Rechnungsvorlage für Word und Excel: Pflichtfelder und Muster

Eine Rechnungsvorlage für Word oder Excel reicht, wenn alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG darauf stehen: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Rechnungen an deutsche Unternehmer gilt zusätzlich die E-Rechnungspflicht mit Übergangsfristen.

Was eine gute Rechnungsvorlage leisten muss

Wer als Freiberufler oder Selbstständiger anfängt, sucht meist eine kostenlose Rechnungsvorlage für Word, Excel oder als PDF. Das ist verständlich. Kostenlos ist eine Vorlage aber nur dann wirklich, wenn sie Sie später nichts kostet: Fehlt eine Pflichtangabe, fragt die Buchhaltung des Kunden nach, Sie schreiben die Rechnung neu, und das Geld kommt Wochen später.

Eine brauchbare Vorlage hat feste Plätze für alle Angaben, die das Umsatzsteuerrecht verlangt, genug Raum für Positionen und eine Fußzeile, in der Summe, Steuer und Fälligkeit auf einen Blick stehen. Sie finden hier keine Datei zum Herunterladen, sondern ein Layout zum Kopieren, das Sie in Word, Excel oder Google Docs nachbauen, und zwei ausgefüllte Beispiele.

Dies ist allgemeine Information und keine Steuerberatung. Ob Sie Umsatzsteuer ausweisen müssen, klären Sie vor der ersten Rechnung mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

Pflichtangaben: diese Felder gehören auf jede Rechnung

Bei einer Leistung an einen Unternehmer mit Umsatzsteuer zählt § 14 Abs. 4 UStG auf, was auf der Rechnung stehen muss. Prüfen Sie Ihre Vorlage gegen diese Liste:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (eine von beiden genügt),
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Sie nur einmal vergeben, zum Beispiel 2026-014,
• Menge und Art der Leistung, bei Dienstleistungen Umfang und Art, konkret beschrieben,
• der Zeitpunkt der Leistung; bei längeren Projekten genügt nach § 31 Abs. 4 UStDV der Kalendermonat, zum Beispiel Juli 2026,
• das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und vorab vereinbarte Minderungen wie Skonto,
• Steuersatz und Steuerbetrag oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.

Dazu kommen Angaben, die das Gesetz nicht verlangt, die aber über Ihr Geld entscheiden: Fälligkeitsdatum, IBAN und Verwendungszweck. Schreiben Sie die Fälligkeit als Datum („zahlbar bis zum 29.08.2026"), nicht als Rechenaufgabe für den Kunden.

Sonderfall Kleinunternehmer und Kleinbeträge

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (seit 2025: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr), schreiben Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Es genügt die kürzere Liste aus § 34a UStDV: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt in einer Summe und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa „Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)." Weisen Sie dann keinesfalls einen Steuerbetrag aus, sonst schulden Sie ihn nach § 14c UStG.

Für Kleinbeträge gibt es eine weitere Vereinfachung: Bis 250 Euro genügen nach § 33 UStDV Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt mit Steuerbetrag und Steuersatz oder dem Hinweis auf die Befreiung. Geschäftskunden freuen sich trotzdem über Rechnungsnummer und Empfängeradresse.

Das Layout zum Kopieren

Bauen Sie die Vorlage in drei Blöcken: Kopf, Positionen, Fuß. So bleibt sie auch in Word oder Excel stabil, wenn Positionen dazukommen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.

[Ihr Name], [Tätigkeit]
[Straße], [PLZ Ort] · [E-Mail] · [Telefon]
Steuernummer: [12/345/67890] oder USt-IdNr.: [DE...]

An: [Firma], [Ansprechperson], [Straße], [PLZ Ort]

RECHNUNG
Rechnungsnummer: [2026-014]
Rechnungsdatum: [12.08.2026]
Leistungszeitraum: [Juli 2026]

Pos. | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Betrag
1 | [Überarbeitung Startseite, Frontend] | [12 Std.] | [95,00 €] | [1.140,00 €]
2 | [Einrichtung Testumgebung, pauschal] | [1] | [150,00 €] | [150,00 €]

Nettobetrag: [1.290,00 €]
Umsatzsteuer 19 %: [245,10 €]
Rechnungsbetrag: [1.535,10 €]

Zahlbar ohne Abzug bis zum [29.08.2026] auf IBAN [DE00 ...], Kontoinhaber [Name], Verwendungszweck [2026-014].

Als Kleinunternehmer ersetzen Sie die drei Summenzeilen durch eine Zeile „Rechnungsbetrag" und den Hinweis nach § 19 UStG direkt darunter.

