Kunde zahlt Rechnung nicht: Was Freelancer jetzt tun

Die Rechnung ist raus, die Frist verstrichen, und die offene Rechnung steht weiter offen: Der Kunde zahlt nicht, auf dem Konto ändert sich nichts. Juristisch ist das ein Zahlungsverzug, sobald die Voraussetzungen des § 286 BGB erfüllt sind. Das passiert fast jedem Selbstständigen früher oder später. Entscheidend ist, dass Sie in dieser Lage nicht aus dem Bauch handeln, sondern in einer sinnvollen Reihenfolge: erst klären, dann freundlich erinnern, dann mahnen, dann einen rechtlichen Weg wählen. Dieser Beitrag beschreibt diese Reihenfolge und sagt ehrlich, was welcher Schritt leistet und kostet. Er ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung; ab einer bestimmten Summe oder bei Streit über die Leistung gehört der Fall zu einer Anwältin oder einem Anwalt.

Die Reihenfolge im Überblick

Schritt 1: Erst klären, dann mahnen

Vor jeder Mahnung steht die Frage, warum nicht gezahlt wurde. Die häufigsten Gründe sind banal: Die Rechnung ist nie bei der Buchhaltung angekommen, es fehlt eine Bestellnummer, die Freigabe hängt bei einer Person im Urlaub. Ein kurzer Anruf klärt das schneller als drei Mails. Schreiben Sie das Ergebnis danach in einer Zeile auf: „Telefonat am 17.08., Herr Beispiel sagt Zahlung bis 24.08. zu.“ Wenn es dann doch nicht klappt, haben Sie ein Datum, auf das Sie sich beziehen können.

Einstieg:
„Guten Tag Herr/Frau [Nachname], hier ist [Ihr Name]. Ich rufe wegen der Rechnung [Nr.] über [Betrag] Euro an, die seit dem [Datum] fällig ist.“

Fragen, nicht anklagen:
„Ist die Rechnung bei Ihnen angekommen?“
„Gibt es etwas, das noch geklärt werden muss?“
„Wann kann ich mit der Zahlung rechnen?“

Zusage festhalten:
„Dann halte ich fest: Zahlung bis zum [Datum]. Ich schicke Ihnen das kurz per Mail.“

Danach sofort schreiben:
„Guten Tag [Name], danke für das Gespräch. Wie besprochen erwarte ich die Zahlung der Rechnung [Nr.] über [Betrag] Euro bis zum [Datum]. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]“

Schritt 2 bis 4: Erinnerung und Mahnungen

Verzug im rechtlichen Sinn hat Folgen, und deshalb lohnt es sich zu wissen, wann er eintritt. Nach § 286 BGB kommt der Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach der Fälligkeit nicht zahlt. Ist die Zahlung nach dem Kalender bestimmt, zum Beispiel „zahlbar bis 15.08.2026“, braucht es keine Mahnung. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt der Verzug bei Entgeltforderungen ein, bei Verbrauchern aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist. Texte für jede Stufe finden Sie im Beitrag zur Zahlungserinnerung, hier nur der Kern: Jede Nachricht nennt Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und eine konkrete Frist, und sie kündigt nur an, was Sie tatsächlich tun werden.

Teilzahlung und Ratenzahlung

Manchmal ist der Kunde nicht unwillig, sondern knapp bei Kasse. Dann ist ein Angebot oft klüger als die nächste Mahnung. Nehmen Sie eine Teilzahlung an, wenn sie verbindlich ist und ein Datum für den Rest enthält, und halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest: Betrag je Rate, Termine, und dass die gesamte Restforderung sofort fällig wird, wenn eine Rate ausbleibt. Eine ehrlich gemeinte Ratenzahlung, die eingehalten wird, bringt mehr als ein Mahnbescheid, den der Kunde nicht begleicht.

Gerichtliches Mahnverfahren: der Weg ohne Anwalt

Wenn Mahnungen nichts bewirken und die Forderung unstreitig ist, ist das gerichtliche Mahnverfahren oft der nächste Schritt. Es dient dazu, ohne mündliche Verhandlung zu einem vollstreckbaren Titel zu kommen. Der Antrag lässt sich ohne Anwalt stellen, nach Angaben der Handelskammer Hamburg ist die Zuziehung eines Anwalts nicht vorgeschrieben, und es geht online über mahngerichte.de. Wichtig sind zwei Voraussetzungen aus § 688 ZPO: Es muss um die Zahlung einer bestimmten Geldsumme gehen, und das Verfahren findet nicht statt, wenn der Anspruch von einer noch nicht erbrachten Gegenleistung abhängt. Ihre Leistung muss also fertig sein.

