Rechnungsnummer fortlaufend vergeben: Pflicht, Formate und Korrektur

Warum die Rechnungsnummer Pflicht ist

Rechnen Sie an einen anderen Unternehmer ab, gehört die Rechnungsnummer zu den Pflichtangaben. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG enthält die Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Aussteller einmalig vergeben wird. Fehlt sie oder ist sie doppelt, ist die Rechnung unvollständig, und der Vorsteuerabzug Ihres Kunden kann in Frage stehen. Eine Rechnung mit Rückfrage wird außerdem später bezahlt.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) ist keine Nummer vorgeschrieben. Schreiben Sie trotzdem eine darauf: Ihre Kunden buchen nach Nummern, und bei Rückfragen finden Sie den Vorgang sofort. Dies ist allgemeine Information und keine Steuerberatung.

Einmalig, aber nicht lückenlos

Viele Selbstständige glauben, die Nummern müssten ohne jede Lücke aufsteigen. Das verlangt das Gesetz nicht. Entscheidend ist, dass jede Nummer einmalig ist; der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.5 Abs. 10) stellt klar, dass eine lückenlose Abfolge nicht zwingend ist. Mehrere Zahlenreihen sind ausdrücklich zulässig.

Einmalig heißt: Die Rechnung 2026-014 gibt es in Ihrem Unternehmen nur einmal, egal an wen sie ging. Wer jedes Jahr neu mit 1 beginnt, braucht deshalb das Jahr in der Nummer. Auch eine Korrektur bekommt eine eigene neue Nummer und verweist auf die ursprüngliche: „Korrektur zu Rechnung 2026-014 vom 01.08.2026."

Lücken sind also nicht verboten, aber sie sollten erklärbar sein. Kritisch sehen Prüfer nicht einzelne Sprünge, sondern Muster, die auf gelöschte Umsätze hindeuten: nachträglich geänderte Nummern, fehlende Belege ohne Notiz, mehrere Reihen ohne System. Führen Sie eine einfache Liste mit Nummer, Datum, Empfänger und Betrag, und notieren Sie bei Lücken den Grund: „2026-015 nicht verwendet, Entwurf verworfen, kein Versand."

Welche Formate zulässig sind

Das Gesetz schreibt kein Format vor. Die Nummer braucht eine Zahlenreihe und darf zusätzlich Buchstaben, Trennzeichen und Jahreszahlen enthalten. Achten Sie auf Lesbarkeit, denn die Nummer steht auch im Verwendungszweck der Überweisung und in der Ablage Ihres Kunden.

Ein Beispiel: Eine Webentwicklerin aus Berlin schreibt ihre vierzehnte Rechnung des Jahres als 2026-014, Rechnungsdatum 01.08.2026, Leistungszeitraum Juli 2026, Nettobetrag 1.290,00 Euro, Umsatzsteuer 19 % 245,10 Euro, Gesamt 1.535,10 Euro, zahlbar bis 15.08.2026. Die Nummer steht auch im Verwendungszweck, damit die Zahlung zugeordnet werden kann.

Nummernkreise: pro Jahr, pro Kunde oder pro Bereich

Weil das Gesetz eine oder mehrere Zahlenreihen erlaubt, dürfen Sie getrennte Nummernkreise führen, solange jede vollständige Nummer nur einmal vorkommt. Wer pro Kunde nur 1, 2, 3 zählt, vergibt die 1 mehrfach; mit Kundenkürzel oder Jahr bleibt die Nummer eindeutig.

Für die meisten Solo-Selbstständigen ist ein Kreis pro Jahr die beste Wahl. Monatliche Rechnungen bekommen jede ihre eigene Nummer. Nur bei einer echten Dauerrechnung, etwa einem Vertrag über eine laufende Leistung, kann eine einmalige Nummer im Vertrag genügen; klären Sie die Formulierung mit Ihrer Steuerberatung.

Rechnungsnummer doppelt vergeben: was tun

Eine doppelte Nummer passiert schnell: eine kopierte Vorlage, ein nicht erhöhter Zähler. Ändern oder löschen Sie eine versendete Rechnung nicht stillschweigend; nach den GoBD müssen Belege nachvollziehbar und unverändert aufbewahrt werden. Gehen Sie so vor:

• Die zuerst versendete Rechnung behält ihre Nummer.
• Die zweite Rechnung bekommt eine neue, unbenutzte Nummer.
• Auf der neuen Fassung steht der Bezug: „Ersetzt Rechnung 2026-018 vom 05.08.2026 wegen doppelt vergebener Nummer."
• Senden Sie die neue Fassung an den Kunden und bitten Sie ihn, die alte nicht zu buchen.
• Bewahren Sie beide Fassungen auf und vermerken Sie den Vorgang in Ihrer Liste.

Hat der Kunde die falsche Fassung schon bezahlt oder gebucht, braucht es in der Regel eine Stornorechnung zur fehlerhaften Nummer und eine neue Rechnung, jeweils mit eigener Nummer. Sprechen Sie dann mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie mehrere Korrekturen verschicken.

Lücken dokumentieren

Lücken entstehen aus harmlosen Gründen: ein angelegter und gelöschter Entwurf, ein stornierter Auftrag, ein Schemawechsel zum Jahreswechsel. Vermerken Sie jede Lücke in Ihrer Liste, etwa „nicht verwendet, Auftrag zurückgezogen am 12.09.2026". Rechnungen bewahren Sie nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung; elektronisch ist das zulässig, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit erhalten bleiben.

Stornierung und Korrektur

Ist auch Inhalt oder Betrag falsch, gilt dasselbe: nichts löschen, nichts überschreiben. Stellen Sie eine Storno- oder Korrekturrechnung mit eigener Nummer aus, die die ursprüngliche Nummer, ihr Datum und den Grund nennt, zum Beispiel: „Stornierung der Rechnung 2026-014 vom 01.08.2026 wegen falschem Leistungszeitraum." Achten Sie dabei auf alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, auch den Leistungszeitpunkt; der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Checkliste

• Schema festlegen und aufschreiben, zum Beispiel Jahr plus dreistelliger Zähler.
• Jede Nummer nur einmal verwenden, auch bei Korrekturen eine neue Nummer nehmen.
• Bei mehreren Kreisen eine zentrale Liste mit dem aktuellen Zähler führen.
• Lücken sofort mit Datum und Grund vermerken.
• Versendete Rechnungen unverändert aufbewahren.
• Einmal im Monat die Liste mit den Zahlungseingängen abgleichen.

Lassen Sie die Software zählen

Die meisten Fehler sind Kopierfehler: die Vorlage vom letzten Monat mit der Nummer vom letzten Monat. In QuickBilling legen Sie in Ihrem Rechnungsprofil ein Präfix fest, etwa „2026-" oder „RE-", und jede neue Rechnung bekommt automatisch die nächste Nummer dieser Reihe, zum Beispiel 2026-001, 2026-002. Die Nummer wird beim Anlegen reserviert, sodass zwei Entwürfe nie dieselbe bekommen; ändern können Sie sie trotzdem. Wiederkehrende Rechnungen entstehen zum Termin als Entwurf, den Sie prüfen und selbst versenden.

Und dann geht es ums Geld: Die Rechnung geht als Link raus, Sie sehen, wann der Kunde sie öffnet, mit Ihrem eigenen Stripe-, PayPal- oder Wise-Link erscheint ein Bezahlen-Button, und auf Wunsch erinnert QuickBilling vor und nach der Fälligkeit. Welches Schema zu Ihrer Buchhaltung passt, klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.