Jak wystawić fakturę VAT: elementy faktury, terminy i najczęstsze błędy

Poprawna faktura to nie tylko kwota i numer konta. Ustawa o podatku od towarów i usług wymienia elementy, które powinna zawierać, a brak jednego z nich potrafi skończyć się prośbą klienta o korektę i opóźnieniem płatności. Poniżej przejście przez te elementy, termin wystawienia i kilka praktycznych pułapek. To informacja ogólna, nie porada podatkowa: zakres obowiązków zależy od Twojej sytuacji, więc potwierdź go z księgową lub biurem rachunkowym.

Kto musi wystawić fakturę

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach VAT. Podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę co do zasady wtedy, gdy nabywca o to poprosi; żądanie trzeba zgłosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo otrzymano zapłatę (biznes.gov.pl). Konsument też może zażądać faktury w tym terminie. Zwolniony z VAT wystawia faktury, a nie rachunki, bo podlega przepisom ustawy o VAT.

Elementy faktury według art. 106e ustawy o VAT

Według biznes.gov.pl prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje (więcej we wpisie o numeracji faktur),
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP; w transakcjach UE VAT-UE),
• numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeśli go podaje,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy albo wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeśli nastąpiła przed sprzedażą i różni się od daty wystawienia,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową netto,
• kwoty upustów i obniżek cen, w tym rabatu za wcześniejszą zapłatę, jeśli nie ujęto ich w cenie netto,
• wartość sprzedaży netto,
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku i sprzedaż zwolnioną,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki,
• kwotę należności ogółem.

Kwoty podatku wykazujesz w złotych. Kwoty na fakturze zaokrągla się do pełnych groszy: końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a od 0,5 grosza zaokrągla do 1 grosza (biznes.gov.pl). Dane do płatności, takie jak numer rachunku i termin, to praktyczny dodatek, który ułatwia zapłatę, choć nie wynika z tej listy.

Do kiedy wystawić fakturę

Zasada ogólna: fakturę wystawia się nie wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. Biznes.gov.pl zaznacza, że to zasada z wieloma wyjątkami, na przykład dla usług budowlanych. Jeśli wykonujesz usługę 20 listopada, termin wystawienia upływa 15 grudnia. Wystawiaj jednak od razu, bo termin płatności i odsetki liczą się od doręczenia faktury (zob. wpis o terminach płatności).

Faktura czy rachunek

Faktura i rachunek to różne dokumenty, regulowane w różnych ustawach. Podatnik VAT, także zwolniony, wystawia co do zasady fakturę, a nie rachunek (biznes.gov.pl); rachunek nie jest odpowiednikiem faktury. Szczegóły omawia wpis o fakturze, paragonie, rachunku i ofercie.

Podzielona płatność powyżej 15 tys. zł

Biznes.gov.pl podaje, że obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności dotyczy sytuacji, gdy należność ogółem z faktury (wartość brutto) przekracza 15 tys. zł, a sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT. Zakres i wyjątki sprawdź u księgowej, bo ta lista ich nie wyczerpuje.

A KSeF?

Zasady wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur opisuje serwis ksef.podatki.gov.pl; tam sprawdź, czy i od kiedy dotyczą Twojej działalności. QuickBilling nie wysyła faktur do KSeF i nie tworzy faktur ustrukturyzowanych. Przygotowuje faktury w PDF-ie, które możesz przekazać klientowi i księgowej.

Lista kontrolna przed wysłaniem

• Nazwy i adresy stron oraz NIP zgadzają się z danymi z umowy lub rejestru.
• Data wystawienia i data wykonania usługi są wpisane osobno, jeśli się różnią.
• Opis usługi pozwala księgowej klienta zrozumieć, za co jest faktura.
• Sumy się zgadzają i kwoty podatku są w złotych.
• Podałeś numer rachunku, termin płatności i ewentualny rabat za wcześniejszą zapłatę.

QuickBilling tworzy faktury w PDF-ie z danymi Twojej firmy, pokazuje IBAN lub link do płatności na PDF-ie i na stronie faktury i pomaga trzymać dokumenty w porządku. To Ty odpowiadasz za kompletność i zgodność faktury z przepisami; w razie wątpliwości zapytaj księgową.