Anzahlungsrechnung schreiben: Muster und Pflichtangaben

Manche Kunden finden Anzahlungen unnötig: „Wir sind ein seriöses Unternehmen.“ Das mag stimmen. Trotzdem ist die Frage, wer das Risiko trägt, wenn ein Projekt acht Wochen dauert und die Schlussrechnung danach noch einmal 30 Tage auf dem Schreibtisch liegt. Wer als Freelancer größere oder längere Aufträge annimmt, sollte Anzahlung, Abschlag und Meilensteine kennen und wissen, wie sie sich rechtlich und steuerlich auswirken. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Anzahlung, Abschlag, Vorkasse: die Begriffe

• Anzahlung: ein Teil der Vergütung, den der Kunde zahlt, bevor Sie geleistet haben. Typisch bei Projektstart.
• Abschlagszahlung: Zahlung für bereits erbrachte Teile einer größeren Leistung. Für Werkverträge regelt das § 632a BGB.
• Vorkasse: der volle Betrag im Voraus. Üblich bei kleinen Aufträgen, digitalen Produkten oder Neukunden ohne Bonitätsnachweis.
• Meilensteinzahlung: ein Abschlag, der an einen vereinbarten Projektstand gebunden ist, etwa „Konzept abgenommen“.
• Schlussrechnung: die letzte Rechnung, in der Sie die geleisteten Zahlungen abziehen. Teilrechnungen für abgeschlossene Abschnitte werden ebenso verrechnet.

Im Alltag werden Anzahlung und Abschlag oft gleichgesetzt. Steuerlich zählt, ob die Leistung schon ausgeführt wurde: § 13 Abs. 1 Nr. 1 a UStG spricht davon, dass das Entgelt oder ein Teil davon vereinnahmt wird, bevor die Leistung oder die Teilleistung ausgeführt worden ist. Für die Praxis genügt: Jede Zahlung vor der Leistung hat eine steuerliche Wirkung, auch wenn Sie noch keine Zeile geschrieben haben.

Wann eine Anzahlung sinnvoll ist

• Neue Kunden ohne Zahlungshistorie: Sie wissen nicht, ob in zehn oder in neunzig Tagen gezahlt wird.
• Größere Aufträge: Je mehr Zeit Sie für ein Projekt blockieren, desto teurer ist ein Ausfall.
• Lange Laufzeiten: Wer vier Wochen liefert und erst danach abrechnet, trägt das Risiko am Ende. Teilen Sie auf.
• Individuelle Leistungen, die Sie nicht weiterverkaufen können, etwa ein maßgeschneidertes Konzept.
• Kunden, die 60 Tage Zahlungsziel verlangen. Dann ist Geld am Anfang ein faires Gegengewicht.

Verzichten können Sie meist bei Stammkunden, die zuverlässig zahlen, bei kleinen Aufträgen unter ein paar hundert Euro und bei laufenden Betreuungen, die Sie monatlich abrechnen. Manche Konzerne können nicht im Voraus zahlen, weil ihre Systeme erst nach Auftrag und Leistung freigeben. Verhandeln Sie dann kürzere Zahlungsziele oder Meilenstein-Rechnungen.

Wie hoch darf eine Anzahlung sein?

Das Gesetz nennt keine Quote. Es ist Vereinbarungssache. Eine verbreitete Faustregel unter Selbstständigen, kein gesicherter Standard, liegt zwischen 30 und 50 Prozent bei Projekten mit klaren Ergebnissen. Bei offenen Beratungsprojekten ist eine Anzahlung weniger verbreitet, dort rechnen viele monatlich oder nach Aufwand ab. Entscheidend ist, dass der Betrag zum Risiko passt, das Sie tatsächlich tragen.

Werkvertrag oder Dienstvertrag: warum es auf den Vertrag ankommt

Das Gesetz geht davon aus, dass Sie erst nach der Leistung bezahlt werden. Beim Dienstvertrag ist die Vergütung nach § 614 BGB nach der Leistung der Dienste zu entrichten, bei Zeitabschnitten nach deren Ablauf. Beim Werkvertrag ist sie nach § 641 Abs. 1 BGB bei der Abnahme fällig. Eine Anzahlung ist also nicht automatisch geschuldet, Sie müssen sie vereinbaren, am besten im Angebot. Für den Werkvertrag gibt es außerdem § 632a BGB: Der Unternehmer kann eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten, vertragsgemäßen Leistungen verlangen, die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, und der Besteller darf bei Mängeln einen angemessenen Teil zurückbehalten. Was Sie tatsächlich geschlossen haben, hängt vom Inhalt ab: Wer einen Erfolg schuldet (eine fertige Website), steht eher im Werkvertragsrecht, wer eine Tätigkeit schuldet (Beratung, laufende Betreuung), eher im Dienstvertragsrecht (§§ 611, 631 BGB). Im Zweifel lassen Sie das prüfen.

