Jak pobrać wyciąg bankowy jako CSV lub MT940

Prowadzisz jednoosobową firmę, wystawiasz faktury i chcesz, żeby wpłaty od klientów trafiły do właściwych dokumentów bez przepisywania. Do tego potrzebny jest plik z banku. Ten tekst pokazuje, jak go pobrać, jaki format wybrać i jak sprawdzić, czy plik nadaje się do wczytania.

Wyciąg, historia operacji, zestawienie

Banki nazywają to różnie: wyciąg, historia operacji, lista operacji, zestawienie operacji. W praktyce chodzi o dwa rodzaje plików. Wyciąg miesięczny to zwykle PDF, dobry do archiwum, ale najgorszy do dalszej obróbki. Eksport operacji z wybranego okresu, jako CSV albo w formacie bankowym, to plik, który nadaje się do wczytania do programu.

Formaty plików z banku

• CSV: zwykły tekst, jedna linia to jedna operacja. W polskich bankach częsty jest średnik i przecinek dziesiętny. Każdy bank układa kolumny po swojemu.
• MT940: międzynarodowy format wyciągu z operacjami i saldami, zawsze o tej samej budowie, więc programy czytają go bez zgadywania.
• CAMT (camt.053, camt.052): nowszy odpowiednik w XML, zgodny ze standardem ISO 20022.
• PDF: dla ludzi, nie dla programów.

Elixir-O i VideoTEL to co innego: to formaty plików ze zleceniami płatności, które wysyła się do banku, a nie wyciągi z operacjami. Bank Millennium na przykład przyjmuje w nich przelewy do importu, a wyciągi wydaje jako MT940 i PDF.

Jeśli bank daje MT940 lub CAMT, wybierz je: mają salda i stałą budowę. Jeśli masz tylko CSV, to też w porządku. PDF zostaw na archiwum.

Skąd ta różnica? CSV powstał jako uniwersalny format tabel, więc bank sam decyduje, które kolumny do niego wstawi, w jakiej kolejności i z jakim separatorem. MT940 i CAMT to formaty wymiany danych między bankiem a programami firmowymi: każde pole ma swoje stałe miejsce, a na początku i na końcu pliku są salda. Dlatego program księgowy czy do faktur czyta je bez pytania, która kolumna jest kwotą. W zamian MT940 bywa dostępny tylko dla rachunków firmowych, czasem po włączeniu osobnej usługi, a niektóre banki pobierają za nią opłatę.

Jak pobrać plik: przykłady z banków

Poniższe ścieżki pochodzą ze stron pomocy samych banków. Menu się zmieniają, więc sprawdź je na ekranie.

• ING: w sekcji Wyciągi pobierzesz wyciągi w formacie PDF i MT940.
• PKO BP (firmy): Moje sprawy, Raporty, MT940. Najpierw włączasz usługę przy wybranym koncie firmowym, potem pobierasz raporty dzienne lub miesięczne.
• mBank (firmy): usługę raportów MT940 włącza się w serwisie transakcyjnym w Finanse, Historia, raport MT940. Usługa jest płatna, aktualną opłatę podaje bank.
• Credit Agricole (konto firmowe): Moje produkty, Konto, Wyciągi, ustaw okres i pod filtrami wybierz MT940 w Formatach wyciągów.
• Millennium: wyciągi PDF znajdziesz w Moje finanse, Lista wyciągów. Historię transakcji w bankowości dla firm można zapisać jako PDF, XLS, HTML lub CSV.

W innych bankach szukaj słów: historia, operacje, wyciągi, eksport, pobierz.

Jak sprawdzić plik przed wczytaniem

• Otwórz go w edytorze tekstu, nie tylko w Excelu. Zobaczysz prawdziwy separator i kodowanie. Jeśli polskie litery wyglądają jak krzaczki, plik ma inne kodowanie, niż założył program.
• Sprawdź okres: pierwsza i ostatnia data powinny zgadzać się z tym, co ustawiono w banku. Najlepiej cały miesiąc.
• Policz: saldo początkowe plus wszystkie operacje powinno dać saldo końcowe. Przykład: 8 200,00 PLN na początku, wpływy 12 300,00 PLN, wydatki 4 615,50 PLN dają 15 884,50 PLN. Inna kwota w banku oznacza brakującą albo podwójną linię.
• Sprawdź kwoty: wpływy powinny mieć inny znak niż wydatki, a przecinek dziesiętny nie powinien zmieniać 1 250,00 w 1,25.
• Uważaj na nakładanie się okresów: styczeń wgrany dwa razy w programie bez ochrony da duplikaty.
• Nie edytuj pliku ręcznie, jeśli nie musisz. Zapisanie CSV w Excelu potrafi zmienić daty.

Wyciąg czy historia rachunku

Te dwie rzeczy łatwo pomylić. Wyciąg to dokument banku za zamknięty okres, zwykle miesiąc, z saldem na początek i na koniec. Historia rachunku to lista operacji z dowolnie wybranego okresu, którą widzisz na ekranie i często możesz wyeksportować. Do programu lepiej nadaje się eksport w formacie MT940 albo CSV, bo zawiera każdą operację jako osobną linię. Jeśli bank daje MT940 tylko dla rachunku firmowego, a ty prowadzisz firmę na koncie osobistym, zostaje CSV z historii rachunku.

Najczęstsze błędy

• Eksport tylko tego, co widać na ekranie. Niektóre listy dociągają starsze operacje dopiero przy przewijaniu. Porównaj liczbę linii z tym, co pokazuje bank.
• Operacje oczekujące w pliku. Blokady na karcie i przelewy w realizacji mogą się jeszcze zmienić. Bezpieczniej pobierać dane do wczoraj.
• Kilka rachunków w jednym pliku. Rachunek firmowy, oszczędnościowy i karta powinny trafić do osobnych plików, inaczej salda się nie zgodzą.
• Brak stałego rytmu. Ustal jeden dzień, na przykład pierwszy dzień roboczy miesiąca, i zawsze pobieraj cały poprzedni miesiąc. Pliki będą do siebie pasować i od razu zobaczysz, że któregoś brakuje.

Co dalej z plikiem: przykład w QuickBilling

Jeśli wystawiasz faktury w QuickBilling, ten sam plik możesz tam wgrać. Obsługiwane są CSV i Excel z dowolnego banku (pliki XLSX oraz pliki .xls, które wiele banków zapisuje jako tabelę HTML), MT940, CAMT (camt.053 i camt.052) oraz OFX/QFX. Nie czyta tylko starego formatu Excela sprzed 2007 roku: jeśli plik XLS z banku okaże się takim plikiem, aplikacja to powie, a wtedy zapisz go najpierw jako XLSX lub CSV. QuickBilling nie łączy się z bankiem i nie prosi o hasło. Przed importem aplikacja sprawdza daty i kwoty, a tam, gdzie plik ma salda, także czy saldo początkowe plus linie daje saldo końcowe. Linie zaimportowane wcześniej są pomijane. Wpłaty są dopasowywane do otwartych faktur, wydatki do tych, które już są w aplikacji, a reszta czeka w widoku Do sprawdzenia. Nic nie trafia do twoich danych, dopóki nie klikniesz Importuj, a import można cofnąć.

Na płatnych planach QuickBilling czyta też wyciągi PDF z prawdziwym tekstem. Tekst trafia wtedy do dostawcy AI po twojej zgodzie, z ukrytymi numerami rachunków i kart, a jeśli salda się nie zgadzają, import ma oznaczenie Niezweryfikowany.