Das Gericht fordert die Gebühr für den Mahnbescheid an. Wie hoch sie ist, hängt vom Streitwert ab und ist im Kostenrechner auf mahngerichte.de zu sehen. Eine Summe nennen wir hier bewusst nicht, weil sich Gebühren ändern. Die Kosten können Sie als Teil Ihres Verzugsschadens vom Schuldner fordern. Ob er sie zahlen kann, ist eine andere Frage: Ein Titel gegen einen zahlungsunfähigen Schuldner bleibt ein Stück Papier.

Inkasso oder Anwalt?

Ein Inkassounternehmen nimmt Ihnen den Schriftverkehr ab, mahnt, verhandelt Raten und kann das gerichtliche Mahnverfahren betreiben. Das lohnt sich bei unstreitigen Forderungen und wenn Sie die Auseinandersetzung nicht selbst führen wollen. Achten Sie darauf, dass das Unternehmen als Inkassodienstleister registriert ist (Rechtsdienstleistungsregister), und klären Sie die Kosten vorher schriftlich. Die Inkassokosten sind gegenüber dem Schuldner nur ersatzfähig, soweit sie als Verzugsschaden erforderlich und zweckmäßig waren. Bei Streit über die Leistung selbst, bei Gegenforderungen oder hohen Summen ist eine Anwältin oder ein Anwalt die bessere Wahl.

Was Sie vom Kunden verlangen können: der Verzugsschaden

• Verzugszinsen: Bei Geschäften ohne Verbraucher neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Die Bundesbank nennt für den Basiszinssatz 1,52 Prozent seit dem 1. Juli 2026, das ergibt derzeit 10,52 Prozent im Jahr. Der Wert ändert sich halbjährlich, prüfen Sie ihn vor jeder Rechnung.
• Verzugspauschale: 40 Euro bei Entgeltforderungen, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet.
• Weiterer Schaden: Die Geltendmachung eines weiteren Schadens ist nach § 288 Abs. 4 BGB nicht ausgeschlossen, zum Beispiel erforderliche Kosten der Rechtsverfolgung. Sie müssen ihn aber belegen.

Einzelheiten und ein Rechenbeispiel stehen im Beitrag zu Verzugszinsen und Verzugspauschale.

Verjährung: die Uhr läuft mit

Forderungen verjähren regelmäßig in drei Jahren (§ 195 BGB), die Frist beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den Umständen und dem Schuldner erfahren haben. Eine Rechnung aus dem Juli 2026 verjährt also grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Der Mahnbescheid hemmt die Verjährung ab Zustellung. Eine bloße Mahnung tut das nicht. Wer ein Mahnverfahren erwägt, sollte deshalb nicht bis kurz vor Fristende warten.

Das sollten Sie vor dem Eskalieren zusammenhaben

• Vertrag, Auftragsbestätigung oder Angebot mit der Annahme des Kunden.
• Abnahme, Lieferbestätigung oder ein Mailverlauf, der zeigt, dass die Leistung erbracht wurde.
• Die Rechnung mit Versandnachweis.
• Jede Mahnung mit Datum und Nachweis der Zustellung.
• Telefon- und Mailnotizen, mit Datum und Zusage des Kunden.
• Berechnung von Zinsen und Pauschale.

Abschreiben und vorbeugen

Manchmal ist der wirtschaftlich klügste Schritt, eine Forderung nach den Mahnungen liegen zu lassen oder zu einem Teil anzunehmen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Kunde offensichtlich zahlungsunfähig ist oder die Rechtsverfolgung mehr kostet, als die Forderung wert ist. Ob und wann Sie die Umsatzsteuer berichtigen können, klärt Ihre Steuerberatung. Für den nächsten Auftrag helfen drei Dinge: ein kurzes Zahlungsziel (siehe Zahlungsziel), Anzahlungen bei Neukunden (siehe Anzahlung und Abschlagsrechnung) und eine Rechnung, die sofort nach der Leistung rausgeht. Wer mit QuickBilling per E-Mail oder Freigabelink versendet, sieht, ob die Rechnung geöffnet wurde. Auf bezahlten Tarifen werden dabei auch IP-Adresse und Standort erfasst.