Dokumentation

Willkommen bei QuickBilling. Diese Anleitung beschreibt, was heute in der App steckt, mit den Menünamen, die Sie auf dem Bildschirm sehen.

QuickBilling ist Rechnungsstellung und Ausgabenverwaltung für Freelancer und kleine Unternehmen. Sie senden Rechnungen und Angebote als Link, sehen, wann Kunden sie öffnen, und führen Ihre Ausgaben im selben Hauptbuch.

Das können Sie tun

• Rechnungen und Angebote erstellen, PDFs herunterladen und als Link teilen
• Ein angenommenes Angebot mit einem Schritt in eine Rechnung umwandeln
• Wiederkehrende Rechnungen einrichten, die nach Zeitplan als Entwurf entstehen
• Sehen, wann ein Link geöffnet wurde, und Kunden eine Rechnung als bezahlt markieren oder ein Angebot annehmen oder ablehnen lassen
• Ausgaben (mit Belegen, Freigaben und Budgets) und Einnahmen erfassen und die Gewinn- und Verlustrechnung lesen
• Je nach Tarif mehrere Workspaces nutzen und Teammitglieder einladen
• Den Assistenten in der App (jeder Tarif, 30 Nachrichten pro Tag in Free), den MCP-Server (alle Tarife) oder die REST-API (Unlimited) nutzen
• Funktionen in der Wunschliste vorschlagen und das Änderungsprotokoll in der App lesen
• Bankverbindung oder Zahlungslinks (PayPal und andere) auf Rechnungen angeben. Kartenzahlung über den Rechnungslink kommt bald.

Konto einrichten

1. Konto erstellen: mit E-Mail und Passwort oder mit Google registrieren
2. E-Mail bestätigen: den Link in der Nachricht öffnen
3. Dem Einrichtungsassistenten folgen: Vorlage und Zweck des Workspace wählen, Branding ergänzen und das erste Abrechnungsprofil anlegen

Workspace einrichten (Einstellungen → Workspace-Einstellungen)

• Workspace-Info: Name, Beschreibung, Bild und Markenfarbe (eine eigene Markenfarbe braucht Premium)
• Standardeinstellungen: Standardwährung, Datumsformat, Standard-Rechnungsvorlage und Präfix der Rechnungsnummer
• Produktmodus: Rechnungen & Ausgaben oder Nur Ausgaben-Tracking. Im Modus nur für Ausgaben sind die Rechnungsmenüs ausgeblendet, und Sie können die Rechnungsstellung später im selben Tarif zuschalten.

Ihr Profil (Einstellungen → Konto → Profil)

• Foto, vollständiger Name, bevorzugte Währung (für Summen über alle Workspaces) und Sprache
• Sprache: Englisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch für die App. Ihre E-Mail-Adresse lässt sich nicht ändern.
• Passwort: Einstellungen → Konto → Sicherheit

Ein Abrechnungsprofil ist die Absenderidentität auf Ihren Rechnungen: Name, Adresse, Steuernummer, Logo und Zahlungsangaben. Sie können mehrere in einem Workspace führen, es gibt keine Tariflimits dafür.

Profil anlegen

1. Abrechnung → Abrechnungsprofile öffnen (oder im Rechnungseditor eines anlegen)
2. Anzeigename, Firmenname, E-Mail, Adresse und Steuernummer eingeben
3. Ein Logo hochladen (JPEG, PNG, GIF oder WebP, bis 10 MB)
4. Standardwährung, Zahlungsziel (standardmäßig 14 Tage) und Präfix der Rechnungsnummer (standardmäßig INV-) festlegen
5. Zahlungsarten hinzufügen

Zahlungsarten

• Überweisung: Kontoinhaber, IBAN oder Kontonummer, BIC oder SWIFT, Bankname
• Zahlungslink: eine URL, etwa ein PayPal.me-Link, mit Bezeichnung
• Jede Zahlungsart lässt sich ein- oder ausschalten, und jede Rechnung wählt, welche angezeigt werden
• Das sind Zahlungsangaben. QuickBilling zieht noch keine Zahlungen für Sie ein.