Word, Excel oder PDF: welches Format wozu

• Word eignet sich für kurze Rechnungen mit wenigen Positionen und viel Text, etwa Beratung oder Texte. Summen und Steuer tragen Sie von Hand ein, genau dort entstehen Tippfehler. Rechnen Sie jede Summe nach.
• Excel eignet sich für viele Positionen oder Stunden mal Stundensatz. Formeln für Nettobetrag, 19 Prozent Umsatzsteuer und Gesamtbetrag sparen Zeit; achten Sie auf zwei Nachkommastellen.
• PDF ist das Versandformat. Es sieht beim Kunden aus wie bei Ihnen und lässt sich gut archivieren. Ein PDF ist aber keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (dazu unten).

Beispiel 1: Freiberuflerin mit Umsatzsteuer

Frei erfunden: Lena Muster ist Webentwicklerin in Berlin und regelbesteuert. Sie rechnet an eine GmbH in Hamburg zwölf Stunden Frontend-Arbeit und eine Pauschale ab.

Die Leistung ist konkret beschrieben, Leistungszeitraum und Rechnungsdatum stehen getrennt da, und die Fälligkeit ist ein Datum. Verlangt der Kunde eine Bestellnummer, gehört sie in den Kopf, sonst bleibt die Rechnung im Rechnungseingang liegen.

Beispiel 2: Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer

Frei erfunden: Jonas Beispiel aus Leipzig schreibt als Kleinunternehmer Produkttexte für einen Onlineshop.

Der Hinweis steht direkt bei der Summe, nicht versteckt auf Seite zwei. Bei Kunden in anderen EU-Staaten ändert sich der Rechnungstext; der Beitrag zur Kleinunternehmer-Rechnung erklärt, was dann gilt.

E-Rechnung: wann ein PDF noch reicht

Seit 2025 gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die E-Rechnung, also ein strukturiertes Format nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für den Versand gibt es Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025. Laut BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach.
• Bis 31. Dezember 2026 dürfen Sie an Unternehmer noch Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, ein PDF schicken.
• Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
• Ab 1. Januar 2028 sind Rechnungen an inländische Unternehmer grundsätzlich als E-Rechnung zu stellen.
• Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Für eine Word- oder Excel-Vorlage heißt das: Für Privatkunden, für Kleinbeträge und als Kleinunternehmer bleibt das PDF zulässig. Für Rechnungen an deutsche Firmenkunden planen Sie den Wechsel zur E-Rechnung mit Ihrer Steuerberatung, spätestens für 2028.

Typische Fehler bei kostenlosen Vorlagen

• Das Leistungsdatum fehlt, oder es steht nur „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum", obwohl die Arbeit Wochen zurückliegt.
• Die Steuernummer fehlt, weil die Gründung noch läuft. Warten Sie mit dem Versand, bis das Finanzamt sie mitgeteilt hat.
• Eine Rechnungsnummer wird doppelt vergeben, weil zwei Dateien mit demselben Zähler existieren. Führen Sie eine einzige Liste.
• Kleinunternehmer übernehmen eine Vorlage mit 19 Prozent und vergessen, Steuerzeile und Hinweis zu tauschen.
• Der Empfänger ist falsch benannt, etwa die Muttergesellschaft statt der beauftragenden GmbH.
• Es fehlt die Fälligkeit als Datum. Dann bestimmt die Zahlungsmoral des Kunden Ihren Kontostand.

Aufbewahrung

Bewahren Sie ein Doppel jeder Rechnung acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Elektronisch ist das zulässig, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit für die ganze Frist erhalten bleiben. Ein Ordner pro Jahr und Dateinamen nach Nummer und Kunde reichen für den Anfang.

Wann die Vorlage nicht mehr reicht

Für zwei oder drei Rechnungen im Quartal ist eine eigene Vorlage in Ordnung. Sobald Sie jeden Monat abrechnen, Angebote schreiben oder Stammkunden haben, wird das Pflegen fehleranfällig: Nummernliste führen, Kundendaten aktualisieren, Summen prüfen, nachfassen, wenn nicht bezahlt wird.

QuickBilling übernimmt genau diese Teile. Rechnungsnummern vergibt es fortlaufend für Sie, Logo und Layout liegen in einer Vorlage, und als Kleinunternehmer kommt jede Rechnung mit dem Hinweis nach § 19 UStG heraus. Sie verschicken die Rechnung als Link und sehen, wann der Kunde sie öffnet. Mit Ihrem eigenen Stripe-, PayPal- oder Wise-Link erscheint ein Bezahlen-Button, und auf Wunsch erinnert QuickBilling den Kunden vor und nach der Fälligkeit. QuickBilling erstellt PDF-Rechnungen, keine XRechnung und kein ZUGFeRD; für Privatkunden, als Kleinunternehmer und bis zum Ende der Übergangsfristen passt das.