Die Anzahlungsrechnung: was hineingehört

Auch über eine Anzahlung stellen Sie eine Rechnung aus. § 14 Abs. 5 UStG sagt: Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Leistung, gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß. Das bedeutet in der Praxis:

• Die üblichen Pflichtangaben (Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer), siehe den Beitrag zu den Pflichtangaben.
• Eine klare Bezeichnung als Anzahlungsrechnung mit Verweis auf Angebot oder Auftrag und die vereinbarte Leistung.
• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind.
• Statt des Leistungszeitpunkts den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern dieser feststeht und nicht dem Rechnungsdatum entspricht (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG).

Umsatzsteuer auf die Anzahlung

Der Punkt, an dem viele Selbstständige zum ersten Mal ins Grübeln kommen: Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 a Satz 4 UStG entsteht die Umsatzsteuer, wenn das Entgelt oder ein Teil davon vereinnahmt wird, bevor die Leistung ausgeführt ist, mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie das Geld erhalten haben. Sie führen die Umsatzsteuer aus der Anzahlung also schon ab, bevor das Projekt fertig ist. Das ist keine Sonderregel für Freelancer, sondern gilt für Anzahlungen allgemein. Wer seine Umsätze nach vereinnahmten Entgelten versteuert (Ist-Versteuerung nach § 20 UStG), zahlt ohnehin bei Geldeingang. Welche Variante bei Ihnen gilt, steht in Ihrem Bescheid beziehungsweise sagt Ihre Steuerberatung.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus, auch nicht auf eine Anzahlung. Die Anzahlungsrechnung trägt dann den Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Die Schlussrechnung: Anzahlung abziehen

Nach § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG müssen Sie in der Endrechnung die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge absetzen, wenn Sie darüber Rechnungen ausgestellt haben. Sie rechnen also die gesamte Leistung ab und ziehen die Anzahlung samt Steuer ab. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen, Regelbesteuerung mit 19 Prozent:

Die Schlussrechnung nennt die Anzahlungsrechnung mit Nummer und Datum, damit der Abzug nachvollziehbar ist. Wer das vergisst, bekommt von der Buchhaltung des Kunden nicht selten die Rückfrage, ob die Anzahlung angerechnet wurde.

Mustertexte

Zahlungsbedingungen:
Nach Auftragserteilung stelle ich eine Anzahlungsrechnung über 40 % des Nettobetrags. Sie ist innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsdatum zahlbar. Mit der Arbeit beginne ich nach Zahlungseingang.
Der Restbetrag wird nach Abnahme in Rechnung gestellt (Zahlungsziel 14 Tage). Die Anzahlung wird in der Schlussrechnung verrechnet.

Betreff: Anzahlungsrechnung [Nr.] zum Projekt [Projektname]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

vielen Dank für die Beauftragung. Wie im Angebot vereinbart, schicke ich Ihnen die Anzahlungsrechnung Nr. [Nr.] über [Betrag] Euro, fällig am [Datum].

Mit der Arbeit beginne ich nach Zahlungseingang, damit der besprochene Zeitplan (Abgabe am [Datum]) hält. Der Betrag wird in der Schlussrechnung verrechnet.

Falls Ihre Buchhaltung eine Bestellnummer braucht, melden Sie sich bitte, dann stelle ich die Rechnung neu aus.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

ich verstehe, dass eine Anzahlung nicht in jedes Beschaffungsverfahren passt. Bei einem Projekt dieser Größe reserviere ich über mehrere Wochen Kapazität und kann sie bei einem Ausfall nicht anderweitig belegen. Deshalb arbeite ich bei neuen Kunden mit einer Anzahlung.

Ich biete Ihnen eine Alternative an: Wir teilen das Projekt in zwei Meilensteine mit je einer Rechnung, zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Der erste Meilenstein ist [Beschreibung], der zweite [Beschreibung].

Wäre das für Sie machbar?

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Typische Fehler bei Anzahlungen

• Die Anzahlung nur mündlich vereinbaren. Schreiben Sie sie ins Angebot.
• Keine Anzahlungsrechnung ausstellen, sondern das Geld einfach annehmen. Auch die Anzahlung gehört in eine Rechnung (§ 14 Abs. 5 UStG).
• Umsatzsteuer erst bei Projektende melden. Sie entsteht bei Vereinnahmung (§ 13 UStG), wenn Sie nicht Kleinunternehmer sind.
• In der Schlussrechnung den Abzug von Anzahlung und Steuer vergessen oder die Anzahlungsrechnung nicht nennen.
• Mit der Arbeit beginnen, bevor die Anzahlung da ist. Dann war sie keine Sicherheit.
• Keine Regelung für den Fall, dass das Projekt abgebrochen wird. Legen Sie fest, was mit der Anzahlung geschieht.

Wie Sie die Rechnung versenden, steht im Beitrag zum Rechnungsversand per E-Mail. Und wenn die Anzahlung trotz Frist ausbleibt, gelten die gleichen Regeln wie bei jeder Rechnung: Zahlungserinnerung, Mahnung, gegebenenfalls Verzugszinsen.