Facturación
Cómo enviar una factura a un cliente (con modelo de email)
Cómo enviar una factura al cliente por email o con un enlace: qué adjuntar, cómo redactar el mensaje, qué cambia con Verifactu y seis modelos de correo.
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Adjuntar un PDF y pulsar «Enviar» parece lo más sencillo del mundo. Pero es justo aquí donde las facturas se pierden: acaban en la carpeta de spam, llegan a la persona que contrató el trabajo y no a quien paga, o se quedan sin abrir hasta que vence el plazo. Esta guía explica cómo enviar una factura por email o con un enlace, qué canal conviene en cada caso, qué dice la normativa española sobre el envío y qué se te viene encima con la factura electrónica obligatoria y Verifactu. Al final tienes seis plantillas de email para copiar.
Cómo enviar una factura a un cliente en cinco pasos
- Revisa la factura. Número, fecha, importes, tipo de IVA, retención de IRPF si procede y datos de pago tienen que estar bien antes de que salga.
- Elige el canal: email con el PDF adjunto, enlace para ver y descargar la factura, tu programa de facturación o el portal de proveedores del cliente, si lo tiene.
- Envíala a quien paga, no solo a quien te encargó el trabajo. En el asunto pon el número de factura, tu nombre y el vencimiento.
- Pide confirmación de recibo con una frase y apunta el vencimiento en tu calendario.
- Programa un recordatorio para unos días antes de que venza, de modo que el seguimiento ya esté decidido cuando llegue el momento.
Si todavía no has emitido la factura, empieza por la guía sobre cómo hacer una factura y vuelve después. Aquí solo hablamos de hacerla llegar. Y si ya está vencida, salta directamente a cómo reclamar el pago de una factura con educación.
Antes de enviar: lista de comprobación
Diez segundos de revisión te ahorran una semana de idas y venidas. Una factura enviada con un error no se «corrige» sin más: en España se corrige con una factura rectificativa, y a ninguna gestoría le hace gracia recibir una.
- Número y serie: correlativos, sin saltos que no sepas explicar.
- Fecha de expedición y fecha de vencimiento, escritas como fechas y no solo como «a 30 días». La guía sobre plazos de pago de facturas explica las opciones.
- Datos fiscales de los dos: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota, y la retención de IRPF si facturas como profesional a otra empresa o autónomo.
- Forma de pago: IBAN y titular, o un enlace de pago. Si el cliente es de otro país, añade también el BIC/SWIFT.
- Destinatario correcto: el correo de administración o facturación, y el número de pedido si el cliente los usa.
- Una copia guardada. El Reglamento de facturación obliga a conservar copia de las facturas que expides (art. 1 del Real Decreto 1619/2012).
¿Es válida una factura enviada por email?
Sí. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, en el BOE) dice en su artículo 8 que las facturas pueden expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico. Hay un matiz que casi nadie recuerda: según el artículo 9.2, expedir y enviar la factura en formato electrónico exige que el destinatario haya dado su consentimiento, salvo en los casos de factura electrónica obligatoria. En la práctica, si llevas meses mandando PDF a un cliente y nunca ha puesto pegas, tienes ese consentimiento de hecho. Con un cliente nuevo, una línea en el presupuesto lo deja claro: «Las facturas se envían en PDF por correo electrónico».
