Reverse-Charge-Rechnung: Muster, Pflichtvermerk und Beispiele

Was Reverse Charge bedeutet und für wen es gilt

Stellen Sie sich vor, Sie sind Designerin in Leipzig und übernehmen einen Auftrag für eine Agentur in Amsterdam. Sie schreiben die Rechnung, aber anders als gewohnt weisen Sie keine deutsche Umsatzsteuer aus. Die niederländische Agentur versteuert die Leistung in ihrem eigenen Land. Genau das ist Reverse Charge, auf Deutsch Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers: Nicht Sie schulden die Umsatzsteuer, sondern Ihr Kunde.

Für Sie heißt das: Rechnung netto, dafür mit einem vorgeschriebenen Vermerk und bei EU-Kunden mit den Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten. Reverse Charge gilt grundsätzlich nur zwischen Unternehmern. Rechnen Sie an eine Privatperson im Ausland ab, bleibt es in der Regel bei deutscher Umsatzsteuer. Ob Ihr Kunde wirklich Unternehmer ist, klären Sie deshalb vor der ersten Rechnung.

Eine saubere Reverse-Charge-Rechnung ist auch eine Frage des Geldes: Fehlt der Vermerk oder eine USt-IdNr., schickt die Buchhaltung des Kunden die Rechnung zurück, und Ihre Zahlung wartet. Dies ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung. Grenzfälle, etwa gemischte Leistungen oder Kunden mit mehreren Niederlassungen, gehören zu Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

Die drei Fälle, die Freelancer kennen sollten

• Sonstige Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten, etwa Design, Programmierung, Beratung, Text oder Marketing. Der Leistungsort liegt nach § 3a Abs. 2 UStG beim Kunden, und der Kunde schuldet dort die Steuer. Ihre Rechnung richtet sich nach § 14a Abs. 1 UStG.
• Sonstige Leistungen an Unternehmer außerhalb der EU, etwa in den USA oder der Schweiz. Auch hier liegt der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG in der Regel beim Kunden. Die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar, auf Ihrer Rechnung steht keine deutsche Umsatzsteuer.
• Bestimmte Inlandsfälle nach § 13b Abs. 2 UStG. Für Selbstständige sind vor allem Bauleistungen nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG wichtig (dazu unten mehr). Ihre Rechnung richtet sich dann nach § 14a Abs. 5 UStG.

Beachten Sie auch die Gegenrichtung. Beziehen Sie selbst eine Dienstleistung von einem Unternehmer aus dem EU-Ausland, etwa ein Software-Abo oder die Arbeit eines ausländischen Freelancers, schulden Sie die deutsche Umsatzsteuer nach § 13b Abs. 1 und Abs. 5 UStG. Das gilt auch, wenn Sie Kleinunternehmer sind, denn das Gesetz stellt nur darauf ab, dass Sie Unternehmer sind. Prüfen Sie solche Eingangsrechnungen deshalb genauso sorgfältig wie Ihre Ausgangsrechnungen und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie sie melden.

Der Pflichtvermerk und die Frist

Schuldet Ihr Kunde die Steuer, muss Ihre Rechnung die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten. Für Leistungen an EU-Unternehmer steht das in § 14a Abs. 1 UStG, für Inlandsfälle wie Bauleistungen in § 14a Abs. 5 UStG. Ohne diesen Vermerk ist die Rechnung unvollständig.

Zur vollständigen Reverse-Charge-Rechnung an einen EU-Kunden gehören:

• alle normalen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Namen und Anschriften, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Entgelt,
• Ihre eigene USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Kunden (§ 14a Abs. 1 UStG),
• die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers",
• kein Steuerausweis: weder Steuersatz noch Steuerbetrag.

Der letzte Punkt ist wichtig. Weisen Sie trotz Reverse Charge 19 Prozent aus, schulden Sie den Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG unter Umständen selbst, obwohl der Kunde die Steuer schuldet. Das ist einer der teuersten Fehler in diesem Bereich.

Auch die Frist ist geregelt. Für sonstige Leistungen an EU-Unternehmer müssen Sie die Rechnung bis zum 15. Tag des Monats ausstellen, der auf den Leistungsmonat folgt (§ 14a Abs. 1 UStG). Für Inlandsfälle wie Bauleistungen gilt die allgemeine Frist von sechs Monaten nach § 14 Abs. 2 UStG. Schneller zu sein lohnt sich aber immer: Je früher die Rechnung beim Kunden liegt, desto früher beginnt Ihr Zahlungsziel.

