Odwrotne obciążenie na fakturze dla klienta z UE: co wpisać

Prowadzisz jednoosobową firmę w Polsce i wykonałaś zlecenie dla agencji z Niemiec albo startupu z Holandii. Wystawiasz fakturę i nagle nie wiadomo, czy doliczać 23% VAT, co wpisać w miejsce stawki i czy cokolwiek poza zwykłymi danymi musi się na niej znaleźć. Ten wpis opisuje, co o tym mówi ustawa o VAT. Dotyczy usług świadczonych firmie z innego kraju Unii, nie sprzedaży towarów i nie klientów, którzy są osobami prywatnymi.

Dlaczego na fakturze nie ma polskiego VAT

Dla usług świadczonych na rzecz podatnika ustawa wskazuje jako miejsce świadczenia miejsce, w którym nabywca ma siedzibę działalności gospodarczej (art. 28b ust. 1). Są od tego wyjątki, między innymi dla usług związanych z nieruchomościami, dlatego przy nietypowym zleceniu zapytaj księgową. Jeśli siedziba nabywcy jest w Niemczech, usługa nie jest opodatkowana w Polsce i nie doliczasz polskiego VAT. Podatek rozlicza nabywca w swoim kraju. Tak działa odwrotne obciążenie.

Co ustawa każe umieścić na fakturze

Poza zwykłymi danymi (data wystawienia, kolejny numer, nazwy i adresy stron, opis usługi, wartość) art. 106e ust. 1 wymienia trzy rzeczy, które tu mają znaczenie.

• Wyrazy „odwrotne obciążenie”. Faktura powinna je zawierać, gdy do rozliczenia podatku od wartości dodanej jest obowiązany nabywca usługi (art. 106e ust. 1 pkt 18).
• Numer nabywcy, pod którym jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej (pkt 5). Weź go od klienta przed wystawieniem faktury i sprawdź w systemie VIES, o którym informuje podatki.gov.pl.
• Twój numer NIP poprzedzony kodem PL oraz numer VAT nabywcy z dwuliterowym kodem jego kraju, na przykład DE lub NL (pkt 24). Dotyczy to faktur za usługi, z którymi wiążą się obowiązki VAT-UE z art. 97 ust. 10.

Sprzedawca: Anna Kowalska, ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa, NIP PL0000000000
Nabywca: Muster Agentur GmbH, Beispielstraße 1, 10115 Berlin, numer VAT DE000000000
Data wystawienia: 2026-11-12
Data wykonania usługi: 2026-11-10
Numer faktury: 11/2026
Usługa: projekt graficzny, 12 godzin
Wartość netto: 1 800,00 EUR
Podatek: nie jest naliczany po stronie polskiej
Uwaga na fakturze: odwrotne obciążenie
Do zapłaty: 1 800,00 EUR

To układ poglądowy z wymyślonymi danymi. Stawkę i kwotę podatku w kolumnach wypełnij zgodnie z poleceniem księgowej, bo ustawa nie podaje tu gotowego oznaczenia.

Termin wystawienia faktury

Co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę (art. 106i ust. 1). Jeśli klient zapłacił z góry, liczy się miesiąc otrzymania zapłaty (ust. 2). Faktury nie wystawisz wcześniej niż 60 dni przed wykonaniem usługi (ust. 7).

VAT-UE i informacja podsumowująca

Zanim zaczniesz świadczyć takie usługi, zarejestruj się jako podatnik VAT UE (art. 97 ust. 3 pkt 2). Za usługi z art. 28b dla podatników VAT z innych państw UE, rozliczane przez nabywcę, składa się informacje podsumowujące (art. 100 ust. 1 pkt 4). Rejestracja i informacje to czynności w urzędzie skarbowym, dlatego zostaw je księgowej albo zrób je za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. QuickBilling nie składa deklaracji ani informacji podsumowujących.