Rechnung per E-Mail versenden: Was ist erlaubt?

Anhang dran, auf Senden klicken, fertig? So einfach war es lange. Seit 2025 gilt aber: Wer als Unternehmer an andere Unternehmer abrechnet, bewegt sich in einer Übergangszeit, an deren Ende die strukturierte E-Rechnung steht. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Rechnungen heute sauber versenden, wann ein PDF noch reicht und was Sie tun sollten, damit die Rechnung beim Richtigen landet und nicht im Spamordner verschwindet.

Rechnung per E-Mail versenden in 5 Schritten

• Rechnung prüfen. Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitpunkt, Beträge und Bankverbindung müssen stimmen, bevor die Datei Ihr Postfach verlässt.
• Format klären. Für 2026 genügt bei Leistungen an andere Unternehmer noch das PDF, sofern der Empfänger einverstanden ist. Wer vorbereitet sein will, fragt schon jetzt, ob der Kunde eine E-Rechnung wünscht.
• An die richtige Adresse senden. Nicht nur an den Ansprechpartner im Projekt, sondern an die Stelle, die die Rechnung bucht und bezahlt.
• Betreff aussagekräftig wählen: Rechnungsnummer, Ihr Name, Fälligkeitsdatum.
• Eingang bestätigen lassen und die Fälligkeit im Kalender eintragen.

Wie eine Rechnung inhaltlich aufgebaut sein muss, steht im Artikel zu den Pflichtangaben. Hier geht es nur um den Versand. Ist die Rechnung schon überfällig, hilft eher der Beitrag zur höflichen Zahlungserinnerung.

Vor dem Versand: die kurze Checkliste

Zehn Sekunden Kontrolle ersparen Ihnen eine Korrekturrechnung. Und die ist lästig: Sie braucht eine eigene Nummer oder eine Stornorechnung, und jede Buchhaltung bei Ihrem Kunden muss den Vorgang zweimal anfassen.

• Rechnungsnummer einmalig und fortlaufend. Das verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG.
• Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt (Nr. 3 und Nr. 6). Bei Dienstleistungen reicht der Kalendermonat, so erlaubt es § 31 Abs. 4 UStDV.
• Fälligkeit als Datum, nicht nur als „14 Tage netto“. Wie Sie Zahlungsziele wählen, steht im Beitrag zum Zahlungsziel.
• Bankverbindung mit IBAN und Verwendungszweck. Bei Kunden im Ausland zusätzlich BIC.
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers (Nr. 2). Wer unsicher ist, fragt vor der ersten Rechnung den Steuerberater, nicht danach.
• Anschrift des Empfängers genau wie im Vertrag, bei Firmenkunden mit Bestellnummer, falls dort üblich.

Die Versandwege im Vergleich

PDF per E-Mail: ausdrücklich erlaubt, aber nicht mehr selbstverständlich

Ein PDF ist rechtlich eine „sonstige Rechnung“. Das steht in § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG: Sonstige Rechnung ist, was in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Und Satz 5 verlangt für jede elektronische Übermittlung, die keine Pflicht ist, die Zustimmung des Empfängers. Die muss nicht schriftlich sein. Wer einen Kunden schon länger per PDF beliefert und nie Einwände hört, hat in der Praxis eine stillschweigende Vereinbarung. Trotzdem: Bei neuen Kunden lohnt ein Satz im Angebot, zum Beispiel „Rechnungen stelle ich als PDF per E-Mail.“

Benennen Sie die Datei so, dass auch ein Fremder sie in drei Jahren findet: Rechnung_2026-014_Mustermann.pdf statt rechnung.pdf. Und schreiben Sie Betrag, Fälligkeit und Zahlungsweise zusätzlich in den Mailtext. Viele lesen die Mail und öffnen den Anhang nie.

Freigabelink oder Rechnungsprogramm

Wenn Sie aus einem Rechnungsprogramm versenden, bleiben Nummer, PDF und Versanddatum beieinander. In QuickBilling können Sie die Rechnung mit An, Cc und Bcc, eigenem Betreff und eigenem Text per E-Mail verschicken oder stattdessen einen Freigabelink erzeugen. IBAN oder ein Zahlungslink erscheinen auf dem PDF und auf der Freigabeseite. Eine Kartenzahlung wickelt QuickBilling nicht ab: Ihr Kunde überweist oder zahlt über den Link, den Sie hinterlegt haben.

E-Rechnung: was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 kommt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist laut § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Praktisch sind das XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL), so nennt es die IHK Dresden. Ein PDF ist das nicht, auch dann nicht, wenn es hübsch aussieht und per E-Mail kommt.

