Dokumentacja

Witaj w QuickBilling. Ten przewodnik opisuje to, co jest dziś wbudowane w aplikację, z nazwami menu, które zobaczysz na ekranie.

QuickBilling to fakturowanie i ewidencja wydatków dla freelancerów i małych firm. Faktury i oferty wysyłasz jako linki, widzisz, kiedy klienci je otworzyli, a wydatki prowadzisz w tym samym rejestrze.

Co możesz zrobić

• Tworzyć faktury i oferty, pobierać pliki PDF i udostępniać je jako linki
• Zamienić zaakceptowaną ofertę w fakturę jednym krokiem
• Ustawić faktury cykliczne, które pojawiają się jako szkice zgodnie z harmonogramem
• Sprawdzać, kiedy otwarto link, a klienci mogą oznaczyć fakturę jako opłaconą albo zaakceptować lub odrzucić ofertę
• Śledzić wydatki (z paragonami, zatwierdzeniami i budżetami) oraz przychody i sprawdzać rachunek zysków i strat
• Pracować w kilku obszarach roboczych i zapraszać członków zespołu, zależnie od planu
• Korzystać z asystenta w aplikacji (w każdym planie, w planie Free 30 wiadomości dziennie), serwera MCP (we wszystkich planach) lub REST API (Unlimited)
• Zgłaszać funkcje na liście życzeń i czytać listę zmian w aplikacji
• Dodawać do faktur dane do przelewu lub linki do płatności (PayPal i inne). Płatności kartą z linku do faktury pojawią się wkrótce.

Konfiguracja konta

1. Załóż konto: zarejestruj się adresem e-mail i hasłem albo przez Google
2. Potwierdź e-mail: otwórz link, który wysyłamy
3. Przejdź kreatora konfiguracji: wybierz szablon i przeznaczenie obszaru roboczego, dodaj swoją markę, a następnie utwórz pierwszy profil rozliczeniowy

Konfiguracja obszaru roboczego (Ustawienia → Ustawienia obszaru roboczego)

• Informacje o obszarze: nazwa, opis, obraz i kolor marki (własny kolor marki wymaga planu Premium)
• Domyślne wartości: domyślna waluta, format daty, domyślny wzór faktury i prefiks numeracji faktur
• Tryb: każdy obszar to Osobisty, Freelancer, Agencja lub Biznes. Obszar osobisty ukrywa fakturowanie i liczy wydatki od chwili ich zapisania. Właściciel może później zmienić tryb albo włączyć lub wyłączyć fakturowanie w Ustawieniach obszaru roboczego.

Twój profil (Ustawienia → Konto → Profil)

• Zdjęcie, imię i nazwisko, preferowana waluta (używana do sum we wszystkich obszarach) i język
• Język aplikacji: angielski, niemiecki, francuski lub hiszpański. Adresu e-mail nie można zmienić.
• Hasło: Ustawienia → Konto → Bezpieczeństwo

Profil rozliczeniowy to tożsamość nadawcy na fakturach: nazwa, adres, NIP lub inny numer identyfikacji podatkowej, logo i dane do płatności. Możesz mieć ich kilka w jednym obszarze roboczym, a plan nie ogranicza ich liczby.

Tworzenie profilu

1. Otwórz Rozliczenia → Profile rozliczeniowe (albo dodaj profil z poziomu edytora faktury)
2. Wpisz nazwę wyświetlaną, nazwę prawną, e-mail, adres i numer identyfikacji podatkowej
3. Dodaj logo (JPEG, PNG, GIF lub WebP, do 10 MB)
4. Ustaw domyślną walutę, termin płatności (domyślnie 14 dni) i prefiks numeru faktury (domyślnie INV-)
5. Dodaj metody płatności

Metody płatności

• Przelew bankowy: właściciel rachunku, IBAN lub numer rachunku, BIC lub SWIFT, nazwa banku
• Link do płatności: adres, np. link PayPal.me, z etykietą
• Każdą metodę można włączyć lub wyłączyć, a każda faktura wybiera, które metody pokazać
• To są instrukcje płatności. QuickBilling na razie nie pobiera płatności za Ciebie.

Korzystanie z profili

• Wybierz profil na każdej fakturze. Jego logo, dane i metody płatności pojawiają się na fakturze, w pliku PDF i na stronie udostępniania.
• Aby wysłać fakturę, potrzebny jest co najmniej jeden profil.

