Plantilla de presupuesto para autónomos: qué incluir, ejemplo y firma

Una plantilla de presupuesto para autónomos lleva tus datos y los del cliente, número y fechas, partidas con cantidades y precios, base, IVA y total, el alcance con lo que no incluye, plazos, forma de pago y anticipo, la validez y un espacio para la aceptación.

Un presupuesto claro te ahorra correos, malentendidos y retrasos en el cobro. Cuando el cliente sabe qué entra, qué no, cuánto cuesta, cuándo pagará y hasta cuándo vale el precio, acepta antes y discute menos. Esta plantilla está pensada para autónomos que venden servicios en España: diseño, desarrollo, consultoría, formación, fotografía, mantenimiento o pequeñas reformas.

La parte fiscal y legal es información general, no asesoramiento: si tienes dudas sobre tu caso, consúltalas con tu gestoría antes de enviar el documento.

Qué es un presupuesto y qué no es

Un presupuesto es una oferta comercial previa al trabajo: qué vas a hacer, en qué plazo, por qué precio y en qué condiciones. No documenta una operación realizada y no tiene valor fiscal por sí mismo. El documento con valor fiscal es la factura: el artículo 2 del Reglamento de facturación obliga a expedirla por las operaciones de tu actividad, incluidos los pagos anticipados.

El ciclo normal: envías el presupuesto, el cliente lo acepta por escrito o con firma, cobras el anticipo con su factura, entregas y emites la factura final. Si administración espera una factura y recibe un presupuesto, el pago se retrasa porque ese documento no entra en su circuito de pagos.

Qué incluir en la plantilla

• Tus datos (nombre o denominación, NIF, domicilio, correo) y los del cliente.
• Un número interno, por ejemplo P-2026-014, la fecha de emisión y la fecha de validez. El número es tu control interno, no una serie fiscal.
• Las partidas, con verbo, cantidad y precio unitario: «12 horas de desarrollo a 55,00 €» o «1 informe de auditoría SEO en PDF». Evita «varios trabajos» o «a convenir».
• Base imponible, tipo y cuota de IVA, y total, con la moneda en todas las cifras: 1.250,00 €.
• El alcance: qué entra, qué no, cuántas revisiones, qué necesitas del cliente y el plazo de entrega.
• La forma de pago, el anticipo si lo pides y el vencimiento de las facturas.
• Un espacio para la aceptación: nombre de quien acepta, fecha y firma o aceptación online.

El alcance evita el problema más típico del autónomo: el «pequeño extra» que en realidad son tres días de trabajo. Escribe, por ejemplo: «Incluye dos rondas de cambios en 7 días naturales desde cada entrega. No incluye textos definitivos ni licencias de imágenes.»

Validez del presupuesto

Sin fecha de validez, un cliente puede aceptar tres meses después un precio calculado con tus costes de hoy. En servicios, 15 o 30 días naturales es una referencia habitual; si dependes de materiales cuyo precio cambia rápido, menos. Escríbelo en una línea visible: «Este presupuesto es válido hasta el 16/12/2026. Pasada esa fecha, el precio y el plazo se revisan.» Y añade: «El plazo de entrega cuenta desde que recibo el anticipo y todo el material.»

Guarda la versión enviada tal cual. Si cambias precios o partidas, emite una nueva versión con nueva fecha y número, por ejemplo P-2026-014-B. Nunca modifiques el PDF ya aceptado.

Condiciones de pago y anticipo

La forma de pago se acuerda en el presupuesto, no a mitad del proyecto. Para trabajos pequeños, lo normal es cobrar todo a la entrega. Para proyectos medianos, una estructura frecuente es un 30 o 40 % al aceptar y el resto a la entrega; para proyectos largos, pagos por hitos. El anticipo no tiene cifra legal: es una decisión comercial para reservar fecha o cubrir lo que adelantas.

Un anticipo cobrado se documenta con factura, no con el presupuesto ni con una proforma. En el concepto escribe a qué corresponde: «Anticipo del 40 % del proyecto de rediseño web, según presupuesto P-2026-014 aceptado el 18/11/2026.»

Sobre plazos, la Ley 3/2004 fija entre empresas un plazo de pago de 30 días por defecto, ampliable por pacto hasta 60 (artículo 4). Escribe el vencimiento en el presupuesto y repítelo en cada factura: «Las facturas vencen a 30 días desde su fecha.»

