Facturation
Devis, facture, reçu, proforma, avoir : quelles différences ?
Devis, facture, facture proforma, reçu, bon de commande, avoir : à quoi sert chaque document, quand l’émettre et ce qu’il doit contenir en France.
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Un client vous demande un devis, signe un bon de commande, paie un acompte, puis veut « un reçu ». Vous émettez quatre papiers qui portent presque les mêmes lignes et pourtant n’ont pas la même valeur. Confondre devis et facture, ou facture et reçu, ne tue personne, mais cela produit des erreurs de TVA, des clients qui discutent un prix et des factures rejetées. Ce guide reprend chaque document : ce qu’il est, qui l’établit, à quel moment et ce qu’il engage.
Les documents en un coup d’œil
| Document | Qui l’émet | Quand | Valeur |
|---|---|---|---|
| Devis | Vous (le prestataire) | Avant la mission | Offre de prix. Devient un contrat une fois daté et signé des deux parties |
| Bon de commande | Le client | Avant ou à la signature | Engagement d’achat du client ; son numéro doit figurer sur la facture |
| Facture d’acompte | Vous | À la commande ou à une étape | Demande de paiement d’une partie du prix ; fait partie de la facturation |
| Facture | Vous | À la livraison ou à la fin de la prestation | Document comptable, fiscal et juridique : preuve de la vente, base de la TVA |
| Reçu, quittance | Vous | Après le paiement | Atteste qu’une somme a été reçue ; ne remplace pas la facture |
| Facture proforma | Vous | Avant la vente, sur demande | Aucune valeur comptable : ni enregistrée en comptabilité, ni associée à un paiement |
| Facture d’avoir | Vous | Pour corriger ou annuler une facture déjà payée | Document comptable à part entière, avec son propre numéro |
Devis ou facture ? Le devis est une offre qui devient contrat
Le devis est un document prévisionnel : il propose un prix avant la prestation. Selon Bpifrance Création, tant que le client ne l’a pas signé, il n’est pas engagé, mais vous l’êtes jusqu’à la date de validité indiquée. Dès qu’il est daté et signé par vous et par le client, il a valeur de contrat : vous devez tenir les prix et les délais qu’il contient. Si un client paie une partie du prix sans avoir signé, service-public.fr indique qu’il est possible que ce versement l’engage.
Le devis est en principe gratuit. Il est obligatoirement gratuit dans certains cas (déménagement, services à la personne à partir de 100 € TTC par mois, location de véhicule, etc.) et un professionnel peut proposer un devis payant pour un déplacement ou une étude approfondie, à condition d’en informer le client avant. Un devis bien fait précise la date, la durée de validité, votre identité (statut, SIREN), l’identité du client, le détail de chaque prestation avec quantité et prix unitaire, les totaux HT et TTC, les taux de TVA (ou « TVA non applicable, article 293 B du CGI » en franchise en base), les modalités de paiement et le délai d’exécution. Un devis signé est aussi le meilleur appui de votre facture d’acompte, comme l’explique notre article sur le sujet.
Le bon de commande : le document du client
Un bon de commande est établi par l’acheteur. Il engage le client à acheter aux conditions indiquées. Pour vous, l’enjeu pratique est simple : lorsque le client en a émis un, son numéro doit figurer sur votre facture (service-public.fr). Sans lui, la comptabilité du client ne retrouve pas la commande à rapprocher, et la facture attend. Demandez le numéro avant d’envoyer la première facture.
La facture : le document qui réclame le paiement
La facture est établie après la vente d’un bien ou la réalisation d’une prestation. Elle détaille ce qui est facturé, le prix, les conditions de paiement et la TVA. Pour service-public.fr, elle remplit des fonctions commerciale, juridique (preuve d’un contrat et base d’une action en paiement), fiscale (collecte et déduction de la TVA) et comptable. Entre deux professionnels, une facture est obligatoire pour chaque vente ou prestation, comme le prévoit l’article L441-9 du Code de commerce. Les mentions obligatoires sont détaillées dans notre guide dédié.