Tworzenie faktury

1. Otwórz Rozliczenia → Faktury i kliknij Utwórz fakturę (strzałka obok oferuje Szybki start z gotowymi ustawieniami, Przeglądaj szablony i Nowa oferta)
2. Wybierz lub utwórz klienta i profil rozliczeniowy
3. Ustaw datę wystawienia i termin płatności
4. Dodaj pozycje: opis, ilość, cenę jednostkową, jednostkę (sztuki, godziny, dni, kg, m, brak albo własną) i stawkę VAT dla każdej pozycji
5. W sekcji Podatki i rabaty dodaj ogólną stawkę podatku, rabat procentowy lub kwotowy i w razie potrzeby zmień nazwy etykiet. Opcjonalnie dodaj Opłatę za opóźnienie: jest pokazana na fakturze, ale nie wlicza się do sumy. Gdy faktura jest po terminie, opłata wchodzi do kwoty do zapłaty.
6. Dodaj uwagi lub warunki i wybierz metody płatności do pokazania

Faktura zapisuje się automatycznie jako szkic podczas pracy.

Statusy

• Szkic: zapisana, nie gotowa
• Gotowa: skończona, gotowa do wysłania
• Wysłana: przesłana e-mailem lub udostępniona klientowi
• Oczekuje na potwierdzenie: klient oznaczył ją jako opłaconą, a Ty jeszcze musisz to potwierdzić
• Odrzucona: klient odrzucił ją z podaniem powodu
• Opłacona: płatność potwierdzona
• Po terminie: wysłana faktura, której minął termin płatności (ustawiane automatycznie)
• Anulowana: unieważniona
• Oferty używają także statusów Zaakceptowana i Odrzucona

Oferty

• Utwórz ofertę w Rozliczenia → Faktury → strzałka obok Utwórz fakturę → Nowa oferta
• Wyślij ją e-mailem albo linkiem do udostępnienia. Klient może ją zaakceptować lub odrzucić bez konta.
• Gdy oferta nie jest już szkicem, Przekształć w fakturę tworzy nowy szkic faktury z tym samym klientem, pozycjami i ustawieniami. Oferta może zostać przekształcona tylko raz.

Więcej

• Duplikuj: Więcej akcji → Duplikuj kopiuje fakturę lub ofertę do nowego szkicu z nowym numerem
• Biblioteka pozycji: kliknij Dodaj z gotowych w pozycjach, aby użyć zapisanych wierszy, albo zapisz wiersz z edytora
• Eksport CSV: lista faktur eksportuje się do CSV
• Zestawienie klienta: Rozliczenia → Klienci → Zobacz zestawienie pokazuje, ile klientowi wystawiono, ile zapłacił i ile jeszcze jest do zapłaty
• Skróty: Ctrl lub Cmd+K otwiera paletę poleceń. W edytorze faktury Ctrl lub Cmd+S zapisuje, a Ctrl lub Cmd+P pobiera plik PDF.

Faktura cykliczna powtarza już wystawioną fakturę. Każde uruchomienie tworzy nowy szkic do sprawdzenia i wysłania. QuickBilling nigdy nie wysyła wygenerowanej faktury za Ciebie. Faktury cykliczne są dostępne we wszystkich planach.

Konfiguracja

1. Otwórz zapisaną fakturę (nie nową i nie ofertę)
2. Kliknij Więcej akcji → Ustaw jako cykliczną
3. Wybierz częstotliwość (tygodniowo, miesięcznie, kwartalnie lub rocznie) i powtarzanie co 1 lub więcej okresów, więc co dwa tygodnie to tygodniowo co 2
4. Ustaw datę rozpoczęcia, a potem wybierz, kiedy harmonogram się kończy: nigdy, w określonym dniu albo po określonej liczbie faktur
5. Kliknij Utwórz regułę cykliczną

Co robi każde uruchomienie

• Raz dziennie QuickBilling sprawdza harmonogramy i tworzy szkic kopii faktury źródłowej z nowym numerem, datą wystawienia z dnia uruchomienia i tymi samymi warunkami płatności
• Klient, pozycje, język, szablon i ustawienia są kopiowane z faktury źródłowej, więc aby zmienić przyszłe szkice, edytuj fakturę źródłową
• Faktury, które już zostały utworzone, nigdy nie są zmieniane

Zarządzanie harmonogramami (Rozliczenia → Faktury cykliczne)

• Zobacz harmonogramy Aktywne, Wstrzymane i Zakończone z datą następnego uruchomienia
• Wstrzymaj, Wznów, Edytuj lub Usuń harmonogram. Zakończonego harmonogramu nie można wznowić.
• Usunięcie faktury źródłowej usuwa także jej harmonogram
• Wydatki cykliczne to osobna funkcja: Finanse → Wydatki → Cykliczne

Każda faktura i oferta ma własny język dokumentu: angielski, niemiecki, francuski lub hiszpański. Określa on etykiety w pliku PDF, na stronie udostępniania i w e-mailach do klienta, niezależnie od języka, którego używasz w aplikacji.

