Facturación
Factura, recibo, albarán y presupuesto: diferencias
Diferencia entre factura y recibo, albarán, presupuesto y factura proforma: para qué sirve cada documento y cuándo debes emitirlo como autónomo.
Publicado 7 min de lectura
En esta página
«Mándame la factura» puede querer decir cuatro cosas: el justificante de que has cobrado, el precio de lo que vas a hacer, la nota de lo que has entregado o el documento que su gestoría necesita para deducirse el gasto. Confundirlos tiene consecuencias reales: un cliente que no puede deducirse el IVA, un cobro sin soporte o un presupuesto que se interpreta como un compromiso de pago. Aquí van los seis documentos con los que se tropieza cualquier autónomo, con lo que sirve cada uno y lo que no.
La versión corta
- Antes del trabajo: presupuesto. Lo que esperas cobrar, con alcance y condiciones.
- Antes de entregar, si quieres cobrar algo por adelantado: factura (de anticipo). La factura proforma no sirve para eso.
- Al entregar: albarán, si entregas bienes o quieres dejar constancia de la entrega.
- Cuando debes cobrar: factura. Es el documento con valor fiscal.
- Cuando te han pagado: recibo, si el cliente quiere constancia del pago. Opcional.
- En una venta pequeña al público: ticket o factura simplificada.
Cuadro comparativo
| Documento | Para qué sirve | Valor fiscal | Cuándo se emite |
|---|---|---|---|
| Factura | Documenta una operación y es la base del IVA y del IRPF de ambas partes | Sí. Es obligatoria para empresarios y profesionales (art. 2 del Reglamento de facturación) | Al realizar la operación; si el cliente es profesional, antes del día 16 del mes siguiente |
| Factura simplificada (ticket) | Lo mismo, con menos datos, para ventas de poco importe | Sí, hasta 400 € con IVA incluido y en casos concretos hasta 3.000 € (art. 4) | En el momento de la venta |
| Recibo | Confirma que se ha recibido un pago | No sustituye a la factura; el Reglamento solo lo regula en el régimen especial agrario | Después de cobrar |
| Presupuesto | Ofrece un precio y unas condiciones antes de empezar | No. Es una oferta comercial, no un justificante | Antes de aceptar el encargo |
| Albarán | Deja constancia de la entrega de bienes o de la prestación | No sustituye a la factura, aunque sirve como prueba de la entrega | Al entregar |
| Factura proforma | Anticipa cómo será la factura definitiva | No. No la regula el Reglamento de facturación | Antes de entregar o de facturar |
Factura: el documento que importa
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a empresarios y profesionales a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios de su actividad, y en todo caso cuando el cliente es otro empresario o profesional. Lo que debe contener está en la guía sobre cómo hacer una factura. Lo que interesa aquí es el efecto: la factura es lo que tu cliente usa para deducirse el gasto y el IVA, y lo que tú usas para declarar el ingreso. Si lo único que tienes es un recibo, un presupuesto o un mensaje que dice «ok, pago el viernes», tienes una prueba, pero no una factura.
Dos variantes que se mencionan mucho. La factura rectificativa corrige o anula una factura que tenía algún error; tiene su serie propia y se emite con referencia a la original (artículo 15). La factura de anticipo documenta un pago recibido antes de hacer el trabajo: el mismo artículo 2 dice que debe expedirse factura por los pagos recibidos antes de la entrega o prestación. Más sobre esto en la guía para pedir un anticipo a un cliente.
Ticket y factura simplificada
El preámbulo del Reglamento explica que la factura simplificada «viene a sustituir a los denominados tiques». Se puede usar cuando el importe no supera 400 euros con IVA incluido, y hasta 3.000 euros en actividades como el comercio minorista, la hostelería o la peluquería (artículo 4). Lleva menos datos: número, fecha, tu NIF y nombre, qué se vende, el tipo de IVA y el total (artículo 7). Si el cliente es un empresario y necesita deducir el IVA, hay que completarla con su NIF y su domicilio. Para un freelance que factura servicios a empresas, la simplificada rara vez es la solución; es la herramienta de quien vende al público.
