Rechnungsstellung
Rechnung oder Quittung: Das ist der Unterschied
Rechnung, Quittung oder Beleg? Der Unterschied einfach erklärt: wann welches Dokument reicht und worin sich Angebot und Kostenvoranschlag unterscheiden.
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„Schicken Sie uns bitte die Rechnung“ kann bedeuten: Wir wollen etwas bezahlen. Oder: Wir wollen beweisen, dass wir gezahlt haben. Oder auch: Wir brauchen erst einmal einen Preis. Im Alltag von Selbstständigen verschwimmen Angebot, Kostenvoranschlag, Rechnung, Quittung und Lieferschein ständig, und das hat Folgen, vor allem für die Buchhaltung. Dieser Beitrag klärt die Begriffe und sagt, was rechtlich dahintersteckt. Er ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Die Dokumente im Überblick
| Dokument | Wann | Fordert Zahlung? | Rechtliche Wirkung | Wer braucht es |
|---|---|---|---|---|
| Angebot | Vor dem Auftrag | Nein, es nennt einen Preis | Bindet Sie, solange Sie die Bindung nicht ausschließen (§ 145 BGB). Mit Annahme kommt der Vertrag zustande | Interessent, Neukunde |
| Kostenvoranschlag | Vor dem Auftrag, bei Werkleistungen | Nein | Gilt im Zweifel ohne Gewähr für die Richtigkeit. Wird er wesentlich überschritten, müssen Sie das unverzüglich anzeigen (§ 649 BGB) | Auftraggeber bei Handwerk, Gestaltung, Entwicklung |
| Auftragsbestätigung | Nach der Bestellung | Nein | Hält Leistung, Preis und Fristen fest. Dient dem Nachweis, was vereinbart wurde | Kunde und Sie selbst |
| Lieferschein | Bei Lieferung von Waren | Nein | Dokumentiert, was geliefert wurde. Keine Rechnung | Wareneingang beim Kunden |
| Rechnung | Nach Leistung oder zu Meilensteinen | Ja | Zahlungsaufforderung und Buchungsbeleg, Pflichtangaben nach § 14 UStG | Buchhaltung des Kunden, Finanzamt |
| Quittung | Nach Zahlung | Nein, sie bestätigt den Empfang | Der Zahlungsempfänger muss auf Verlangen eine schriftliche Quittung erteilen (§ 368 BGB) | Zahler, besonders bei Barzahlung |
| Zahlungserinnerung und Mahnung | Nach Ablauf der Zahlungsfrist | Ja, nochmals | Die Mahnung kann Verzug auslösen (§ 286 BGB) | Zahlungspflichtiger |
Angebot und Kostenvoranschlag
Ein Angebot ist rechtlich ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags. Nach § 145 BGB sind Sie daran gebunden, es sei denn, Sie haben die Gebundenheit ausgeschlossen, zum Beispiel mit „freibleibend“ oder einer Gültigkeitsfrist. Schreiben Sie deshalb ein Gültigkeitsdatum hinein, sonst verhandeln Sie über einen Preis, den Sie vor Monaten kalkuliert haben.
Der Kostenvoranschlag, rechtlich Kostenanschlag, ist die Schätzung der Kosten für ein Werk. Im Zweifel garantieren Sie die Richtigkeit nicht. Aber § 649 BGB verpflichtet Sie, dem Besteller unverzüglich Anzeige zu machen, wenn eine wesentliche Überschreitung zu erwarten ist, und kündigt der Besteller deshalb, steht Ihnen nur ein begrenzter Anspruch zu, nämlich der aus § 645 Abs. 1 BGB. Für Selbstständige heißt das: Wer einen Kostenvoranschlag schreibt, sollte klar sagen, ob es ein Richtwert oder ein Festpreis ist, und bei Abweichungen früh das Gespräch suchen.
Auftragsbestätigung und Lieferschein
Die Auftragsbestätigung ist keine Pflicht, aber nützlich: Sie schreibt auf, was bestellt wurde, zu welchem Preis und bis wann. Streitigkeiten über den Leistungsumfang lassen sich damit meist schnell beenden. Der Lieferschein wiederum begleitet eine Warenlieferung und dokumentiert, was ausgeliefert wurde. Für reine Dienstleistungen gibt es ihn nicht, dort übernehmen Leistungsnachweis, Stundenzettel oder Abnahmeprotokoll diese Aufgabe. Auf einem Lieferschein steht in der Regel kein Preis, und er ersetzt keine Rechnung.
Die Rechnung: Name egal, Inhalt entscheidet
Der Gesetzgeber definiert die Rechnung in § 14 Abs. 1 UStG als jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Heißt Ihr Dokument „Kostenaufstellung“ oder „Honorarnote“, kann es trotzdem eine Rechnung sein, und dann muss es die Pflichtangaben enthalten. Welche das sind, steht im Beitrag zu den Pflichtangaben. Umgekehrt ist ein Dokument mit der Überschrift „Rechnung“, das die Pflichtangaben nicht enthält, trotzdem eine unvollständige Rechnung, und Ihr Kunde riskiert damit den Vorsteuerabzug.
- Abschlags- oder Anzahlungsrechnung: Vor der Leistung vereinnahmte Teilbeträge. Für sie gelten die Regeln der Rechnung sinngemäß (§ 14 Abs. 5 UStG). In der Schlussrechnung werden bereits abgerechnete Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abgezogen.