Formas de enviar una factura, con sus pros y sus contras
| Método | Va bien para | Ojo con |
|---|---|---|
| Email con PDF adjunto | Casi cualquier cliente, sin cuentas ni registros, fácil de reenviar a administración o a la gestoría | No sabes si lo han abierto; algunos filtros bloquean adjuntos; el recordatorio lo envías tú a mano |
| Enlace para ver la factura | Clientes que odian los adjuntos; puedes corregir un error sin mandar otro archivo | Algunos filtros de empresa bloquean enlaces de remitentes desconocidos; solo sirve si el cliente hace clic |
| Programa de facturación (envío desde la app) | Aspecto uniforme, historial guardado, datos de pago en cada factura | Una herramienta más que mantener; comprueba que el cliente puede obtener también un PDF normal |
| WhatsApp u otro mensaje | Clientes particulares o muy pequeños que ya hablan contigo por ahí | Se pierde en el chat y no deja un rastro ordenado; mejor mándalo también por email |
| Portal de proveedores del cliente | Grandes empresas que exigen subir la factura a su plataforma | Cada portal tiene sus reglas de formato; pregunta cuál usan antes de la primera factura |
| Factura electrónica estructurada (por ejemplo Facturae o UBL) | Clientes que la exigen hoy y, en unos años, la mayoría de operaciones entre empresas | Un PDF o un enlace no es esto; hace falta software que genere el archivo con los datos estructurados |
Email con el PDF adjunto
Sigue siendo el método por defecto y para la mayoría de trabajos freelance funciona bien. Ponle al archivo un nombre que alguien pueda ordenar dentro de dos años: Factura-2026-014-Lucia-Navarro.pdf es mejor que factura.pdf. Escribe también en el cuerpo del mensaje el importe, el vencimiento y cómo pagar, porque mucha gente lee el correo y no abre el adjunto. Si es la primera vez que envías una factura por email, las plantillas uno y dos de más abajo son la receta completa.
Enlace en lugar de adjunto
Con un enlace, el cliente abre una página en lugar de un archivo. Es cómodo cuando quieres corregir un dato sin abrir otra cadena de correos, o cuando quieres saber si alguien ha mirado la factura. La pega está en la bandeja de entrada: un enlace en un correo corto de un remitente desconocido es justo lo que desconfían los filtros antispam. Escríbelo dentro de una frase normal y ofrece el PDF a quien lo prefiera.
Enviar desde tu programa de facturación
Si envías desde la misma herramienta que emitió la factura, el número, el PDF y la fecha de envío quedan juntos. En QuickBilling puedes mandar la factura por email con los campos para, cc y cco, tu propio asunto y mensaje, o generar un enlace para compartir. El IBAN o el enlace de pago aparecen en el PDF y en la página compartida. QuickBilling no procesa pagos con tarjeta: los datos de pago que añadas son la forma en que tu cliente te paga. La app y los documentos están disponibles en español.
Factura electrónica obligatoria y Verifactu: qué cambia y cuándo
Aquí la gente suele mezclar dos cosas distintas, así que conviene separarlas. Una es la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. La otra es Verifactu, que no trata del formato de la factura sino del software con el que la emites.
Factura electrónica B2B. La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, la impuso, y el Real Decreto 238/2026 (BOE de 31 de marzo de 2026) la desarrolla. Obliga a emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado cuando el cliente es otro empresario o profesional con actividad en España; los formatos admitidos son CII, UBL, EDIFACT y Facturae. El plazo no corre desde una fecha fija, sino desde la entrada en vigor de una orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria. Desde ese momento hay doce meses para quienes facturaron más de 8 millones de euros el año anterior y veinticuatro meses para todos los demás, autónomos incluidos. El proyecto de orden que publicó Hacienda en abril de 2026 preveía su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, pero comprueba en la web de la Agencia Tributaria si ya se ha publicado la orden definitiva, porque de ella depende tu fecha. Quedan fuera las facturas simplificadas, y no afecta a las que emites a particulares.
Verifactu. Es el nombre coloquial del Real Decreto 1007/2023, que fija requisitos para los programas con los que se emiten facturas: que no permitan alterarlas sin dejar rastro, que guarden un registro de cada factura y que incluyan un código QR. El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó los plazos: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. Según la Agencia Tributaria, quedan fuera quienes ya llevan el SII o TicketBAI. La propia Agencia ofrece una aplicación gratuita de facturación.