Ustawienie

• Faktura: zmień Język dokumentu w szczegółach faktury
• Klient: ustaw domyślny język dla klienta. Nowe faktury dla tego klienta zaczynają się w tym języku, a Ty nadal możesz je zmienić.
• Język zostaje zablokowany po wysłaniu faktury. Do tego czasu, gdy jest szkicem lub gotowa, możesz go zmienić.
• Duplikaty i przekształcone oferty zachowują język oryginału

Szablony systemowe

• Personalizacja → Szablony pokazuje wbudowane szablony w dwóch grupach. Kolekcja 2026: Studio, Ledger, Editorial, Swiss, Compact i Brief (DIN 5008). Klasyczne: US Professional, Classic Bordered, US Modern, European Elegant, Sidebar Premium, EU Compliant, German Rechnung i Indian GST
• Plan Free zawiera dwa szablony: Studio i Classic US Professional. Premium i Unlimited zawierają wszystkie 14.
• Nowe faktury zaczynają się od szablonu Studio. Wybierz szablon dla każdej faktury albo ustaw domyślny w opcji Ustaw jako domyślny. Faktury, które już wysłano, zachowują swój wygląd.

Własne szablony (Premium i Unlimited)

1. Otwórz Personalizacja → Szablony → Moje szablony
2. Kliknij Nowy szablon i zaprojektuj układ w kreatorze (wymaga ekranu tabletu w poziomie lub większego)
3. Zapisz go i użyj na dowolnej fakturze albo wybierz Duplikuj jako własny szablon, aby zacząć od szablonu systemowego

Kolory i logo (Premium i Unlimited)

• Personalizacja → Palety kolorów: twórz palety do wielokrotnego użycia (tekst, akcent, tło) i oznacz jedną jako domyślną
• Zakładka Wygląd w edytorze faktury: nadpisanie kolorów, odstępów i obramowań dla pojedynczej faktury
• Logo pochodzi z profilu rozliczeniowego. Kolor marki ustawiasz w Ustawieniach obszaru roboczego.
• Na stronie udostępniania Premium i Unlimited pokazują nazwę firmy i logo. Plan Free pokazuje nagłówek QuickBilling.

Wysyłanie e-mailem

1. Otwórz fakturę. Jeśli jest szkicem, kliknij Oznacz jako gotową.
2. Kliknij Wyślij e-mail (po pierwszym wysłaniu: Wyślij ponownie). Dla oferty przycisk to Wyślij ofertę.
3. W oknie Wysyłanie faktury e-mailem dodaj odbiorców w polach Do, DW i UDW (łącznie do 10), temat i wiadomość
4. Kliknij Wyślij e-mail. Status zmieni się na Wysłana.

• E-mail zawiera link do strony faktury, gdzie klient może ją zobaczyć i pobrać PDF. Plik PDF nie jest dołączany.
• E-mail jest napisany w języku dokumentu
• Widzisz, kiedy każdy odbiorca otworzył e-mail. Niektóre aplikacje pocztowe otwierają wiadomości automatycznie, więc traktuj to jako wskazówkę
• E-maile z przypomnieniem pokazują kwotę do zapłaty (wraz z opłatą za opóźnienie, gdy faktura jest po terminie), termin płatności i Twoje dane bankowe w formie tekstu. Odpowiedzi na e-maile z fakturą i przypomnieniem trafiają na adres e-mail z profilu rozliczeniowego, jeśli go ma.

Linki do udostępnienia

1. Otwórz zapisaną fakturę, która nie jest szkicem
2. Kliknij Generuj link do udostępnienia, a potem Kopiuj link
3. Aby zablokować dostęp, użyj Więcej opcji → Unieważnij link. Ponowne wygenerowanie linku zastępuje stary.

• Każdy, kto ma link, może zobaczyć fakturę bez konta, dopóki go nie unieważnisz
• Udostępnianie linkiem nie ma miesięcznego limitu w żadnym planie.
• Wysyłanie e-maili ma dzienny limit w każdym planie, aby chronić dostarczalność. Limit resetuje się o północy czasu UTC.