Profile verwenden

• Wählen Sie bei jeder Rechnung ein Profil. Logo, Angaben und Zahlungsarten erscheinen auf der Rechnung, im PDF und auf der Freigabeseite.
• Zum Versenden einer Rechnung ist mindestens ein Profil nötig.

Rechnung erstellen

1. Abrechnung → Rechnungen öffnen und auf Rechnung erstellen klicken (der Pfeil daneben bietet Schnellstart-Vorgaben, Vorlagen durchsuchen und Neuer Kostenvoranschlag)
2. Kunden und Abrechnungsprofil wählen oder anlegen
3. Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum festlegen
4. Positionen hinzufügen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, eine Einheit (Stück, Stunden, Tage, kg, m, keine oder eigene) und einen Steuersatz je Position
5. Unter Steuern & Rabatte einen Gesamtsteuersatz, einen prozentualen oder festen Rabatt eintragen und die Bezeichnungen anpassen. Optional eine Verzugsgebühr hinzufügen, sie wird auf der Rechnung angezeigt, aber nicht zur Summe addiert.
6. Notizen oder Bedingungen ergänzen und die anzuzeigenden Zahlungsarten wählen

Die Rechnung wird beim Arbeiten automatisch als Entwurf gespeichert.

Status

• Entwurf: gespeichert, noch nicht fertig
• Bereit: fertig zum Senden
• Gesendet: dem Kunden zugestellt oder freigegeben
• Wartet auf Bestätigung: der Kunde hat sie als bezahlt markiert, Sie müssen noch bestätigen
• Abgelehnt: der Kunde hat sie mit einer Begründung abgelehnt
• Bezahlt: Zahlung bestätigt
• Überfällig: eine gesendete Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum (wird automatisch gesetzt)
• Storniert: annulliert
• Angebote verwenden zusätzlich Akzeptiert und Abgelehnt

Angebote

• Erstellen Sie eines über Abrechnung → Rechnungen → Pfeil neben Rechnung erstellen → Neuer Kostenvoranschlag
• Per E-Mail oder Freigabelink senden. Der Kunde kann es ohne Konto annehmen oder ablehnen.
• Sobald das Angebot kein Entwurf mehr ist, erstellt In Rechnung umwandeln einen neuen Rechnungsentwurf mit demselben Kunden, denselben Positionen und Einstellungen. Ein Angebot lässt sich einmal umwandeln.

Weiteres

• Duplizieren: Weitere Aktionen → Duplizieren kopiert eine Rechnung oder ein Angebot in einen neuen Entwurf mit neuer Nummer
• Artikelbibliothek: Aus Vorlagen hinzufügen bei den Positionen nutzt gespeicherte Zeilen wieder, oder Sie speichern eine Zeile aus dem Editor
• CSV exportieren: die Rechnungsliste lässt sich als CSV exportieren
• Kundenübersicht: Abrechnung → Kunden → Auszug anzeigen zeigt, was ein Kunde berechnet bekam, bezahlt hat und noch schuldet
• Tastenkürzel: Strg oder Cmd+K öffnet die Befehlspalette. Im Rechnungseditor speichert Strg oder Cmd+S, Strg oder Cmd+P lädt das PDF herunter.

Eine wiederkehrende Rechnung wiederholt eine bestehende Rechnung. Jeder Durchlauf erstellt einen neuen Entwurf, den Sie prüfen und senden. QuickBilling versendet eine erzeugte Rechnung nie für Sie. Wiederkehrende Rechnungen gibt es in jedem Tarif.

