Numeracja faktur: co mówi ustawa o VAT, przykładowe formaty i najczęstsze błędy

Numer faktury wygląda jak drobiazg, dopóki księgowa nie zapyta, dlaczego dwie faktury mają ten sam numer. W tym wpisie zebraliśmy, czego wymaga ustawa o VAT, jak zbudować własny numer i jakich pomyłek unikać. To informacja ogólna, nie porada podatkowa: szczegóły swojej sytuacji ustal z księgową lub biurem rachunkowym.

Co mówi ustawa

Wśród elementów, które powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura, ustawa o podatku od towarów i usług wymienia kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę (art. 106e ust. 1 pkt 2; tak opisuje to biznes.gov.pl). Z tego brzmienia wynikają dwie rzeczy: numer ma być kolejny i jednoznaczny, a serii może być kilka.

Tekst przepisu nie narzuca konkretnego wyglądu numeru. To Ty wybierasz format, o ile każda faktura da się po nim odróżnić. Pytania szczegółowe, na przykład co zrobić z luką w numeracji, zostaw księgowej; nie potrafimy ich tutaj rozstrzygnąć na podstawie źródeł, które sprawdziliśmy.

Przykładowe formaty numerów

Przyjęcie kilku serii jest wprost przewidziane w przepisie („jednej lub więcej serii”). Każda seria powinna mieć własny, kolejny licznik, a prefiks ma odróżniać serie.

Numer faktury to nie numer KSeF

Jeśli wystawiasz faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, system nadaje im osobny numer KSeF. Według ksef.podatki.gov.pl numer KSeF oraz kolejny numer z art. 106e ust. 1 pkt 2 (w polu P_2) to dwa różne numery, a numer KSeF wystawianej faktury nie jest elementem faktury. Nie zastępuje więc Twojego numeru kolejnego. QuickBilling nie wysyła faktur do KSeF i nie tworzy faktur ustrukturyzowanych; informacje o systemie znajdziesz na ksef.podatki.gov.pl.

A rachunki i inne dokumenty

Jeśli wystawiasz rachunek (nie fakturę), biznes.gov.pl przypomina, że kolejne rachunki trzeba numerować i przechowywać ich kopie w kolejności wystawienia. Różnicę między fakturą a rachunkiem opisuje wpis o fakturze, paragonie, rachunku i ofercie. Oferty i dokumenty pomocnicze numeruj osobno, żeby nie mieszały się z fakturami.

Najczęstsze błędy

• Dwie faktury z tym samym numerem, bo numerujesz ręcznie w dwóch plikach.
• Numer zmieniony w już wysłanej fakturze: klient księguje po numerze, więc zmiana robi bałagan.
• Brak roku w numerze i start od jedynki bez wyraźnej serii, przez co numery z różnych lat się powtarzają.
• Wystawienie faktury „na próbę” z kolejnym numerem, a potem jej wycofanie bez śladu.
• Wpisywanie numeru zamówienia klienta w miejsce własnego numeru faktury.

Jak ułatwić sobie numerację

Wybierz jeden format na początku roku, zapisz go w notatce i trzymaj się go. Jeśli wystawiasz faktury w programie, niech to on pilnuje licznika. W QuickBilling nowa faktura dostaje automatycznie kolejny numer według prefiksu z profilu rozliczeniowego (prefiks i trzycyfrowy licznik, rezerwowany przy tworzeniu faktury, więc dwa szkice nie dostaną tego samego numeru). Numer możesz zmienić, a faktury cykliczne powstają jako szkice. Czy dany numer spełnia wymogi w Twojej sytuacji, potwierdź z księgową.