Przypomnienia o płatności (dla każdej faktury)

• Za pierwszym razem, gdy wysyłasz fakturę e-mailem przez QuickBilling, okno wysyłania pokazuje Przypomnienia o płatności, zaznaczone na dzień przed terminem płatności i dwa dni po nim. Odznacz je, aby wysłać bez nich. Przypomnienie przed terminem nie jest proponowane, gdy termin jest dziś lub już minął. Przypomnienia 7 i 14 dni po terminie nigdy nie są zaznaczone automatycznie.
• Później otwórz fakturę i użyj Przypomnienia (albo Automatyczne e-maile w edytorze), aby je zmienić. Zaplanowane przypomnienia działają, gdy faktura została wysłana e-mailem przez QuickBilling, nie dotyczą ofert i zatrzymują się, gdy faktura zostanie opłacona, anulowana lub odrzucona.
• Dzień przed każdym z dwóch pierwszych przypomnień dostajesz e-mail; kolejne przypomnienia są wymienione na fakturze. Przypomnienia wychodzą rano (UTC). Odpowiedzi od klienta trafiają na adres e-mail z profilu rozliczeniowego, jeśli go ma.
• Aby samodzielnie przypomnieć o fakturze, użyj Wyślij przypomnienie w sekcji Należności na Przeglądzie albo na fakturze. Możesz zmienić odbiorcę, dodać notatkę lub zamiast tego skopiować wiadomość. QuickBilling pozwala na jedno przypomnienie na fakturę co 24 godziny i 6 na każdy termin płatności, zaplanowane i ręczne łącznie, a każde z nich wlicza się do dziennego limitu e-maili.
• Sekcja Przypomnienia na fakturze pokazuje, co wysłano, czy każdy e-mail został otwarty i co będzie dalej. Otwarcie to tylko wskazówka, a nie dowód.

Co klienci mogą zrobić na stronie udostępniania

• Faktura: Pobierz PDF, Oznacz jako opłaconą (opcjonalne uwagi) albo Odrzuć fakturę (z podaniem powodu)
• Oferta: Zaakceptuj ofertę albo Odrzuć ofertę (odrzucenie wymaga podania powodu)
• Dostajesz e-mail, a status się aktualizuje. Oznaczenie przez klienta jako opłaconej pokazuje się jako Oczekuje na potwierdzenie, dopóki nie klikniesz Potwierdź otrzymanie płatności.

Dane do płatności

• Dane do przelewu i linki do płatności (PayPal i inne) z profilu rozliczeniowego pojawiają się na fakturze, na stronie udostępniania i w pliku PDF
• Strona udostępniania pokazuje też, jak zapłacić: właściciela rachunku, bank, BIC, sort code lub numer rozliczeniowy (routing number), o ile je wpisano, numer faktury jako tytuł przelewu oraz przycisk Kopiuj dla IBAN-u lub numeru rachunku. Jeśli faktura nie ma danych do płatności, strona informuje klienta, żeby się z Tobą skontaktował.
• QuickBilling nie przetwarza jeszcze płatności klientów. Płatności kartą jednym kliknięciem z linku do faktury pojawią się wkrótce.

Statystyki kliknięć

• Każdy link do udostępnienia rejestruje wizyty. Wizyty znanych robotów i skryptów są pomijane.
• Plan Free: czy link został otwarty, ile razy oraz pierwsze i ostatnie wyświetlenie
• Premium i Unlimited: dodatkowo unikalni odwiedzający, oś czasu każdej wizyty, przybliżona lokalizacja na podstawie adresu IP, urządzenie, przeglądarka i adres IP odbiorcy. Dokładna lokalizacja tylko wtedy, gdy odbiorca zezwoli na to w przeglądarce.
• Otwórz przycisk Analityka obok linku do udostępnienia albo stronę analityki faktury
• Czas otwarcia przez każdego odbiorcę wysłanej faktury jest dostępny w każdym planie

Gdzie to znaleźć: Finanse → Wydatki, z Rejestrem, Raportami (Raporty, Odliczenie podatkowe, Analiza kosztów), Budżetami, Finansami i grupą Zarządzanie (Kategorie, Dostawcy, Tagi, Cykliczne). Wydatki i przychody są dostępne w każdym planie.

Dodawanie wydatku

• Nazwa, kwota, waluta, daty, kategoria, dostawca, metoda płatności (gotówka, karta, przelew, czek lub inna), tagi, notatki
• Stawka podatku albo kwota podatku oraz przełącznik Podlega odliczeniu
• Do refakturowania z klientem, jeśli chcesz przenieść koszt na klienta

Kategorie i procent odliczenia

• Nowe obszary robocze dostają Podróże, Posiłki, Materiały biurowe, Oprogramowanie, Marketing, Media, Usługi profesjonalne i Inne. Własne dodasz w Zarządzanie → Kategorie.
• Każda kategoria ma Procent odliczenia od 0 do 100 (domyślnie 100). Raport podatkowy waży każdy wydatek tym procentem. QuickBilling nie stosuje za Ciebie zasad konkretnego kraju, więc procenty ustaw sam.

