucht, teilen Sie mir das bitte mit, dann stelle ich die Rechnung neu aus.

Über eine kurze Rückmeldung bis zum [Datum] würde ich mich freuen.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Betreff: 1. Mahnung zu Rechnung [Nr.]

Sehr geehrte Frau [Nachname] / Sehr geehrter Herr [Nachname],

leider habe ich auf meine Zahlungserinnerung vom [Datum] keine Antwort erhalten. Die Rechnung Nr. [Nr.] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro ist seit dem [Fälligkeitsdatum] offen.

Ich bitte Sie, den Betrag bis zum [Datum, in 7 bis 10 Tagen] auf das auf der Rechnung genannte Konto zu überweisen.

Mit dieser Mahnung setze ich Sie in Verzug. Ich behalte mir vor, Verzugszinsen nach § 288 BGB sowie die Verzugspauschale von 40 Euro geltend zu machen.

Sollte es einen Grund für die Verzögerung geben, rufen Sie mich gern an. Ich finde eine Lösung.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung [Nr.], Zahlungsfrist bis [Datum]

Sehr geehrte Frau [Nachname] / Sehr geehrter Herr [Nachname],

die Rechnung Nr. [Nr.] über [Betrag] Euro ist trotz Zahlungserinnerung vom [Datum] und Mahnung vom [Datum] nicht beglichen.

Offen sind derzeit:
Rechnungsbetrag: [Betrag] Euro
Verzugszinsen seit dem [Datum]: [Betrag] Euro
Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB: 40,00 Euro
Gesamt: [Betrag] Euro

Ich setze Ihnen eine letzte Frist bis zum [Datum, in 5 bis 7 Tagen]. Geht der Betrag bis dahin nicht ein, werde ich die Forderung gerichtlich geltend machen (Mahnbescheid) oder an ein Inkassounternehmen übergeben. Die dadurch entstehenden Kosten würden Sie tragen müssen, soweit sie als Verzugsschaden ersatzfähig sind.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Betreff: Rechnung [Nr.], erneute Zusendung

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Ich schicke Ihnen die Rechnung Nr. [Nr.] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro hiermit noch einmal. Versendet hatte ich sie am [Datum] an [Adresse]. Wenn die Rechnung bei einer anderen Adresse eingehen soll, nennen Sie mir diese bitte.

Damit die Zahlung nicht weiter verzögert wird, bitte ich um Überweisung bis zum [Datum, in 7 Tagen].

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Verzugszinsen und Pauschale: was Sie in der Mahnung ankündigen dürfen

Im Geschäftsverkehr ohne Verbraucher beträgt der Verzugszinssatz nach § 288 Abs. 2 BGB neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Die Bundesbank nennt den Basiszinssatz mit 1,52 Prozent seit dem 1. Juli 2026, das ergibt 10,52 Prozent im Jahr. Zusätzlich steht dem Gläubiger einer Entgeltforderung nach § 288 Abs. 5 BGB gegenüber Nicht-Verbrauchern eine Pauschale von 40 Euro zu. Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli, prüfen Sie deshalb den aktuellen Wert, bevor Sie rechnen. Welche Posten Sie sonst noch verlangen können, erklärt der Beitrag zu Verzugszinsen und Verzugspauschale.

Erfinden Sie keine Mahngebühren. Ersatzfähig ist nur der tatsächlich entstandene Verzugsschaden, und der muss nachweisbar sein. Eine pauschal erhobene „Mahngebühr“ in beliebiger Höhe lädt zu Widerspruch ein und kostet Sie die Glaubwürdigkeit, die Sie gerade brauchen.

Was Sie festhalten sollten

• Versanddatum und Empfängeradresse jeder Mail. Bei der letzten Mahnung lohnt sich ein Nachweis der Zustellung, etwa Einschreiben oder eine Mail mit Lesebestätigung.
• Antworten und Telefonate des Kunden, mit Datum und Inhalt in einer Zeile.
• Die ursprüngliche Rechnung und gegebenenfalls Abnahme oder Leistungsnachweis.
• Den Tag, an dem Sie zuletzt gemahnt haben. Forderungen verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren, gerechnet ab Jahresende, aber wer so lange wartet, hat andere Probleme.

Mahnwesen mit wenig Aufwand

Das Einfachste ist, die Mahnung nicht erst zu erfinden, wenn sie gebraucht wird. Tragen Sie bei jeder Rechnung die Fälligkeit im Kalender ein und legen Sie fest, an welchem Tag die Erinnerung rausgeht. In QuickBilling sind Kunden-Erinnerungen pro Rechnung wählbar, sie gelten für Rechnungen, die Sie über die E-Mail von QuickBilling verschicken. Außerdem sehen Sie bei Freigabelinks, ob die Rechnung geöffnet wurde. Das erspart manchen Satz wie „Haben Sie die Rechnung überhaupt erhalten?“, ersetzt aber nicht den Anruf, wenn es um viel Geld geht.