Einrichten

1. Eine gespeicherte Rechnung öffnen (keine neue und kein Angebot)
2. Auf Weitere Aktionen → Wiederkehrend machen klicken
3. Häufigkeit wählen (Wöchentlich, Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich) und alle 1 oder mehr Zeiträume wiederholen, alle zwei Wochen ist also Wöchentlich, alle 2
4. Startdatum setzen und das Ende wählen: nie, an einem Datum oder nach einer Anzahl Rechnungen
5. Auf Wiederkehrende Regel erstellen klicken

Was jeder Durchlauf tut

• Einmal täglich prüft QuickBilling Ihre Zeitpläne und erstellt eine Entwurfskopie der Quellrechnung mit neuer Nummer, dem Rechnungsdatum des Durchlaufs und denselben Zahlungsbedingungen
• Kunde, Positionen, Sprache, Vorlage und Einstellungen werden aus der Quellrechnung kopiert, ändern Sie also die Quelle, um künftige Entwürfe zu ändern
• Bereits erstellte Rechnungen werden nie verändert

Zeitpläne verwalten (Abrechnung → Wiederkehrende Rechnungen)

• Aktive, pausierte und abgeschlossene Zeitpläne mit dem nächsten Termin ansehen
• Einen Zeitplan pausieren, fortsetzen, bearbeiten oder löschen. Ein abgeschlossener Zeitplan lässt sich nicht fortsetzen.
• Wird die Quellrechnung gelöscht, verschwindet auch ihr Zeitplan
• Wiederkehrende Ausgaben sind eine eigene Funktion: Finanzen → Ausgaben → Wiederkehrend

Jede Rechnung und jedes Angebot hat eine eigene Dokumentensprache: Englisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch. Sie bestimmt die Bezeichnungen im PDF, auf der Freigabeseite und in den E-Mails an Ihren Kunden, unabhängig von der Sprache, die Sie in der App nutzen.

Einstellen

• Rechnung: Dokumentensprache in den Rechnungsdetails ändern
• Kunde: eine Standardsprache beim Kunden festlegen. Neue Rechnungen für diesen Kunden beginnen damit, und Sie können sie weiterhin ändern.
• Die Sprache ist gesperrt, sobald die Rechnung gesendet wurde. Bis dahin, solange sie Entwurf oder Bereit ist, können Sie sie ändern.
• Duplikate und umgewandelte Angebote behalten die Sprache des Originals

Systemvorlagen

• Anpassung → Vorlagen listet die eingebauten Vorlagen: US Professional, Classic Bordered, US Modern, European Elegant, Sidebar Premium, EU Compliant, German Rechnung und Indian GST
• Free enthält eine Vorlage. Premium und Unlimited enthalten alle acht.
• Wählen Sie eine Vorlage je Rechnung oder legen Sie mit Als Standard festlegen eine Standardvorlage fest

Eigene Vorlagen (Premium und Unlimited)

1. Anpassung → Vorlagen → Meine Vorlagen öffnen
2. Auf Neue Vorlage klicken und das Layout im Builder gestalten (er braucht ein Tablet im Querformat oder einen größeren Bildschirm)
3. Speichern und bei jeder Rechnung verwenden, oder mit Als eigene Vorlage duplizieren von einer Systemvorlage ausgehen

Farben und Logo (Premium und Unlimited)

• Anpassung → Farbpaletten: wiederverwendbare Paletten (Text, Akzent, Hintergrund) anlegen und eine als Standard festlegen
• Der Design-Tab im Rechnungseditor: Farbabweichungen, Abstände und Rahmen für eine einzelne Rechnung
• Ihr Logo stammt aus dem Abrechnungsprofil. Die Markenfarbe stellen Sie in den Workspace-Einstellungen ein.
• Auf der Freigabeseite zeigen Premium und Unlimited Ihren Firmennamen und Ihr Logo. Free zeigt den QuickBilling-Kopf.

Per E-Mail senden

1. Die Rechnung öffnen. Ist sie ein Entwurf, auf Als bereit markieren klicken.
2. Auf E-Mail senden klicken (nach dem ersten Versand E-Mail erneut senden). Bei einem Angebot heißt es Angebot senden.
3. Im Fenster Rechnung per E-Mail senden Empfänger unter An, CC und BCC eintragen (insgesamt bis zu 10), dazu Betreff und Nachricht
4. Auf E-Mail senden klicken. Der Status wechselt zu Gesendet.