Proces zatwierdzania

• Wydatek zaczyna jako Szkic. Prześlij wysyła go do zatwierdzenia ze statusem Przesłany.
• Administrator obszaru roboczego zatwierdza lub odrzuca wydatek (z podaniem powodu). Odrzucony wydatek wraca do Szkicu, aby można go poprawić i przesłać ponownie.
• Zatwierdzone wydatki oznacza się jako Opłacone po rozliczeniu. Wydatki w statusie Szkic lub Zatwierdzony można anulować.
• Akcje zbiorcze: przesyłanie, zatwierdzanie, odrzucanie lub anulowanie kilku naraz
• Każdy członek obszaru roboczego ma dziś prawa administratora, więc każdy może zatwierdzać

Paragony i załączniki

• Do jednego wydatku możesz dołączyć do 10 plików, po 10 MB każdy: obrazy, PDF, TXT lub CSV
• Przesyłanie paragonu obsługuje JPEG, PNG, WebP lub PDF do 10 MB
• Miejsce na pliki liczy się w obszarze roboczym: 10 MB w planie Free, 50 MB w Premium i 100 MB w Unlimited
• W asystencie w aplikacji możesz dołączyć do wiadomości do 5 zdjęć lub plików PDF. Asystent odczyta dostawcę, datę, kwotę i podatek, a jedno zatwierdzenie utworzy wydatek i dołączy plik. Pliki wysłane w czacie są przechowywane przez 24 godziny i nie wliczają się do miejsca na dane.

Budżety (Wydatki → Budżety)

• Ustaw kwotę dla obszaru roboczego, kategorii, klienta lub dostawcy, na miesiąc, kwartał, rok lub własny zakres dat
• Próg alertu domyślnie wynosi 80%. Wydatki liczą się zatwierdzone i opłacone.

Wydatki cykliczne

• Zarządzanie → Cykliczne tworzy wydatki co tydzień, co miesiąc, co kwartał lub co rok. Wybierasz ich status początkowy.

Wydatki do refakturowania

• Na fakturze dodaj zatwierdzone lub opłacone wydatki do refakturowania, używając sekcji powiązanych wydatków. Każdy staje się pozycją, a wydatek zostaje oznaczony jako zafakturowany. Oferty nie mogą łączyć wydatków.

Przychody (Finanse → Przychody)

• Zapisuj wynagrodzenie, odsetki, dywidendy i inne przychody. Pojawiają się jako pozostałe przychody w rachunku zysków i strat oraz w przepływach pieniężnych.

Waluty

• Wydatki i przychody mogą być w 41 walutach. Raporty przeliczają na domyślną walutę obszaru roboczego, a każdy przeliczony raport pokazuje datę i źródło użytego kursu wymiany. Służy wyłącznie do planowania.

REST API (plan Unlimited, zobacz Dokumentację API)

• GET/POST /expenses, GET/PUT/DELETE /expenses/:id, PATCH /expenses/:id/submit, approve, reject, pay i void
• GET /expenses/reports/summary, trends, cost-analysis, spend i tax-deductible
• GET/POST /expenses/categories, /expenses/vendors, /expenses/tags i /expenses/recurring-rules
• GET/POST/PUT/DELETE /budgets oraz GET /budgets/spend-vs-budget
• GET/POST /income oraz GET /income/summary
• GET /overview/workspace/financial, /financial/cash-flow i /financial/by-customer

Przegląd (Przegląd → Przegląd)

• Sumy ze wszystkich obszarów roboczych w preferowanej walucie
• Należności: wysłane faktury, które nie są jeszcze opłacone, z sumą w każdej walucie, najstarsze po terminie na początku, dla bieżącego obszaru roboczego. Każdy wiersz ma Wyślij przypomnienie i Oznacz jako opłaconą, co wymaga potwierdzenia.