Das BMF hat die Einzelheiten in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass geregelt. Dort steht auch, dass Rechnungen an Privatpersonen von der Pflicht nicht erfasst sind: Die Regelung betrifft nur Leistungen an andere Unternehmer (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Mehr zu den Formaten lesen Sie im Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD und in der Frage, ob ein PDF eine E-Rechnung ist.

Rechnung an Steuerberater und Buchhaltung: wie die Unterlagen ankommen

Ihre eigenen Ausgangsrechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren, die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Eine elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Rechnungen lesbar bleiben und online abrufbar sind. Eine E-Rechnung sollten Sie nach Hinweis der IHK Dresden im empfangenen Originalformat aufbewahren, nicht nur als ausgedrucktes Bild.

Für den Austausch mit der Steuerkanzlei gilt: Fragen Sie einmal nach dem gewünschten Weg (Mail an ein bestimmtes Postfach, Upload in ein Portal, Übergabe aus der Buchhaltungssoftware) und halten Sie sich dann daran. Welche Formate Ihr Steuerberater in seiner Software verarbeitet, hängt von der Kanzlei ab. Schicken Sie nicht jeden Monat einen anderen Mix aus Screenshots, PDF und Excel. Auch Ihr eigener Kunde hat meist eine zentrale Eingangsadresse für Rechnungen. Die zu kennen, spart Wochen.

Betreffzeilen, die ankommen

Die Betreffzeile soll der Buchhaltung des Kunden zeigen, dass hier eine Rechnung kommt, und später beim Suchen helfen. Originell muss sie nicht sein.

• Rechnung [Nr.] von [Ihr Name], fällig am [Datum]. Nummer und Datum sind das, was später jemand ins Suchfeld tippt.
• Rechnung [Nr.] zum Projekt [Projektname]. Praktisch, wenn Ihr Kunde nach Projekten oder Bestellnummern bucht.
• [Firma], Rechnung [Nr.] für [Monat]. Gut bei monatlichen Abrechnungen.
• Abschlagsrechnung [Nr.] zum Projekt [Projektname]. Dann muss niemand öffnen, um zu wissen, warum es sie gibt.
• Vermeiden Sie „Kurze Frage“, „Hallo“ und „Nachfrage“ beim ersten Versand. Solche Mails wirken, als hätten sie Zeit.

Sechs Mustertexte für den Rechnungsversand

Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern, streichen Sie, was nicht passt, und halten Sie die Mail kurz. Die Texte gelten für den ersten Versand. Für überfällige Rechnungen gibt es eigene Vorlagen in der Anleitung zur Zahlungserinnerung.

Betreff: Rechnung [Nr.] von [Ihr Name], fällig am [Datum]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

vielen Dank für den Auftrag zu [Projekt]. Anbei erhalten Sie meine erste Rechnung: Nr. [Nr.] über [Betrag] Euro, zahlbar bis zum [Datum].

Die Bankverbindung finden Sie auf der Rechnung. Falls Ihre Buchhaltung eine Bestellnummer, eine andere Rechnungsadresse oder ein bestimmtes Format benötigt, geben Sie mir bitte kurz Bescheid. Ich stelle die Rechnung dann noch am selben Tag neu aus.

Würden Sie mir den Eingang kurz bestätigen und mir sagen, ob die Rechnung an die richtige Stelle gegangen ist? Das erspart uns beiden später eine Rückfrage.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma]

Betreff: Rechnung [Nr.] von [Ihr Name], fällig am [Datum]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

anbei die Rechnung Nr. [Nr.] für [kurze Beschreibung der Leistung] über [Betrag] Euro.

Sie ist am [Datum] fällig. Die Zahlungsdaten stehen auf der Rechnung.

Sagen Sie gern Bescheid, wenn etwas angepasst werden muss.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Betreff: [Firma], Rechnung [Nr.] für [Monat]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

anbei die Rechnung für [Monat] im Rahmen unserer [monatlichen Betreuung / Support-Vereinbarung]: Nr. [Nr.], [Betrag] Euro, fällig am [Datum].

Sie umfasst [Leistungsumfang]. Was darüber hinausging, habe ich gesondert aufgeführt und kurz erläutert.

Die nächste Rechnung folgt zum [Datum] zu denselben Konditionen.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Betreff: Abschlagsrechnung [Nr.] zum Projekt [Projektname]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

wie im Angebot vereinbart, erhalten Sie hiermit die [Anzahlung / Abschlagsrechnung: Name des Meilensteins] zum Projekt [Projektname]: Nr. [Nr.], [Betrag] Euro, fällig am [Datum].

