Angebot Vorlage Dienstleistung: Bestandteile und Beispiel

Eine Angebotsvorlage für Dienstleistungen enthält Ihre Daten und die des Kunden, Angebotsnummer und Datum, eine genaue Leistungsbeschreibung mit Ausschlüssen, Preise und Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen und eine Bindefrist. Als Kleinunternehmer kommt der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG dazu, damit der Kunde den Endpreis versteht.

Was in eine Angebotsvorlage für Dienstleistungen gehört

Ein Angebot entscheidet oft darüber, ob aus einer Anfrage ein Auftrag wird. Bei Dienstleistungen kaufen Kunden kein fertiges Produkt, sondern Stunden, Wissen und ein Ergebnis, das erst entsteht. Umso wichtiger ist, dass Ihr Angebot klar sagt, was Sie liefern, was es kostet und wie lange der Preis gilt. Und ein klares Angebot ist der halbe Weg zur bezahlten Rechnung: Sie rechnen später genau das ab, was der Kunde angenommen hat.

Anders als für Rechnungen gibt es für Angebote keine gesetzliche Liste von Pflichtangaben. Was hineingehört, ergibt sich aus dem Vertragsrecht und aus der Praxis: alles, worüber später Streit entstehen könnte. Dies ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.

• Ihre vollständigen Absenderdaten mit Name, Anschrift, Telefon und E-Mail, dazu Steuernummer oder USt-IdNr.
• Die vollständige Anschrift des Kunden, bei Firmen die korrekte Firmierung.
• Eine eigene Angebotsnummer und das Angebotsdatum, damit sich Kunde und Buchhaltung darauf beziehen können.
• Eine genaue Leistungsbeschreibung mit Positionen, Stunden oder Mengen, Zeitrahmen und dem, was ausdrücklich nicht enthalten ist.
• Die Preise je Position, den Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung, und den Gesamtbetrag in Euro.
• Die Bindefrist als konkretes Datum.
• Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel nach Rechnungsstellung, bei größeren Projekten eine Anzahlung, und Ihre Bankverbindung.
• Einen Hinweis auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, falls Sie welche verwenden.

Vergeben Sie jede Angebotsnummer nur einmal und legen Sie das versendete Angebot unverändert ab. Angebote sind Geschäftsbriefe, für die § 147 AO eine Aufbewahrung von sechs Jahren vorsieht, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres.

Die Leistungsbeschreibung: der wichtigste Baustein

Die Leistungsbeschreibung fällt am häufigsten zu dünn aus. „Betreuung Website nach Aufwand" sagt dem Kunden nicht, was er bekommt, und Ihnen später nicht, was vereinbart war. Beschreiben Sie jede Position so, dass ein Außenstehender versteht, was Sie tun, in welchem Umfang, bis wann und mit welchem Ergebnis. Bei Stundensätzen nennen Sie Satz und geschätzte Stunden, bei Pauschalen den genauen Umfang, bei Projekten die Meilensteine.

Genauso wichtig ist, was nicht enthalten ist: Reisekosten, Lizenzen, Fremdleistungen, Korrekturrunden über eine bestimmte Zahl hinaus, Support nach Projektende. Klären Sie außerdem, was Sie vom Kunden brauchen und bis wann: Texte, Zugänge, Freigaben. Ein Satz wie „Voraussetzung für den Starttermin ist die Übergabe aller Inhalte bis zum 9.11.2026" erspart Ihnen schwierige Gespräche.

Bindefrist und Annahme

Ein Angebot ist rechtlich in der Regel ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags, an den Sie gebunden sind, wenn Sie die Bindung nicht ausschließen (§ 145 BGB). Nimmt der Kunde unverändert an, kommt der Vertrag zu Ihren Konditionen zustande.

Ohne Frist kann der Kunde ein schriftliches Angebot nur so lange annehmen, wie Sie unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen dürfen (§ 147 Abs. 2 BGB). Wie lange das ist, lässt sich im Streitfall schwer sagen. Setzen Sie deshalb eine Annahmefrist als Datum (§ 148 BGB), zum Beispiel: „Dieses Angebot gilt bis zum 30.11.2026." Zwei bis vier Wochen sind eine gute Faustregel; bei schwankenden Einkaufspreisen kürzer, bei erklärungsbedürftigen Projekten länger, damit der Kunde intern freigeben kann.

Legen Sie auch fest, wie die Annahme erfolgt, etwa schriftlich per E-Mail oder über einen Freigabelink. Eine mündliche Zusage am Telefon ist im Streitfall schwer nachzuweisen; bitten Sie dann um eine kurze schriftliche Bestätigung.

