Plantilla de factura para autónomos: campos, ejemplo y series

Una plantilla de factura para autónomos debe llevar número y serie correlativos, fecha de expedición, tus datos y los del cliente con NIF y domicilio, la descripción con precios sin IVA y el tipo y la cuota de IVA por separado, como pide el artículo 6 del Reglamento de facturación. Si eres profesional y facturas a empresas, añade la retención de IRPF.

Una plantilla de factura te ahorra tiempo solo si incluye todo lo que pide la norma y la usas siempre igual. Muchos problemas con clientes no vienen del trabajo hecho, sino de una factura con un dato mal puesto, un IVA confuso o un número repetido. Y cada factura que vuelve para corregirse es un cobro que se retrasa.

Aquí tienes los campos que debe tener tu plantilla según el Reglamento de facturación, una plantilla para copiar en Word, Excel o Google Docs, un ejemplo con IVA y retención en euros, y cómo organizar las series. Es información general, no asesoramiento fiscal: si tu actividad tiene particularidades, como exenciones, Canarias, Ceuta y Melilla o clientes de fuera de España, confírmalo con tu gestoría.

Qué tiene que incluir para ser una factura válida

La referencia es el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Su artículo 2 obliga a expedir factura por las operaciones de tu actividad, incluidas las exentas y los anticipos. Su artículo 6 enumera el contenido de la factura completa, la que necesitas si facturas a empresas o a otros autónomos.

Cada campo, en orden

• Número y, si la usas, serie. La numeración es correlativa dentro de cada serie, por ejemplo 2026-001, 2026-002. No reutilices un número anulado.
• Fecha de expedición. Si el cliente es empresario o profesional, la factura se expide antes del día 16 del mes siguiente a la operación (artículo 11).
• Fecha de la operación, si es distinta, o el periodo facturado, por ejemplo del 01/10/2026 al 31/10/2026.
• Tus datos y los del cliente: nombre o razón social completa, NIF y domicilio de ambos. Pide siempre el NIF a las empresas.
• Conceptos: qué hiciste, cuántas unidades u horas y el precio unitario sin IVA. «Redacción de cuatro artículos, entrega 12/10/2026, 4 × 120,00 euros» es mejor que «servicios profesionales».
• Base imponible, tipo de IVA y cuota, por separado. Si aplicas varios tipos, agrupa las bases por tipo.
• Retención de IRPF, si te aplica (ver abajo).
• Total, vencimiento y forma de pago.

Revisa la razón social exacta, con S. L. o la forma que corresponda, y el domicilio fiscal actual. Un error en estos datos obliga a emitir una factura rectificativa (artículo 15).

IVA: tipo y cuota

Cada factura indica el tipo de IVA aplicado y la cuota, por separado. El tipo general es el 21 % (artículo 90 de la Ley 37/1992), y muchos servicios de autónomo tributan a ese tipo; existen tipos reducidos y exenciones para operaciones concretas. Si la operación está exenta, la factura indica el precepto que lo permite; si hay inversión del sujeto pasivo, lleva esa mención. Puedes facturar en cualquier moneda, pero la cuota de IVA debe figurar en euros (artículo 12).

Retención de IRPF, si te aplica

Si tu actividad es profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu factura normalmente lleva retención de IRPF. El Reglamento del IRPF (artículo 95) fija el tipo general en el 15 % y un 7 % el año de inicio y los dos siguientes, si no ejerciste actividad profesional el año anterior y se lo comunicas por escrito al pagador. Confirma con tu gestoría si tu epígrafe es profesional.

La retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el IVA, y va en una fila propia con signo negativo. Quien te paga te ingresa el total menos la retención y la ingresa en Hacienda a tu nombre. Si facturas a un particular, o a una empresa extranjera sin establecimiento en España, no hay retención.

Total, vencimiento y forma de pago

El total es base más IVA menos retención, si la hay. Junto al total, pon siempre la fecha de vencimiento y la forma de pago: sin vencimiento, el cliente aplica su propio calendario. Entre empresas, la Ley 3/2004 limita el plazo de pago (artículo 4), así que escribe el plazo en días y la fecha concreta. Indica el IBAN completo y el concepto exacto, por ejemplo «Factura 2026-014», y si usas un enlace de pago, ponlo también en la factura.