Recibo: prueba de pago, no factura
Un recibo dice «he recibido tanto de tal persona en tal fecha por tal concepto». Es útil para el cliente que quiere constancia o para ti, si tienes que probar que cobraste. Pero no es una factura: el Reglamento de facturación solo regula un recibo concreto, el de las operaciones con agricultores en régimen especial, y no menciona el recibo como alternativa a la factura en el resto de casos. Un recibo bien hecho incluye tu nombre, el del cliente, el número de la factura que cubre, el importe, la fecha y el medio de pago. Si te piden un recibo y una factura, son dos documentos.
Presupuesto: oferta, no cobro
El presupuesto dice «esto es lo que esperamos que cueste el trabajo». No se menciona en el Reglamento de facturación porque no documenta una operación realizada, sino una oferta. Aun así, es el documento que más disputas evita: escribe en él el alcance, lo que queda fuera, los plazos, el importe, la forma de pago y cuánto tiempo es válido. Cuando el cliente responde «aprobado», tienes una referencia clara. Nunca mandes un presupuesto cuando administración espera una factura: te pagarán tarde o no te pagarán. En QuickBilling puedes crear presupuestos, y quien los recibe puede aceptarlos o rechazarlos desde el enlace y, si aceptan, convertirlos en factura sin volver a teclear nada.
Albarán: la nota de entrega
El albarán, también llamado nota de entrega, deja constancia de que se han entregado bienes o se ha prestado un servicio en una fecha determinada. No tiene por qué llevar precios (el «albarán valorado» sí los lleva) y no sustituye a la factura. Para un freelance de servicios es menos frecuente, pero resulta útil en entregas por fases o con aceptación formal. Tiene un valor práctico: la Ley de Enjuiciamiento Civil lo menciona expresamente, junto a las facturas, entre los documentos con los que se puede acudir al procedimiento monitorio para reclamar una deuda (artículo 812). Si firma el cliente, mejor.
Factura proforma: la que no es una factura
La proforma se parece a una factura, pero es un documento previo: da un precio cerrado antes de entregar o de facturar. Se usa a menudo para que el cliente apruebe un pago por adelantado, para tramitar importaciones o para justificar una subvención. No aparece en el Reglamento de facturación, así que no la trates como factura: no sirve para que tu cliente se deduzca el IVA ni como justificante de tu ingreso. Si recibes dinero a cuenta tras una proforma, lo que corresponde es emitir entonces una factura real por ese importe. Para evitar confusiones, escribe «proforma, sin validez fiscal» de forma visible.
El ciclo completo de un proyecto freelance
1
Presupuesto
Alcance, plazos, precio y forma de pago. El cliente lo acepta por escrito o con un «de acuerdo» por correo.
2
Factura de anticipo
Si pides una parte por adelantado, es una factura real, con su número, y no una proforma. Se descuenta de la final.
3
Entrega y albarán
Entregas el trabajo y, si procede, dejas constancia de la fecha y la aceptación.
4
Factura final
Por el importe restante, con el anticipo descontado y el vencimiento a la vista.
5
Recibo, si lo piden
Cuando el pago entra, un recibo confirma que el saldo es cero.
Errores habituales con estos documentos
- Llamar «factura» a un presupuesto o a una proforma y esperar que el cliente pueda deducirse el gasto.
- No emitir factura de un pago recibido por adelantado. La obligación existe aunque el trabajo aún no esté hecho.
- Emitir un recibo en lugar de una factura a una empresa.
- Presupuestos sin fecha de validez ni forma de pago. El cliente los lee como quiere.
- Usar un albarán sin firma ni fecha: no prueba la entrega.
- Confundir un ticket con una factura. Para deducirse el IVA, una empresa necesita una factura completa o una simplificada con sus datos añadidos.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Si dudas de qué documento corresponde a una operación concreta, pregunta a tu gestor antes de emitirlo. La guía para enviar una factura por email explica después cómo hacerla llegar.