• Die E-Mail enthält einen Link zur Rechnungsseite, wo der Kunde sie ansehen und das PDF herunterladen kann. Ein PDF wird nicht angehängt.
• Die E-Mail ist in der Dokumentensprache verfasst
• Für jeden Empfänger sehen Sie Zugestellt, Geöffnet oder Unzustellbar

Freigabelinks

1. Eine gespeicherte Rechnung öffnen, die kein Entwurf ist
2. Auf Freigabelink erstellen klicken, dann auf Link kopieren
3. Zum Beenden des Zugriffs Weitere Optionen → Link widerrufen nutzen. Ein neu erstellter Link ersetzt den alten.

• Jeder mit dem Link kann die Rechnung ohne Konto ansehen, bis Sie ihn widerrufen
• Ein Link zählt je Rechnung oder Angebot einmal pro Abrechnungszeitraum: 5 bei Free, 50 bei Premium, unbegrenzt bei Unlimited. Widerrufen und neu erstellen zählt nicht erneut.
• Am Limit sehen Sie einen Upgrade-Hinweis. Nichts, was Sie erstellt haben, wird gelöscht.

Automatische Erinnerungen (optional, je Rechnung)

• In einer gespeicherten Rechnung Automatisierte E-Mails öffnen und Erinnerung: bald fällig (an Kunden) sowie Erinnerung: überfällig (an Kunden) einschalten
• Sie sind standardmäßig aus und funktionieren, sobald die Rechnung per QuickBilling-E-Mail gesendet wurde. Für Angebote gelten sie nicht.
• Sie erhalten zuerst einen Hinweis. Die Kundenerinnerung geht etwa einen Tag vor der Fälligkeit hinaus, die Überfälligkeitserinnerung in den ersten Tagen danach, jeweils einmal.

Was Kunden auf der Freigabeseite tun können

• Rechnung: PDF herunterladen, Als bezahlt markieren (mit optionalen Anmerkungen) oder Rechnung ablehnen (mit Begründung)
• Angebot: Angebot annehmen oder Angebot ablehnen (Ablehnen braucht eine Begründung)
• Sie erhalten eine E-Mail, und der Status wird aktualisiert. Als bezahlt markieren des Kunden erscheint als Wartet auf Bestätigung, bis Sie auf Zahlungseingang bestätigen klicken.

Zahlungsangaben

• Bankverbindung und Zahlungslinks (PayPal und andere) aus dem Abrechnungsprofil erscheinen auf der Rechnung, der Freigabeseite und im PDF
• QuickBilling wickelt noch keine Kundenzahlungen ab. Kartenzahlung mit einem Klick über den Rechnungslink kommt bald.

Link-Tracking

• Jeder Freigabelink erfasst Aufrufe. Besuche von Bots und E-Mail-Scannern werden herausgefiltert.
• Free: ob der Link angesehen wurde, wie oft, sowie der erste und letzte Aufruf
• Premium und Unlimited: zusätzlich eindeutige Besucher, ein Verlauf jedes Besuchs, ungefährer Standort anhand der IP-Adresse, Gerät, Browser und die IP-Adresse des Betrachters. Ein genauer Standort nur, wenn der Betrachter ihn im Browser erlaubt.
• Öffnen Sie die Schaltfläche Analytics neben dem Freigabelink oder die Analyseseite der Rechnung
• Zustell- und Öffnungsstatus je Empfänger gibt es in jedem Tarif

Zu finden unter: Finanzen → Ausgaben, mit Hauptbuch, Berichte (Berichte, Steuerabzug, Kostenanalyse), Budgets, Finanzen und einer Gruppe Verwalten (Kategorien, Lieferanten, Tags, Wiederkehrend). Ausgaben und Einnahmen gibt es in jedem Tarif.