- Schlussrechnung: Die letzte Rechnung eines Projekts, mit Abzug der Anzahlungen.
- Stornorechnung oder Rechnungskorrektur: Ersetzt eine fehlerhafte Rechnung, mit eigener Nummer und Verweis auf die ursprüngliche.
- Gutschrift: Im Steuerrecht bezeichnet das die Abrechnung durch den Leistungsempfänger, wenn das vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 UStG). Im Alltag nennen viele auch eine Rückerstattung so. Mit dem Wort Gutschrift sollten Sie vorsichtig sein, weil es zwei Bedeutungen hat.
Die Quittung: Zahlungsbestätigung, keine Rechnung
Eine Quittung bestätigt, dass Geld angekommen ist. Das Gesetz gibt dem Leistenden in § 368 BGB einen Anspruch darauf: Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis zu erteilen. Bei Überweisung ist der Kontoauszug der Beleg, bei Barzahlung wird eine Quittung wichtig. Für die Quittung nennt das Gesetz keine Liste von Pflichtangaben wie bei der Rechnung, aber eine brauchbare enthält Name von Aussteller und Zahler, den Betrag, das Zahlungsdatum, die Zahlungsart und die Nummer der Rechnung, die bezahlt wurde. Wenn Sie eine Anzahlung quittieren, schreiben Sie den Restbetrag dazu.
Beleg: der Oberbegriff
„Beleg“ ist kein eigenes Dokument, sondern der Sammelbegriff für alles, was einen Geschäftsvorfall belegt: Rechnung, Quittung, Kontoauszug, Kassenbon. Das Gesetz spricht in § 147 AO von Buchungsbelegen und verlangt, dass sie aufbewahrt werden. Wenn Ihre Steuerberatung also „den Beleg“ möchte, reicht oft die Rechnung, bei Barzahlung die Quittung. Ein Beleg ersetzt aber nicht automatisch eine Rechnung mit allen Pflichtangaben.
Quittung
Betrag: [250,00] Euro (in Worten: [zweihundertfünfzig] Euro)
Von: [Name des Zahlenden]
Für: [Rechnung Nr. 2026-014 / Beschreibung der Leistung]
Gezahlt am: [Datum], in bar
Ort, Datum: [Ort], [Datum]
Unterschrift des Empfängers: [Name, Unterschrift]
[Name, Anschrift, Steuernummer des Ausstellers]Zahlungserinnerung und Mahnung
Beide kommen nach der Rechnung und nur, wenn die Zahlung ausbleibt. Die Zahlungserinnerung ist die freundliche Nachfrage, die Mahnung die Aufforderung mit Frist. Nach § 286 Abs. 1 BGB gerät der Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht leistet. Mustertexte finden Sie im Beitrag zur Zahlungserinnerung.
Der typische Ablauf eines Projekts
1. Angebot
Preis und Umfang nennen
Mit Leistungsbeschreibung, Preis, Zahlungsbedingungen und Gültigkeitsdatum. Der Kunde nimmt an oder antwortet „einverstanden“.
2. Auftragsbestätigung
Vereinbarung festhalten
Wenn Sie den Auftrag annehmen, bestätigen Sie ihn kurz schriftlich. Das ist der Nachweis, falls später Streit entsteht.
3. Anzahlungsrechnung
Vor Projektbeginn
Bei größeren Aufträgen ein Teilbetrag vorab, etwa die Hälfte. Mehr dazu im Beitrag zur Anzahlung.
4. Schlussrechnung
Nach Abnahme
Restbetrag, mit Abzug der bereits gezahlten Anzahlung und der darauf entfallenden Steuer.
5. Quittung
Wenn gewünscht
Nach Zahlungseingang auf Wunsch eine Bestätigung. Oft genügt die Rechnung mit Zahlungsvermerk.
In QuickBilling erstellen Sie Angebote und Rechnungen. Der Empfänger eines Angebots kann es über den Freigabelink annehmen oder ablehnen, und der Zahler kann eine Rechnung dort als bezahlt markieren. Welche Angaben auf Ihrem Dokument stehen müssen, bleibt Ihre Verantwortung.
Wie lange müssen Sie die Dokumente aufbewahren?
Rechnungen acht Jahre (§ 14b UStG). Nach § 147 AO gelten für Buchungsbelege acht Jahre, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre und für sonstige Unterlagen sechs Jahre. Angebote und Auftragsbestätigungen gelten in der Regel als Geschäftsbriefe und fallen unter die sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres. Eine Quittung über eine Zahlung ist in der Regel ein Buchungsbeleg, hier also acht Jahre. Im Zweifel bewahren Sie länger auf.
Typische Verwechslungen im Überblick
- Ein Angebot wird als Rechnung gebucht. Es ist keine Zahlungsaufforderung, und die Buchhaltung des Kunden kann damit nichts verbuchen.
- Der Lieferschein dient als Rechnung. Er enthält meist keine Preise und nicht die Pflichtangaben.
- Eine Quittung wird verlangt, obwohl der Kunde eine Rechnung braucht. Klären Sie, wofür der Beleg gedacht ist.
- Eine Rechnung wird nach Versand geändert statt storniert. Die Stornorechnung mit neuer Nummer ist der saubere Weg.
- Zahlungserinnerung und Rechnung sind eine Datei. Schicken Sie die Rechnung zusätzlich an, damit der Kunde nicht suchen muss.
- Ein Angebot ohne Gültigkeitsdatum. Dann können Sie noch Monate später gebunden sein.