Lo que esto significa al enviar facturas: un PDF por email o un enlace no es una factura electrónica estructurada. Tampoco te convierte en usuario de Verifactu el hecho de enviarla por correo; lo que cuenta es el programa con el que la emites. QuickBilling envía facturas en PDF y por enlace, y no afirma cumplir Verifactu ni generar facturas electrónicas estructuradas, así que si tu actividad entra en el ámbito de estas normas, habla con tu gestor sobre qué software te hará falta y cuándo. Esto es información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico.
Cuándo enviar la factura
La norma es bastante concreta. Según el artículo 11 del Reglamento de facturación, la factura debe expedirse en el momento de realizarse la operación; si el destinatario es un empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Y a efectos de cobro, la Ley 3/2004 de morosidad dice que el proveedor debe hacer llegar la factura antes de que pasen quince días desde la entrega o la prestación del servicio. En resumen: factura cuando termines el trabajo o alcances el hito acordado, no a final de mes por costumbre. El plazo de pago empieza a correr con ella, y cada día que esperas es un día que financias el proyecto de tu cliente.
Verás consejos sobre el mejor día de la semana o la mejor hora para mandar una factura. Trátalos como folclore. La regla útil es otra: un día laborable, en horario de oficina del cliente y a la persona que paga.
Asuntos que se abren
El asunto tiene un solo trabajo: que la persona adecuada reconozca el correo como una factura y lo archive. Lo ingenioso no ayuda. Estos funcionan porque llevan lo que busca administración cuando necesita encontrarla.
- Factura [nº de factura] de [tu nombre], vence el [fecha]. El número y el vencimiento son lo que alguien teclea en el buscador meses después.
- Factura [nº de factura] del proyecto [nombre del proyecto]. Útil si el cliente cruza facturas con proyectos o con números de pedido.
- [Tu nombre o empresa], factura [nº de factura], [mes]. Para una iguala mensual, donde el mes lo dice todo.
- Factura de anticipo [nº de factura] del proyecto [nombre]. Que se vea desde fuera que es un anticipo, sin tener que abrirla.
- Evita «Una consulta», «Hola» o «Seguimos» en el primer envío. Parecen un mensaje que puede esperar, y espera.
Seis plantillas de email para enviar una factura
Cambia lo que va entre corchetes, borra lo que no aplique y mantén el mensaje corto. Estas plantillas cubren solo el primer envío. Para facturas vencidas tienes otras en la guía de cómo reclamar el pago.
Asunto: Factura [nº de factura] de [tu nombre], vence el [fecha de vencimiento]
Hola [nombre]:
Gracias de nuevo por confiar en mí para [proyecto]. Te adjunto mi primera factura: la [nº de factura], por importe de [importe] €, con vencimiento el [fecha de vencimiento] ([forma de pago acordada]).
Los datos para el pago están en la factura. Puedes pagar por [transferencia / enlace de pago]. Si en administración necesitan un número de pedido, otra dirección de facturación o algún dato más, dímelo y te la reenvío corregida hoy mismo.
¿Me confirmas que ha llegado y que está en manos de la persona adecuada? Así nos ahorramos un recordatorio más adelante.
Un saludo,
[Tu nombre]
[Tu empresa o NIF]Asunto: Factura [nº de factura] de [tu nombre], vence el [fecha de vencimiento]
Hola [nombre]:
Te adjunto la factura [nº de factura] por [descripción breve del trabajo], por un total de [importe] €.
Vence el [fecha de vencimiento]. Los datos de pago están en la factura.
Si hay que cambiar algo, dímelo.
Un saludo,
[Tu nombre]Asunto: [Tu empresa], factura [nº de factura], [mes]
Hola [nombre]:
Te envío la factura de [mes] correspondiente a [iguala mensual / contrato de mantenimiento]: nº [nº de factura], por [importe] €, con vencimiento el [fecha de vencimiento].
Incluye [qué cubre]. Lo que queda fuera del alcance acordado va detallado aparte, con una nota breve.
La próxima factura te llegará el [fecha], con las mismas condiciones.