Analityka (Raporty → Analityka)

• Przychody i status faktur w bieżącym obszarze roboczym w wybranym zakresie dat, z Eksportem CSV

Finanse (Raporty → Finanse)

• Zakładki Podsumowanie, Według klienta i Przepływy pieniężne, z przychodami, wydatkami, pozostałymi przychodami, dochodem netto i marżą
• Lista Podstawa przełącza rachunek zysków i strat między Kasową (daty płatności) a Memoriałową (daty wystawienia i poniesienia kosztu). Przepływy pieniężne są zawsze liczone metodą kasową.
• Według klienta pokazuje przychody, wydatki, wynik netto i marżę dla każdego klienta
• Należności oraz zatwierdzone, ale nieopłacone wydatki dają Ci pozycję netto

Raporty wydatków (Finanse → Wydatki → Raporty)

• Raporty: podsumowanie wydatków i miesięczne trendy
• Odliczenie podatkowe: raport roczny metodą kasową lub memoriałową, ważony procentem odliczenia każdej kategorii, z pokryciem paragonami
• Analiza kosztów: wydatki według kategorii, klienta, dostawcy, miesiąca lub metody płatności
• Większość raportów ma Eksport CSV. Raporty są przeliczane na domyślną walutę obszaru roboczego.

Powiadomienia (dzwonek w pasku bocznym)

• Dzwonek pokazuje liczbę nieprzeczytanych powiadomień i otwiera panel z zakładkami Wszystkie i Nieprzeczytane. Możesz oznaczyć jedno albo wszystkie jako przeczytane.
• W aplikacji dostajesz powiadomienia, gdy faktura zostanie wyświetlona, oznaczona jako opłacona, odrzucona lub po terminie, gdy klient napisze, że faktura jest opłacona, gdy oferta zostanie wyświetlona, zaakceptowana lub odrzucona, gdy utworzona zostanie faktura cykliczna, gdy wydatek zostanie przesłany, zatwierdzony lub odrzucony, gdy dołączy członek zespołu i gdy osiągniesz limit planu.

Obszary robocze

• Twórz i przełączaj obszary robocze w Ustawienia → Obszary robocze albo menu obszaru roboczego w pasku bocznym
• Plany Free i Premium obejmują 1 obszar roboczy, Unlimited nie ma limitu
• Po zmianie na niższy plan obszary robocze ponad limit są zablokowane. Nic nie zostaje usunięte, a po przejściu na wyższy plan planu znów się otwierają.

Zapraszanie członków zespołu

1. Otwórz Ustawienia obszaru roboczego → Zespół
2. Kliknij Zaproś członka zespołu i wpisz jego adres e-mail
3. W sekcji Oczekujące zaproszenia możesz je ponownie wysłać albo anulować. Zaproszenie jest ważne przez 7 dni.
4. Zaproszenie przyjmują z linku w e-mailu albo z Ustawienia → Zaproszenia

• Członkowie zespołu w obszarze roboczym: brak w planie Free, 2 w Premium, bez limitu w Unlimited

Role

• Osoba, która tworzy obszar roboczy, jest jego właścicielem. Tylko właściciel może go usunąć, a właściciel nie może go opuścić.
• Zaproszeni członkowie mają pełny dostęp administratora do obszaru roboczego: wszystkie dane, zatwierdzanie wydatków, zarządzanie zespołem i klucze API
• Członkowie mogą użyć opcji Opuść obszar roboczy. Usuń obszar roboczy znajduje się w strefie niebezpiecznej Ustawień obszaru roboczego.

Asystent to panel czatu w aplikacji, dostępny w każdym planie z dziennym limitem wiadomości: 30 w planie Free, 500 w Premium, 1 000 w Unlimited. Po osiągnięciu limitu możesz przejść na wyższy plan albo dodać własny klucz API.

Otwieranie

• Przegląd → Asystent w pasku bocznym albo przycisk asystenta na dowolnej stronie
• Zna stronę lub rekord, który masz otwarty, na przykład fakturę, którą edytujesz

Co potrafi

• Wyszukiwać informacje: faktury po terminie, wydatki według kategorii, rachunek zysków i strat, saldo klienta
• Przygotowywać faktury, wydatki, klientów, budżety i inne rekordy. Działa w ramach tych samych uprawnień w aplikacji i limitów planu, które masz.
• Przenosić Cię do właściwej strony
• Odpowiadać po angielsku, niemiecku, francusku lub hiszpańsku

Zatwierdzenia

• Wyszukiwanie informacji i dodawanie nowych rekordów wykonuje się od razu
• Edycje, usunięcia, zmiany statusu, akcje zbiorcze i wszystko, co wysyła e-mail do klienta lub tworzy publiczny link, najpierw pokazuje kartę Zatwierdź lub Odrzuć

Dzienny limit i własny klucz

• Jedna wiadomość to jedno zapytanie, które wysyłasz. Limit liczy się dla każdej osoby i resetuje się o północy czasu UTC.
• Dodaj własny klucz API Anthropic, Gemini, OpenAI lub OpenRouter w Ustawienia → Konto → Dostawcy AI, a dzienny limit przestanie dla Ciebie obowiązywać. Klucz jest szyfrowany podczas zapisu i nigdy więcej nie jest pokazywany, dostawca rozlicza zużycie, a klucze dotyczą wyłącznie Twojego konta.

