Kontoauszug als CSV exportieren: Welche Datei Sie brauchen

Wer Einnahmen und Ausgaben nicht abtippen will, braucht seine Kontoumsätze als Datei. Fast jede Bank bietet dafür einen Export an, nur heißen die Menüs überall anders, und die Auswahl an Formaten verwirrt. Hier steht, wo Sie den Export finden, was CSV, CAMT und MT940 unterscheidet und woran Sie erkennen, dass die Datei vollständig ist, bevor Sie sie irgendwo hochladen.

Erst die Begriffe: Kontoauszug und Umsätze

Im Online-Banking steht selten Kontoauszug exportieren. Gesucht ist meist die Umsatzübersicht oder Umsatzabfrage mit einer Schaltfläche wie Exportieren. Bei der Commerzbank sitzt sie oberhalb der Umsatzliste, dort wählen Sie zwischen CSV und PDF. Bei der Sparkasse Hilden-Ratingen-Velbert heißt der Weg Umsatzabfrage, danach legen Sie Zeitraum und Format fest.

Wählen Sie beim Zeitraum lieber etwas mehr als zu wenig, aber merken Sie sich das Enddatum. Nicht jedes Programm erkennt Zeilen, die schon einmal eingelesen wurden.

Die Formate im Überblick

CAMT (camt.053 für den Tagesauszug, camt.052 für Umsätze im Laufe des Tages) ist ein XML-Format mit festen Feldern. Ein Programm muss nicht raten, welche Spalte der Betrag ist, und Anfangs- und Endsaldo stehen in der Datei. MT940 wird abgelöst: Die Deutsche Bank nennt camt.053 in ihrer Übersicht zur ISO-20022-Umstellung den Nachfolger von MT940. Bietet Ihnen das Banking noch MT940 an, ist das also das ältere Format.

CSV ist eine einfache Textdatei. Jede Zeile ist ein Umsatz, die Spalten sind durch Semikolon, Komma oder Tabulator getrennt. Jede Bank hat ihr eigenes Spaltenlayout, das ist der Haken. Dafür lässt sich CSV in jedem Tabellenprogramm öffnen.

PDF ist für Menschen gemacht. Zeilen aus einem PDF herauszulesen ist fehleranfällig, deshalb gibt es fast immer daneben CSV.

Eine Falle bei manchen Sparkassen: Im Menü stehen Einträge wie CSV-CAMT. Das sind CSV-Dateien, deren Spalten sich an CAMT anlehnen, keine XML-Dateien. Eine Datei, die nur CAMT heißt, ist die XML-Variante.

So gehen Sie vor

• Zeitraum festlegen: ein Monat, ein Quartal oder das Jahr. Notieren Sie das Enddatum, damit der nächste Export nahtlos anschließt.
• Format wählen: Gibt es CAMT, nehmen Sie CAMT. Sonst CSV. PDF nur, wenn nichts anderes angeboten wird.
• Datei ablegen, zum Beispiel als Bank/2026/2026-10_Umsaetze.csv.
• Datei prüfen, bevor Sie sie weiterverwenden.

Bietet Ihre Bank eine Excel-Datei an, hängt es vom Programm ab, ob Sie sie umwandeln müssen. Verlangt es CSV, öffnen Sie die Datei im Tabellenprogramm und speichern Sie sie als CSV. Achten Sie dabei auf das Datum: 01.01.2026 ist sicherer als 01. Januar 2026.

Die Datei prüfen, bevor Sie sie hochladen

Öffnen Sie die CSV-Datei einmal in einem einfachen Texteditor. Dort sehen Sie den Rohinhalt, bevor ein Tabellenprogramm etwas verändert.

• Trennzeichen: Steht alles in einer Spalte, wurde das Trennzeichen falsch erkannt. Typisch ist Semikolon statt Komma.
• Umlaute: Erscheinen statt ü seltsame Zeichen, stimmt die Zeichenkodierung nicht.
• Vorzeichen: Ausgaben sollten negativ sein, Einnahmen positiv.
• Kopfzeilen: Viele Banken setzen Kontonummer und Zeitraum vor die Tabelle. Diese Zeilen gehören nicht zu den Umsätzen.

Dann der wichtigste Test: Anfangssaldo plus alle Umsätze muss den Endsaldo ergeben. Bei CAMT stehen beide Salden in der Datei, bei CSV nehmen Sie die Salden aus dem Banking. Ein Beispiel: Anfangssaldo 2.400,00 EUR, drei Zahlungseingänge von zusammen 3.570,00 EUR, Ausgaben von zusammen 1.185,40 EUR ergeben 4.784,60 EUR. Steht im Banking 4.754,60 EUR, fehlen 30,00 EUR, vermutlich eine Zeile.

Typische Fehler beim Export

• Nur die angezeigte Seite exportiert: Manche Umsatzlisten laden ältere Zeilen erst beim Scrollen nach. Prüfen Sie, ob der Export wirklich den ganzen Zeitraum enthält, und vergleichen Sie die Zeilenzahl mit dem Banking.
• Vorgemerkte Umsätze mitgenommen: Zeilen, die noch nicht gebucht sind, ändern sich oft noch. Exportieren Sie lieber bis gestern als bis heute.
• Mehrere Konten in einer Datei: Geschäftskonto, Tagesgeld und Kreditkarte gehören in getrennte Dateien. Sonst passt kein Saldo mehr.
• Datei im Tabellenprogramm gespeichert: Beim Speichern werden aus 0012 gern 12, aus Beträgen Datumswerte und aus dem Semikolon ein Komma. Arbeiten Sie an einer Kopie.

Ein Tipp für den Alltag: Legen Sie einen festen Termin fest, etwa den ersten Werktag im Monat, und exportieren Sie immer den ganzen Vormonat. Dann schließen die Dateien lückenlos aneinander an, und Sie sehen sofort, wenn ein Monat fehlt.

Aufbewahren

Behalten Sie die Originaldatei. § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung nennt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Ob ein Kontoauszug im Einzelfall als Buchungsbeleg gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Das hier ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Wenn Sie die Datei nicht selbst auswerten wollen

Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit QuickBilling, können Sie die Datei dort hochladen. Die App liest CAMT, CSV und Excel von jeder Bank (XLSX, auch die .xls-Exporte vieler Banken), MT940, OFX und QFX. Nur das alte Excel-Format von vor 2007 liest sie nicht, solche Dateien speichern Sie vorher als XLSX oder CSV. Sie prüft Datum, Betrag und Salden und erkennt schon importierte Zeilen. Bezahlte Rechnungen werden mit dem Bankdatum als bezahlt markiert, Abbuchungen erfassten Ausgaben zugeordnet. Was unklar bleibt, wartet unter Ansehen. Übernommen wird erst, wenn Sie auf Importieren klicken. Es gibt keine Bankanbindung, Sie laden nur die Datei hoch, die Sie gerade exportiert haben.

In den bezahlten Tarifen liest QuickBilling auch PDF-Auszüge mit echtem Text. Dafür geht der Text nach Ihrer Zustimmung an einen KI-Anbieter, Konto- und Kartennummern sind vorher ausgeblendet. Geht der Saldo nicht auf, ist der Import Ungeprüft und jede Zeile wartet auf Sie.