Selon le client et le contexte, la facture porte d’autres noms : service-public.fr cite la « note » (émise pour un particulier), la « quittance » (après paiement) et la « note d’honoraires » (émise par une profession libérale). Pour une prestation de services à un particulier, une note doit être remise dès que le montant dépasse 25 € TTC.
La facture d’acompte et la facture de solde
Quand vous demandez une somme à la commande, vous émettez une facture d’acompte, puis une facture de solde qui reprend le total de la prestation et déduit l’acompte déjà facturé. Pour les prestations de services, le BOFiP précise que la TVA devient exigible à l’encaissement de chaque acompte : un acompte encaissé en décembre se retrouve dans la TVA de décembre, même si la prestation est livrée en février. Si vous êtes en franchise en base de TVA, la question ne se pose pas. Le guide complet est dans notre article sur la facture d’acompte pour un freelance.
Reçu ou facture ? Le reçu prouve le paiement, il ne remplace pas la facture
Un reçu (ou une quittance) atteste qu’une somme a été reçue à telle date. Il ne détaille en général pas la prestation et ne remplace pas la facture. Si le client a payé comptant, vous émettez quand même la facture. Un reçu est utile pour un règlement en espèces ou par chèque, ou quand le client le demande pour sa propre comptabilité.
À quoi sert une facture proforma ? Un devis qui ressemble à une facture
Le lexique de la Douane définit la facture proforma comme une facture « pour la forme » : elle présente tous les éléments d’une facture ordinaire, mais elle n’est ni enregistrée dans la comptabilité de l’entreprise ni associée à un paiement. On la demande dans certains cas particuliers, par exemple pour un dossier douanier lors d’un envoi à l’étranger. Elle ne remplace ni le devis ni la facture, et il vaut mieux y écrire clairement « facture proforma, ne vaut pas facture » pour éviter qu’un client la paie ou la déduise.
Quand faire une facture d’avoir ? Avoir et facture rectificative
Une facture émise ne se modifie pas. D’après service-public.fr, si l’erreur est détectée avant le paiement, vous émettez une facture rectificative portant un nouveau numéro et la mention « annule et remplace la facture n°… ». Une fois la facture réglée, toute correction ou annulation passe par une facture d’avoir. Elle est un document comptable à part entière, avec son propre numéro, dans une séquence chronologique, continue et unique. Pour le client, c’est un crédit ; pour votre TVA, impots.gouv.fr traite les avoirs consentis à vos clients comme des correctifs du chiffre d’affaires à reporter sur la déclaration. Demandez à votre comptable comment les reporter.
Acompte ou arrhes : un piège avec les particuliers
Avec un client consommateur, le mot que vous écrivez change les droits de chacun. L’article L214-1 du Code de la consommation prévoit que, dans un contrat entre un professionnel et un consommateur, les sommes versées d’avance sont des arrhes, sauf mention contraire : le consommateur peut renoncer en perdant les arrhes, et le professionnel en les remboursant au double. Un acompte, lui, engage fermement les deux parties. Si votre client est un particulier, écrivez donc explicitement « acompte » ou « arrhes » sur le devis. Avec un client professionnel, cette règle de consommation ne s’applique pas : qualifiez malgré tout la somme sans ambiguïté.
L’ordre normal des documents
- Le client demande un prix : vous envoyez un devis (ou, pour un dossier douanier, une facture proforma).
- Le client accepte : il signe le devis, et peut émettre un bon de commande.
- À la commande : facture d’acompte, si vous en demandez un.
- À la livraison : facture de solde ou facture finale.
- Au paiement : reçu si le client le demande.
- En cas d’erreur ou d’annulation : facture rectificative avant paiement, avoir après.
Avec QuickBilling, vous établissez factures et devis, vous les envoyez par mail ou par lien de partage, et le client peut accepter ou refuser un devis, ou marquer une facture comme payée, depuis le lien. L’outil existe en français. Voir la page facturation.