Historia

• Rozmowy są zapisywane osobno dla każdego obszaru roboczego. Możesz je otworzyć ponownie, zmienić nazwę lub usunąć.
• Asystent działa tylko w aplikacji internetowej. Klucze REST API QuickBilling z nim nie działają.

Bezpieczeństwo danych

• Wszystkie połączenia używają HTTPS, a nasi dostawcy bazy danych i przechowywania szyfrują zapisane dane
• Logowanie e-mailem i hasłem albo przez Google. Hasła są przechowywane jako skróty (hash).
• Każde żądanie jest sprawdzane pod kątem Twojego obszaru roboczego i roli, a żądania logowania, resetowania hasła i linków do udostępnienia mają limit częstotliwości

Klucze API

• Twórz klucze w Ustawienia obszaru roboczego → Klucze API (plan Unlimited)
• Klucze są przechowywane jako skróty z zaszyfrowaną kopią, dzięki czemu można je ponownie wyświetlić. Klucz możesz unieważnić w dowolnym momencie.
• Chroń klucze i nigdy nie umieszczaj ich w kodzie po stronie klienta

Linki do udostępnienia

• Link do udostępnienia to adres, którego nie da się odgadnąć. Unieważnij go, aby zablokować dostęp.

Dobre praktyki

• Używaj silnego, unikalnego hasła
• Przejrzyj politykę prywatności, aby poznać, jakie dane zbieramy i kto je przetwarza

Plany (ceny w dolarach amerykańskich, 10% taniej przy płatności rocznej)

• Free: 0 USD. 1 obszar roboczy, do 5 klientów, nieograniczona liczba faktur i ofert wysyłanych e-mailem lub linkiem, tylko Ty, podstawowe statystyki kliknięć, nagłówek QuickBilling na stronach udostępniania, dwa szablony (Studio i Classic US Professional), 30 wiadomości asystenta dziennie.
• Premium: 15 USD miesięcznie lub 162 USD rocznie. 1 obszar roboczy, nieograniczona liczba klientów, 2 członków zespołu, szczegółowe statystyki kliknięć, własna marka, wszystkie 14 szablonów oraz własne szablony, asystent w aplikacji z 500 wiadomościami dziennie.
• Unlimited: 30 USD miesięcznie lub 324 USD rocznie. Nieograniczona liczba obszarów roboczych, klientów i członków zespołu, a także klucze REST API i 1 000 wiadomości asystenta w aplikacji dziennie.
• Faktury, oferty, faktury cykliczne, wydatki, przychody i serwer MCP są w każdym planie. Wysyłanie faktur i ofert e-mailem lub linkiem nie ma miesięcznego limitu w żadnym planie; wysyłanie e-maili ma dzienny limit w każdym planie, aby chronić dostarczalność.

Zarządzanie subskrypcją

1. Otwórz Subskrypcja w pasku bocznym (albo Ustawienia → Subskrypcja)
2. Zobacz swój plan i zużycie, a także przejdź na wyższy lub niższy plan
3. Płać kartą przez Stripe Checkout. Zmieniaj kartę, przeglądaj faktury i anuluj subskrypcję w portalu klienta Stripe.

Warto wiedzieć

• Anulowanie zatrzymuje przyszłe obciążenia, a płatne funkcje działają do końca okresu rozliczeniowego, potem konto przechodzi na plan Free, a Twoje dane zostają zachowane
• Osiągnięcie limitu blokuje tylko dodawanie kolejnych elementów tego rodzaju, na przykład szóstego klienta w planie Free.

Eksport danych (RODO)

• Przejdź do Ustawienia → Konto → Profil i kliknij Eksportuj moje dane
• Otrzymujesz jeden plik JSON z profilem, obszarami roboczymi, profilami rozliczeniowymi, klientami, fakturami z pozycjami, członkostwami i danymi kluczy API (bez sekretów)
• Wydatki i przychody nie są w tym pliku. Użyj Eksportu CSV na tych stronach i w raportach.

Usuwanie konta

• Przejdź do Ustawienia → Konto → Strefa niebezpieczna → Usuń konto
• Podgląd pokazuje, co zostanie usunięte. Wpisz DELETE MY ACCOUNT, aby potwierdzić.
• Trwale usuwa obszary robocze, których jesteś właścicielem, wraz z ich danymi, Twoje klucze API i przechowywane pliki, a także usuwa Cię z obszarów należących do innych osób
• Najpierw anuluj płatną subskrypcję w portalu klienta Stripe

Język

• Ustawienia → Konto → Profil → Język ustawia język aplikacji (angielski, niemiecki, francuski lub hiszpański). Faktury mają własny język dokumentu.

