Faktura częściowa i końcowa prosto z oferty
Faktura częściowa i końcowa w QuickBilling to sposób na rozliczenie zaakceptowanej oferty w kilku ratach. Z oferty wystawisz dowolną liczbę faktur częściowych, procentem albo kwotą, a na koniec jedną fakturę końcową, która pokazuje pełne pozycje, odlicza wcześniejsze części i podaje kwotę pozostałą do zapłaty. Dla każdego, kto rozlicza projekty etapami.
Ważne przed startem. Według strony Ministerstwa Finansów „Zakres obowiązkowego KSeF” (ksef.podatki.gov.pl, odczyt 12.11.2026) obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych; podatnicy ze sprzedażą udokumentowaną fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie nie mają go do końca 2026 r. QuickBilling nie wysyła faktur do KSeF.
Rozliczenie projektu etapami w trzech krokach
Przykład: oferta na 10 000 EUR.
Pierwsza część.
W ofercie otwórz menu „Więcej działań” i wybierz „Rozlicz w częściach”. W okienku jest jedno pole z przełącznikiem procent / kwota. Wpisz 30%. Pod polem widać trzy linie: wartość oferty, dotychczas zafakturowano i ta faktura. Powstaje szkic faktury częściowej na 3 000 EUR, który edytujesz i wysyłasz jak każdą fakturę.
Kolejna część.
Na ofercie pojawia się blok „Fakturowanie” z postępem i listą powiązanych faktur. Dodaj następną część, np. 20%, czyli 2 000 EUR. Więcej, niż zostało, wystawić się nie da.
Faktura końcowa.
Utwórz fakturę końcową. Odliczenia są już wpisane: obie faktury częściowe i do zapłaty 5 000 EUR.
Faktura częściowa i końcowa: jak wystawić fakturę końcową
Faktura końcowa zawiera pełne pozycje oferty. Pod nimi jest blok odliczeń: numer, data oraz kwota netto, podatek i brutto każdej wcześniejszej faktury częściowej. Na dole widać kwotę pozostałą do zapłaty.
Fakturę końcową utworzysz, gdy żadna faktura częściowa nie jest już szkicem: najpierw wyślij albo usuń szkic. Jeśli na ofercie z fakturami częściowymi klikniesz zwykłe „Przekształć w fakturę”, powstanie właśnie faktura końcowa.
Wszystkie dokumenty działają w PDF, na linku do udostępnienia, w portalu klienta i w e-mailach. Na ofercie widzisz, ile zafakturowano, ile zostało i ile klient już zapłacił.
Faktura z oferty: co zostaje po staremu
- „Przekształć w fakturę” działa jak dotąd: jedno kliknięcie, jedna faktura.
- Jeśli nie rozliczasz ofert w częściach, w programie nic się nie zmienia.
- Faktury dziedziczą z oferty klienta, walutę, język dokumentu, szablon i warunki płatności; zmienić możesz wszystko oprócz waluty i klienta.
- Po pierwszej fakturze częściowej pozycje oferty są zablokowane, żeby sumy się zgadzały. Gdy usuniesz szkice i anulujesz wystawione powiązane faktury, oferta znów da się edytować.
Dla kogo
Dla freelancerów, agencji i małych firm, które wysyłają ofertę na cały projekt, a rozliczają go etapami. Szczególnie dla osób mówiących po polsku, których firma jest zarejestrowana poza Polską. W budownictwie mówi się o tym często „faktura za etap” albo rozliczenie po protokole odbioru.
Najczęstsze pytania
Czym się różni faktura zaliczkowa od faktury częściowej?
W języku potocznym faktura zaliczkowa dokumentuje wpłatę przed wykonaniem pracy, a faktura częściowa wykonany etap. W QuickBilling dokument nazywa się „Faktura częściowa” i nie twierdzimy, że jest fakturą zaliczkową w rozumieniu przepisów. Który dokument jest ci potrzebny, rozstrzyga księgowy lub doradca podatkowy.
Zaliczka a zadatek: czy program to rozróżnia?
Nie. Zaliczka to potocznie wpłata na poczet ceny, a zadatek to osobna instytucja prawa cywilnego z innymi skutkami przy zerwaniu umowy. Program tylko dzieli kwotę oferty na faktury; o tym, co wpisać w umowie, decydujesz z prawnikiem lub księgowym.
Czy QuickBilling wysyła faktury do KSeF?
Nie. QuickBilling nie tworzy e-faktur i nie łączy się z KSeF. Firma zarejestrowana w Polsce wystawia faktury w KSeF poza QuickBilling.
KSeF a faktury zagraniczne: czy klient z zagranicy coś zmienia?
Według strony Ministerstwa Finansów (ksef.podatki.gov.pl, odczyt 11.11.2026) obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, a faktury za „świadczenie usług na rzecz zagranicznych podatników” są „obowiązkowo wystawiane w KSeF”. Jak to wygląda w twojej firmie, sprawdź u księgowego lub doradcy podatkowego.
Czy dokument z QuickBilling spełnia polskie przepisy?
Nie składamy takiej obietnicy. Przed użyciem pokaż próbny PDF księgowemu i zapytaj, czy w twoim przypadku można z niego skorzystać.
Czy mogę zmienić nazwę dokumentu?
Tak. Domyślnie to „Faktura częściowa” i „Faktura końcowa”, a tytuł zmienisz na fakturze jak każdy inny tytuł.
Co się dzieje, gdy anuluję fakturę częściową?
Jej kwota wraca do puli do rozliczenia. Faktury częściowej odliczonej już na wystawionej fakturze końcowej nie anulujesz, dopóki nie anulujesz faktury końcowej.
Czego ta funkcja nie robi
- nie tworzy e-faktur i nie wysyła niczego do KSeF; nie gwarantuje zgodności z przepisami, zapytaj księgowego,
- nie tworzy faktur automatycznie według harmonogramu ani kamieni milowych,
- nie przyjmuje płatności kartą i nie pobiera zaliczek online,
- nie łączy się z bankiem i nie dzieli faktur bez oferty.
Utwórz ofertę, otwórz „Więcej działań” i rozlicz pierwszy etap.
Zacznij za darmo