Mit der Arbeit an [nächste Phase] beginne ich nach Zahlungseingang, damit der besprochene Zeitplan hält. Der Betrag wird in der Schlussrechnung verrechnet.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Betreff: Rechnung [Nr.] von [Ihr Name], fällig am [Datum] ([Währung])

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

anbei die Rechnung Nr. [Nr.] über [Betrag] [Währung], fällig am [Datum].

Bitte überweisen Sie per SEPA oder international an die auf der Rechnung genannte IBAN (BIC steht dabei) und geben Sie [Nr.] als Verwendungszweck an. Bei Zahlungen außerhalb des SEPA-Raums wählen Sie bitte die Option, bei der Sie die Bankgebühren tragen, damit der Betrag bei mir vollständig ankommt.

[Nur falls zutreffend: Die Rechnung enthält keine deutsche Umsatzsteuer. Bitte prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob bei Ihnen das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden ist.]

Wenn Ihre Buchhaltung eine Steuernummer, eine Bestellnummer oder ein anderes Format braucht, melden Sie sich gern.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma]

Betreff: Rechnung [Nr.], fällig in [X] Tagen

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

zur Erinnerung für Ihre Unterlagen: Die Rechnung Nr. [Nr.] über [Betrag] Euro ist am [Datum] fällig, also in [X] Tagen. Ich hänge sie noch einmal an.

Die Zahlungsdaten stehen auf der Rechnung. Falls sie schon im Zahlungslauf ist, vielen Dank, dann ignorieren Sie diese Nachricht bitte.

Viele Grüße
[Ihr Name]

Wann Sie die Rechnung losschicken sollten

Sobald die Leistung erbracht oder der vereinbarte Meilenstein erreicht ist, nicht erst am Monatsende aus Gewohnheit. Das Zahlungsziel läuft ab Rechnungsdatum, und jeder Tag Wartezeit ist ein Tag, an dem Sie das Projekt Ihres Kunden vorfinanzieren. Gesetzlich haben Sie bei Leistungen an andere Unternehmer sechs Monate Zeit (§ 14 Abs. 2 UStG), das ist aber eine Obergrenze und kein Rat. Von Ratschlägen zum „besten Wochentag“ halten wir wenig: Schicken Sie an einem Werktag, in den Geschäftszeiten Ihres Kunden, an die Person, die zahlt.

Nach dem Versand

• Eingang bestätigen lassen. Kommt keine Antwort, ist eine kurze Nachricht an die Buchhaltung des Kunden angemessen.
• Wissen, ob die Rechnung gesehen wurde. Ein Anhang verrät das nicht. Bei Freigabelinks von QuickBilling wird das Öffnen festgehalten, Sie sehen es in den Auswertungen. Auf bezahlten Tarifen werden dabei auch IP-Adresse und Standort erfasst. Der Zahler kann die Rechnung über den Link außerdem selbst als bezahlt markieren.
• Erinnerung einplanen. In QuickBilling sind Kunden-Erinnerungen pro Rechnung optional und gelten nur für Rechnungen, die über die E-Mail von QuickBilling verschickt wurden. Wer anders versendet, trägt sich den Termin selbst ein.

Der Free-Tarif enthält fünf Freigabelinks pro Monat, genug, um sich das Verfahren einmal anzusehen. Mehr dazu auf den Seiten zu Rechnungen und Auswertungen.

Typische Fehler beim Versand

• Die Rechnung geht nur an den Projektkontakt, der sie nicht freigeben kann. Fragen Sie einmal früh, wer zuständig ist.
• Der Dateiname lautet rechnung.pdf. Beim fünften Auftrag finden Sie nichts mehr.
• Zahlungsdaten stehen nur im Anhang. Fälligkeit und Betrag gehören auch in den Mailtext.
• Ein PDF oder ein Link wird als E-Rechnung bezeichnet. Das stimmt nicht. Fragen Sie Ihren Kunden, welches Format er tatsächlich verarbeitet.
• Die Rechnung wird nach dem Versand geändert, ohne neue Nummer oder Stornorechnung. Doppelte Nummern fallen in jeder Buchhaltung auf.
• Rechnung, Quittung und Kostenvoranschlag werden vermischt. Die Unterschiede erklärt der Beitrag zu Rechnung, Quittung und Angebot.
• Erst bei Fälligkeit nachhaken. Der geplante Hinweis aus Mustertext 6 existiert genau dafür.