REST API

QuickBilling ma REST API z opisem OpenAPI. Klucze API są częścią planu Unlimited.

Adres bazowy: https://app.quickbilling.io/api

Uwierzytelnianie: Authorization: Bearer YOUR_API_KEY. Klucze API są przypisane do jednego obszaru roboczego, więc zwykle nie potrzebujesz X-Workspace-Id.

Tworzenie klucza

1. Otwórz Ustawienia obszaru roboczego → Klucze API (plan Unlimited)
2. Kliknij Utwórz klucz i nadaj mu nazwę
3. Skopiuj klucz. Później możesz go ponownie wyświetlić i w każdej chwili Unieważnić.

• Klucze utworzone w aplikacji mają pełny dostęp. Gdy tworzysz klucz przez API, możesz ograniczyć go zakresami, takimi jak invoices:read, invoices:write, expenses:read, expenses:write, income:read, customers:read, overview:read albo ogólnymi read i write.
• Klucze nie wygasają same z siebie. Nie ma wychodzących webhooków.

Główne endpointy

• /invoices: faktury i oferty, linki do udostępnienia, aktywność, analityka, kolejność pozycji, reguły cykliczne (/invoices/recurring-rules), przekształcenie w fakturę
• /customers, /profiles (profile rozliczeniowe), /items (biblioteka pozycji)
• /templates i /color-palettes
• /send-invoice: wysłanie faktury e-mailem
• /expenses, /budgets, /income i /overview: wydatki, budżety, przychody i raporty finansowe
• /auth/workspaces: obszary robocze, członkowie, zaproszenia i klucze API
• /subscriptions: plany i zużycie

MCP (asystenci AI)

QuickBilling działa jako hostowany zdalny serwer MCP, dzięki czemu klienci MCP mogą tworzyć faktury, zapisywać wydatki i pobierać raporty z poziomu czatu. Jest dostępny w każdym planie, a logujesz się swoim kontem QuickBilling.

Konfiguracja MCP

1. Dodaj https://mcp.quickbilling.io/mcp jako zdalny serwer MCP w swoim kliencie MCP
2. Zaloguj się na swoje konto QuickBilling, gdy klient poprosi o autoryzację połączenia
3. Jeśli masz kilka obszarów roboczych, poproś asystenta o ich listę i wybierz jeden
4. Poproś asystenta o utworzenie faktury, zapisanie wydatku lub przygotowanie raportu

Pełny przewodnik po MCP: https://quickbilling.io/docs/mcp

Serwer udostępnia 149 narzędzi: faktury i oferty, faktury cykliczne, klientów, profile rozliczeniowe i pozycje, szablony, wydatki, budżety, przychody, projekty, raporty, powiadomienia i obszary robocze.

P: Ile kosztuje QuickBilling?

O: Plan Free jest bezpłatny. Premium kosztuje 15 USD miesięcznie, a Unlimited 30 USD miesięcznie, z 10% zniżki przy płatności rocznej.

P: Czy mogę w każdej chwili anulować subskrypcję?

O: Tak, z sekcji Subskrypcja w aplikacji albo w portalu klienta Stripe. Płatne funkcje działają do końca okresu rozliczeniowego.

P: Czy oferujecie zwroty?

O: Jeśli masz problem, napisz do nas. Szczegóły są w polityce zwrotów.

P: Jak klienci mogą mi zapłacić?

O: Dodaj dane do przelewu lub linki do płatności (PayPal i inne) do swojego profilu rozliczeniowego. Pojawią się na fakturze, na stronie udostępniania i w pliku PDF. Płatności kartą z linku do faktury pojawią się wkrótce.

P: Czy mogę automatycznie wysyłać faktury cykliczne?

O: QuickBilling tworzy każdą fakturę cykliczną jako szkic zgodnie z Twoim harmonogramem. Ty ją sprawdzasz i wysyłasz.

P: Czy mogę wyeksportować swoje dane?

O: Tak. Ustawienia → Konto → Profil → Eksportuj moje dane daje plik JSON, a listy faktur, zestawienia klientów, przychody i raporty eksportują się do CSV.

P: Czy moje dane są bezpieczne?

O: Połączenia używają HTTPS, przechowywane dane są szyfrowane, a każde żądanie jest sprawdzane pod kątem Twojej roli w obszarze roboczym.

P: Jak skontaktować się z pomocą techniczną?

O: Napisz na info@quickbilling.io albo wejdź na quickbilling.io/contact.