Gracias,
[Tu nombre]Asunto: Factura de anticipo [nº de factura] del proyecto [nombre del proyecto]
Hola [nombre]:
Tal y como acordamos en el presupuesto, te envío la factura de [anticipo / hito: nombre del hito] del proyecto [nombre]: nº [nº de factura], por [importe] €, con vencimiento el [fecha de vencimiento].
Empiezo con [siguiente fase] en cuanto se reciba el pago, para que se mantengan las fechas que hemos hablado. El importe se descontará de la factura final.
Si en tu empresa prefieren pagar de otra forma, avísame y cambio los datos de pago.
Gracias,
[Tu nombre]Asunto: Factura [nº de factura] de [tu nombre], vence el [fecha de vencimiento] ([moneda])
Hola [nombre]:
Te adjunto la factura [nº de factura], por un total de [importe] [moneda], con vencimiento el [fecha de vencimiento].
Para pagar por transferencia, utiliza el IBAN y el BIC/SWIFT que figuran en la factura e indica [nº de factura] como concepto. Por favor, envía el importe completo en [moneda] y elige la opción en la que el ordenante asume las comisiones bancarias, para que lo que yo reciba coincida con la factura.
[Solo si procede: la factura se emite sin IVA. Consulta con tu asesor si en tu país se aplica la inversión del sujeto pasivo a esta compra.]
Si en el departamento de finanzas necesitan un número de IVA, un número de pedido u otro formato, dímelo.
Gracias,
[Tu nombre]
[Tu empresa o NIF]Asunto: Factura [nº de factura], vence en [X] días
Hola [nombre]:
Te vuelvo a adjuntar, para tu archivo, la factura [nº de factura] por [importe] €. Vence el [fecha de vencimiento], dentro de [X] días.
Los datos de pago están en la factura. Si ya está en vuestra próxima tanda de pagos, gracias y olvida este mensaje.
Un saludo,
[Tu nombre]Qué pasa después de enviarla
Enviar no es el final del trabajo. Tres hábitos pequeños eliminan casi toda la incertidumbre.
- Confirma que ha llegado. Pide una respuesta de una línea o comprueba que el correo no ha rebotado. Si el cliente no contesta, escribir al contacto de administración es razonable.
- Sabe si la han visto. Un adjunto no te dice nada. Con los enlaces compartidos de QuickBilling, la factura registra cuándo se abre el enlace y puedes verlo en las analíticas; los planes de pago guardan además IP y ubicación. Quien paga también puede marcar la factura como pagada desde el enlace.
- Programa un recordatorio. En QuickBilling los recordatorios al cliente son opcionales en cada factura y solo funcionan en facturas enviadas por el email de QuickBilling. Si envías por otra vía, apunta la fecha en tu calendario.
El plan gratuito incluye cinco enlaces compartidos al mes, suficiente para probar el hábito. Los detalles están en la página de facturación y en la de analíticas.
Errores habituales al enviar facturas
- Mandarla solo a tu contacto del proyecto, cuando solo administración puede liberar el pago. Pregunta una vez, al principio, quién es.
- Un archivo llamado factura.pdf. A la quinta factura tuya, nadie la encuentra.
- Los datos de pago solo dentro del adjunto. Pon también el importe y el vencimiento en el cuerpo del correo.
- Olvidar el BIC/SWIFT en una factura internacional y recibir una transferencia que llega corta por las comisiones.
- Llamar factura electrónica a un PDF o a un enlace y dar por hecho que cumple lo que pide el cliente. Pregunta qué formato aceptan exactamente.
- Cambiar una factura ya enviada sin rectificativa. Si el original tiene un error, lo que corresponde es una factura rectificativa, con serie y número propios.
- Confundir una factura con un recibo o con un presupuesto. Si dudas, mira la guía sobre la diferencia entre factura, recibo, presupuesto y albarán.
- Esperar al vencimiento para hacer el seguimiento. El recordatorio programado del paso cinco existe para eso.