IVA e IRPF en el presupuesto

En el presupuesto, el IVA es información del precio: base, tipo y cuota. El impuesto se devenga al realizar la operación o, si cobras un anticipo, al cobrarlo, por el importe cobrado (artículo 75.Dos de la Ley del IVA). Por eso la cuota de un anticipo suele ir al trimestre en que lo cobras. Aplica el mismo tipo que llevará la factura: para muchos servicios, el general del 21 %.

La retención de IRPF no se practica en el presupuesto: la obligación de retener nace cuando el cliente paga (artículo 78.1 del Reglamento del IRPF), y va en la factura. Si eres profesional y tu cliente es una empresa, añade una línea informativa: «En factura se aplicará la retención de IRPF que corresponda (15 %, o 7 % en el año de inicio y los dos siguientes).»

Plantilla para copiar

PRESUPUESTO n.º [P-2026-014]
Fecha: [16/11/2026] · Válido hasta: [16/12/2026]

De: [Nombre o denominación] · NIF [...] · [domicilio] · [correo]
Para: [Cliente] · NIF [...] · [domicilio]

Partida | Cantidad | Precio | Importe
[Diseño de 5 plantillas web, 2 rondas de cambios] | [1 proyecto] | [1.400,00 €] | [1.400,00 €]
[Maquetación responsive y formulario de contacto] | [14 h] | [55,00 €] | [770,00 €]
[Puesta en marcha y prueba final] | [4 h] | [70,00 €] | [280,00 €]

Base imponible: [2.450,00 €]
IVA 21 %: [514,50 €]
Total con IVA: [2.964,50 €]
En factura se aplicará la retención de IRPF que corresponda.

Alcance: [qué incluye] · No incluye: [exclusiones]
Pago: [40 %] al aceptar y [60 %] a la entrega. Las facturas vencen a [30] días desde su fecha.
Plazo: [3 semanas] desde el cobro del anticipo y la recepción de textos y logo.

Aceptado por: [nombre] · Fecha: [   ] · Firma:

Ejemplo en euros

Rediseño de una web pequeña para una empresa: base de 2.450,00 €, IVA del 21 % y pago en dos partes. Cifras ilustrativas.

Condiciones: 40 % (980,00 € más IVA) al aceptar y 60 % (1.470,00 € más IVA) a la entrega; facturas a 30 días; validez hasta el 16/12/2026; plazo de 3 semanas desde el anticipo y la recepción de textos y logo; no incluye redacción de textos ni licencias de fotos.

Presupuesto o factura proforma

El presupuesto es tu oferta para que el cliente decida. La factura proforma se parece a una factura y anticipa cómo será la definitiva; se usa a veces para que el cliente apruebe un pago o para un trámite. Ninguno de los dos sustituye a la factura: la proforma no aparece en el Reglamento de facturación, así que no sirve para deducir IVA. Si tras una proforma cobras algo, emite una factura real por ese importe. Si el cliente te dice «pásame algo para pagar», casi siempre necesita una factura.

Aceptación y firma online

Un «de acuerdo, adelante» por correo ya es una confirmación, pero deja dudas sobre qué versión se aceptó. En QuickBilling envías el presupuesto por enlace: el cliente lo abre en el móvil o el ordenador, lo acepta o lo rechaza y puede firmarlo escribiendo su nombre, sin crear cuenta. El registro de la firma guarda el nombre escrito, la hora, la dirección IP, el dispositivo y una huella del presupuesto tal como se envió, y puedes descargarlo para archivarlo. Para proyectos grandes o con consumidores, pide a un abogado que revise tus condiciones.

Del presupuesto aceptado a la factura cobrada

La aceptación no convierte el presupuesto en factura por sí sola: en QuickBilling lo conviertes con un clic el día que decides facturar, sin volver a escribir las partidas. La factura sale por enlace, ves cuándo la abre el cliente, aparece un botón Pagar si añades tu propio enlace de Stripe, PayPal o Wise, y puedes activar recordatorios antes y después del vencimiento. Ten en cuenta que QuickBilling no añade una línea de retención de IRPF; si tus facturas la llevan, coméntalo con tu gestoría antes de facturar.