Formulierung auf Deutsch und Englisch

Der Vermerk muss nur eindeutig sein. Der Gesetzeswortlaut genügt:

„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"

Ausführlicher, etwa für Kunden, die das Verfahren nicht kennen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge). Die Umsatzsteuer schuldet der Leistungsempfänger."

Für Kunden, die kein Deutsch lesen, schreiben Sie den Vermerk zweisprachig. Die europäische Grundlage ist Art. 226 Nr. 11a der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (2006/112/EG), die die Angabe „Reverse charge" verlangt. Bewährt hat sich eine Zeile direkt unter dem Nettobetrag:

„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse charge: VAT to be accounted for by the recipient (Art. 196 Council Directive 2006/112/EC)."

Innergemeinschaftliche Lieferung oder sonstige Leistung

Innerhalb der EU unterscheidet das Umsatzsteuerrecht Warenlieferungen und Dienstleistungen. Halten Sie die Begriffe auseinander, denn Rechnungstext und Meldungen hängen davon ab.

Die innergemeinschaftliche Lieferung betrifft Waren, etwa Drucke oder Hardware, die Sie an einen Unternehmer mit gültiger USt-IdNr. in einen anderen EU-Staat versenden. Sie ist unter den Voraussetzungen der §§ 4 Nr. 1 Buchst. b, 6a UStG steuerfrei. Auf die Rechnung gehören beide USt-IdNrn. und ein Hinweis auf die Steuerfreiheit, und den Warenweg müssen Sie belegen können.

Die innergemeinschaftliche sonstige Leistung ist der Regelfall für Freelancer: eine Dienstleistung an einen Unternehmer im EU-Ausland. Hier gilt alles aus dem vorigen Abschnitt. Beide Vorgänge melden Sie in der Zusammenfassenden Meldung. Lieferungen an Privatpersonen im EU-Ausland folgen wieder anderen Regeln, die dieser Beitrag nicht behandelt.

EU-Kunde Schritt für Schritt

• USt-IdNr. des Kunden geben lassen und prüfen. Das Bundeszentralamt für Steuern bietet eine Online-Bestätigungsabfrage, die Europäische Kommission das System VIES. Prüfen Sie zum Zeitpunkt der Leistung und bewahren Sie den Nachweis auf.
• Rechnung netto schreiben: beide USt-IdNrn., konkrete Leistungsbeschreibung, Leistungsmonat und der Vermerk zur Steuerschuldnerschaft. Spätestens bis zum 15. des Folgemonats.
• Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) an das Bundeszentralamt für Steuern melden. Sonstige Leistungen melden Sie vierteljährlich bis zum 25. Tag nach Quartalsende; wer ohnehin monatlich meldet, kann sie in die Monatsmeldung aufnehmen (§ 18a UStG). Kleinunternehmer geben keine ZM ab (§ 18a Abs. 4 UStG).
• Umsatz in der Umsatzsteuervoranmeldung und der Jahreserklärung erfassen. In welche Zeile er gehört, steht in der Anleitung zum Formular; stimmen Sie die erste Meldung mit Ihrer Steuerberatung ab.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Texter aus Hamburg schreibt jeden Monat Blogartikel für ein Start-up in Lyon. Er prüft einmal die französische USt-IdNr., rechnet jeden Monat netto mit dem Vermerk ab und meldet die Umsätze in der ZM. Sobald die Vorlage steht, kostet das wenige Minuten im Monat.

Drittland: USA und Schweiz

Aufträge aus den USA oder der Schweiz folgen demselben Grundgedanken, mit zwei Unterschieden: Es gibt keine USt-IdNr. des Kunden und keine Zusammenfassende Meldung, denn beides ist EU-intern.

Bei sonstigen Leistungen an Unternehmer in den USA liegt der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG in der Regel in den USA. Die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar, Ihre Rechnung enthält keine deutsche Umsatzsteuer. Ein Vermerk ist hier nicht vorgeschrieben, aber ein Hinweis auf den Leistungsort erspart Rückfragen, etwa: „Nicht im Inland steuerbare Leistung, Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG beim Empfänger."