Plantilla para copiar

[Nombre y apellidos] · NIF [12345678Z]
[Domicilio fiscal] · [email]

Cliente: [Razón social, S. L.] · NIF [B12345678] · [Domicilio fiscal]

FACTURA n.º [2026-014]
Fecha de expedición: [02/11/2026]
Periodo facturado: [del 01/10/2026 al 31/10/2026]

Concepto | Cantidad | Precio unitario | Importe
[Traducción EN-ES, memoria técnica] | [8.500 palabras] | [0,09 €] | [765,00 €]
[Revisión y maquetación básica] | [1] | [135,00 €] | [135,00 €]

Base imponible: [900,00 €]
IVA 21 %: [189,00 €]
Retención IRPF 15 %: [-135,00 €]
Total a pagar: [954,00 €]

Vencimiento: [02/12/2026] (30 días)
Forma de pago: transferencia a [IBAN ES...], concepto «Factura [2026-014]»

Ejemplo completo con IVA e IRPF

Pablo Serrano es traductor autónomo desde hace más de tres años y factura a una editorial española. Aplica IVA al tipo general y retención de profesional. Cifras ilustrativas.

Comprueba la cuenta: 900,00 + 189,00 - 135,00 = 954,00. El cliente te paga 954,00 €, ingresa los 135,00 € de retención en Hacienda a tu nombre, y tú declaras los 189,00 € de IVA en tu modelo 303.

Word, Excel o PDF

• Word da control sobre el diseño, el logo y los textos fijos. Su punto débil son los cálculos, que debes revisar a mano.
• Excel calcula bien bases, cuotas y totales si proteges las fórmulas. Deja editables solo cliente, conceptos y fechas.
• El PDF es el formato de envío y archivo. Guarda el editable y el PDF con el mismo número, por ejemplo 2026-014_Cliente.pdf.

Numeración y series

Para un autónomo con un solo tipo de trabajo, una serie anual suele bastar: 2026-001 en adelante. Abre otra serie solo si hay una razón objetiva, como varios establecimientos o actividades distintas. Las facturas rectificativas van en una serie propia, por ejemplo R-2026-001, con referencia a la original (artículo 6). No empieces de cero cada mes ni cambies de formato a mitad de año.

Errores típicos de las plantillas copiadas

• Datos incompletos del cliente o razón social antigua.
• IVA mal aplicado o cuota sin desglosar.
• Retención olvidada, o calculada sobre el total con IVA en vez de sobre la base.
• Conceptos genéricos sin fechas ni unidades.
• Numeración con saltos o repetida por copiar el archivo anterior.
• Sin vencimiento ni forma de pago.
• Textos legales de otro país que no te aplican.

Verifactu y factura electrónica

Verifactu fija requisitos para los programas de facturación. Con la norma vigente (Real Decreto-ley 15/2025), los autónomos deben usar un sistema adaptado antes del 1 de julio de 2027; en octubre de 2026 Hacienda anunció que prevé aplazarlo hasta octubre de 2028, pero ese cambio aún no está aprobado. La factura electrónica obligatoria entre empresas tiene su propio calendario. Tienes el detalle actualizado en el artículo sobre Verifactu para autónomos.

Cuándo la plantilla se te queda corta

Una plantilla funciona si emites pocas facturas al mes. Empieza a fallar cuando dudas de cuál fue el último número, copias datos del presupuesto a mano o pierdes tiempo reclamando cobros. QuickBilling numera tus facturas de forma correlativa, guarda tu logo y tus datos fijos en la plantilla, y convierte un presupuesto aceptado en factura sin volver a escribirlo.

Y te ayuda a cobrar: envías la factura por enlace y ves cuándo la abre el cliente, un botón Pagar aparece si añades tu propio enlace de Stripe, PayPal o Wise, y puedes activar recordatorios antes y después del vencimiento. Dos aclaraciones importantes: QuickBilling no añade una línea de retención de IRPF, así que encaja mejor si tus facturas no la llevan, por ejemplo a particulares o a clientes del extranjero; y no es un sistema Verifactu ni envía registros a la Agencia Tributaria. Decidir qué IVA, qué retención y qué programa necesitas sigue siendo cosa tuya y de tu gestoría.