Angebot oder Kostenvoranschlag

Im Alltag werden beide Wörter gleich benutzt, rechtlich nicht. Mit einem Angebot versprechen Sie einen Preis. Ein Kostenvoranschlag, im Gesetz Kostenanschlag, ist eine begründete Schätzung der Kosten eines Werks.

Zeichnet sich beim Kostenanschlag eine wesentliche Überschreitung ab, müssen Sie das dem Kunden unverzüglich anzeigen (§ 649 Abs. 2 BGB). Kündigt er deshalb, bekommen Sie nur eine Vergütung für den bis dahin geleisteten Teil (§ 649 Abs. 1 BGB). Daraus folgt: Schreiben Sie auf das Dokument, was es ist, also Angebot mit Festpreis oder Kostenvoranschlag als Schätzung. Nennen Sie beim Kostenvoranschlag, wovon die endgültigen Kosten abhängen. Und melden Sie sich früh, wenn es teurer wird, nicht erst mit der Schlussrechnung.

Angebot als Kleinunternehmer

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung (seit 2025: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr, § 19 Abs. 1 UStG), weisen Sie auf dem Angebot keine Umsatzsteuer aus und schreiben einen Hinweis dazu, etwa „Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)." Gesetzlich vorgeschrieben ist das auf dem Angebot nicht, aber so versteht der Kunde, dass der genannte Preis der Endpreis ist. Auf der späteren Rechnung ist der Hinweis Pflicht, und ein ausgewiesener Steuerbetrag wäre dort teuer.

Angebotsvorlage zum Kopieren

[Ihr Name], [Tätigkeit] · [Straße], [PLZ Ort] · [E-Mail] · Steuernummer [...]

An: [Firma], [Ansprechperson], [Straße], [PLZ Ort]

ANGEBOT Nr. [A-2026-023] vom [28.10.2026]
Gültig bis: [18.11.2026]

Leistung:
1. [Überarbeitung von 8 Webseitentexten], ca. [20] Std. × [85,00 €] = [1.700,00 €]
2. [Recherche und Abstimmung], pauschal [250,00 €]
Nicht enthalten: [Lektorat durch Dritte, Übersetzungen, mehr als zwei Korrekturrunden je Text]
Ihre Mitwirkung: [alle Inhalte und Zugänge bis zum 9.11.2026]

Nettobetrag: [1.950,00 €]
Umsatzsteuer 19 %: [370,50 €]
Gesamtbetrag: [2.320,50 €]

Zahlung: [50 % Anzahlung bei Auftrag, Rest] zahlbar ohne Abzug innerhalb von [14] Tagen nach Rechnungsstellung.
Annahme: per E-Mail oder über den Freigabelink bis zum Gültigkeitsdatum.

Beispiel in Euro

Frei erfunden: Ein freiberuflicher Texter bietet einer Agentur die Überarbeitung von Webseitentexten an, nach Stunden plus einer Pauschale. Er ist regelbesteuert.

Die Positionen sind konkret, die Ausschlüsse stehen dabei, und die Gültigkeit ist ein Datum. Eine Designerin nennt vielleicht Entwürfe und Korrekturrunden, ein Berater Workshoptage, ein Entwickler Sprintumfang und Abnahmekriterien. Die Struktur bleibt: wer, was, wie viel, bis wann, zu welchen Bedingungen.

Angebot online annehmen lassen

Das beste Angebot nützt wenig, wenn die Zusage in einer E-Mail-Kette versandet. In QuickBilling senden Sie das Angebot als Link. Der Kunde öffnet es im Browser, sieht es in Ihrem Layout mit Logo und nimmt es an oder lehnt es ab, ohne ein Konto anzulegen. Auf Wunsch fordern Sie eine Unterschrift an: Der Kunde tippt seinen Namen ein, und das Protokoll mit Name, Zeitpunkt und weiteren Angaben bleibt beim Angebot und lässt sich herunterladen. Ob eine solche Unterschrift für Ihren Vertrag ausreicht, ist eine Frage für Ihre Rechtsberatung.

Vom angenommenen Angebot zur bezahlten Rechnung

Rechnen Sie genau die Positionen ab, die im angenommenen Angebot stehen, und weisen Sie Abweichungen offen aus, etwa zusätzliche Stunden mit Datum und Grund. Bei längeren Projekten vereinbaren Sie schon im Angebot eine Anzahlung oder Meilensteine, damit Sie nicht monatelang in Vorleistung gehen.

In QuickBilling wandeln Sie ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um; das passiert nicht automatisch, Sie entscheiden den Tag. Die Rechnung geht als Link raus, mit Ihrem eigenen Stripe-, PayPal- oder Wise-Link erscheint ein Bezahlen-Button, und auf Wunsch erinnert QuickBilling den Kunden vor und nach der Fälligkeit. Der kostenlose Tarif reicht für die ersten Angebote.