Dass Ihr US-Kunde Unternehmer ist, müssen Sie belegen können. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 3a.2 Abs. 11) nennt dafür eine Bescheinigung einer Behörde im Sitzstaat des Kunden; wo die nicht zu bekommen ist, reichen andere geeignete Belege. Ob beim Kunden eine US-Steuer wie die Sales Tax anfällt, richtet sich nach US-Recht und gehört nicht auf Ihre Rechnung.

Für die Schweiz gilt dasselbe: Leistungsort beim Unternehmer-Kunden, Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, Hinweis auf den Leistungsort. Die Schweiz hat ein eigenes Mehrwertsteuersystem, und Ihr Kunde rechnet die Leistung dort unter Umständen als Bezugsteuer ab (Art. 45 MWSTG). Das ist seine Pflicht, nicht Ihre.

Bauleistungen im Inland in Kürze

Auch im Inland gibt es Reverse Charge, am häufigsten bei Bauleistungen nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Erbringt ein Subunternehmer Bauleistungen für einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Nachweis ist eine Bescheinigung des Finanzamts (Vordruck USt 1 TG), die höchstens drei Jahre gilt (§ 13b Abs. 5 UStG). Die Rechnung des Subunternehmers ist dann netto mit dem Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" zu stellen.

Verwechseln Sie das nicht mit der Bauabzugsteuer nach § 48 EStG, bei der der Auftraggeber 15 Prozent des Entgelts einbehält und ans Finanzamt abführt, wenn keine Freistellungsbescheinigung vorliegt. Das sind zwei getrennte Pflichten aus zwei Gesetzen.

Muster: Beispielrechnung in Euro

Das folgende Beispiel ist frei erfunden. Eine UX-Designerin aus Leipzig gestaltet für eine Agentur in Amsterdam ein App-Redesign. Sie ist regelbesteuert, die Agentur ist Unternehmerin mit gültiger niederländischer USt-IdNr. Leistungsmonat ist März 2026.

Die Designerin meldet die 3.500,00 Euro außerdem in der Zusammenfassenden Meldung für das erste Quartal, also bis zum 25. April 2026.

Häufige Fehler bei Reverse-Charge-Rechnungen

• Sie weisen trotz Reverse Charge 19 Prozent Umsatzsteuer aus. Der Betrag kann nach § 14c Abs. 1 UStG an Ihnen hängen bleiben.
• Der Vermerk fehlt oder ist nur auf Deutsch, obwohl der Kunde ihn nicht versteht. Schreiben Sie ihn zweisprachig.
• Eine der beiden USt-IdNrn. fehlt, ist falsch abgeschrieben oder wurde nie geprüft.
• Sie halten eine Privatperson für ein Unternehmen und stellen netto aus.
• Die Zusammenfassende Meldung fehlt oder kommt zu spät, weil niemand wusste, dass auch Dienstleistungen hineingehören.
• Bei Kunden außerhalb der EU fehlt jeder Nachweis der Unternehmereigenschaft.
• Bei Bauleistungen im Inland prüfen Sie nicht, ob der Auftraggeber selbst Bauleister ist, oder Sie vermischen das Verfahren mit der Bauabzugsteuer.
• Die Leistungsbeschreibung ist zu dünn („Beratung März"), sodass weder Kunde noch Finanzamt erkennen, was erbracht wurde.

So arbeiten Sie mit QuickBilling

Legen Sie den Kunden mit seiner USt-IdNr. an und schreiben Sie die Rechnung netto. Die Steuervoreinstellungen schlagen für jede Position eine Behandlung vor und zeigen die Gründe, Sie prüfen den Vorschlag und entscheiden. Wählen Sie Reverse Charge, druckt QuickBilling die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf die Rechnung.

Dann geht es ums Geld: Ihre Vorlage trägt Logo und Bankverbindung, und wenn Sie Ihren eigenen Stripe-, PayPal- oder Wise-Link hinterlegen, erscheint auf dem Rechnungslink ein Bezahlen-Button. Fremdwährungen rechnet QuickBilling mit EZB-Kursen um, und die Umsatzsteuer-Übersicht fasst Umsatzsteuer und Vorsteuer je Zeitraum zusammen. Der Einstieg ist mit dem kostenlosen Tarif möglich. Ob Reverse Charge in Ihrem Fall greift und wie Sie melden, klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.