Eine Ausgabe erfassen

• Name, Betrag, Währung, Daten, Kategorie, Lieferant, Zahlungsart (bar, Karte, Überweisung, Scheck oder andere), Tags, Notizen
• Ein Steuersatz oder ein Steuerbetrag und ein Schalter für steuerlich absetzbar
• Abrechenbar, mit einem Kunden, wenn Sie die Kosten weitergeben möchten

Kategorien und Abzugsprozentsatz

• Neue Workspaces erhalten Reisen, Bewirtung, Büromaterial, Software, Marketing, Nebenkosten, Beratungsleistungen und Sonstiges. Eigene fügen Sie unter Verwalten → Kategorien hinzu.
• Jede Kategorie hat einen Abzug in % von 0 bis 100 (standardmäßig 100). Der Steuerbericht gewichtet jede Ausgabe damit. QuickBilling wendet keine landesspezifische Regel für Sie an, legen Sie die Prozentsätze also selbst fest.

Freigabe-Workflow

• Eine Ausgabe beginnt als Entwurf. Einreichen schickt sie als Eingereicht zur Freigabe.
• Ein Admin des Workspace genehmigt oder lehnt sie ab (mit Begründung). Eine abgelehnte Ausgabe wird wieder zum Entwurf, kann korrigiert und erneut eingereicht werden.
• Genehmigte Ausgaben werden nach der Zahlung als Bezahlt markiert. Entwürfe oder genehmigte Ausgaben lassen sich stornieren.
• Sammelaktionen: mehrere auf einmal einreichen, genehmigen, ablehnen oder stornieren
• Heute hat jedes Mitglied eines Workspace Admin-Rechte, daher kann jedes Mitglied genehmigen

Belege und Anhänge

• Bis zu 10 Dateien je Ausgabe anhängen, je 10 MB: Bilder, PDF, TXT oder CSV
• Der Belegupload akzeptiert JPEG, PNG, WebP oder PDF bis 10 MB

Budgets (Ausgaben → Budgets)

• Einen Betrag je Workspace, Kategorie, Kunde oder Lieferant festlegen, für einen Monat, ein Quartal, ein Jahr oder einen eigenen Zeitraum
• Der Warnschwellenwert liegt standardmäßig bei 80 %. Gezählt werden genehmigte und bezahlte Ausgaben.

Wiederkehrende Ausgaben

• Verwalten → Wiederkehrend legt Ausgaben wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich an. Den Startstatus wählen Sie selbst.

Abrechenbare Ausgaben

• In einer Rechnung fügen Sie genehmigte oder bezahlte abrechenbare Ausgaben über den Bereich der verknüpften Ausgaben hinzu. Jede wird zu einer Zeile, und die Ausgabe gilt als abgerechnet. Angebote können keine Ausgaben verknüpfen.

Einnahmen (Finanzen → Einnahmen)

• Gehalt, Zinsen, Dividenden und sonstige Einnahmen erfassen. Sie erscheinen als sonstige Einnahmen in Gewinn und Verlust und im Cashflow.

Währungen

• Ausgaben und Einnahmen können 41 Währungen nutzen. Berichte rechnen mit täglichen Wechselkurs-Schnappschüssen, die bis zu 48 Stunden alt sind, in die Standardwährung des Workspace um, nur zur Planung.

REST-API (Unlimited-Tarif, siehe API-Referenz)

• GET/POST /expenses, GET/PUT/DELETE /expenses/:id, PATCH /expenses/:id/submit, approve, reject, pay und void
• GET /expenses/reports/summary, trends, cost-analysis, spend und tax-deductible
• GET/POST /expenses/categories, /expenses/vendors, /expenses/tags und /expenses/recurring-rules
• GET/POST/PUT/DELETE /budgets und GET /budgets/spend-vs-budget
• GET/POST /income und GET /income/summary
• GET /overview/workspace/financial, /financial/cash-flow und /financial/by-customer

Übersicht (Übersicht → Übersicht)

• Summen über alle Ihre Workspaces in Ihrer bevorzugten Währung

Analysen (Berichte → Analysen)

• Umsatz und Rechnungsstatus des aktuellen Workspace über einen Zeitraum, mit CSV exportieren

Finanzen (Berichte → Finanzen)

• Tabs Übersicht, Nach Kunde und Cashflow, mit Umsatz, Ausgaben, sonstigen Einnahmen, Nettoergebnis und Marge
• Die Liste Basis schaltet die Gewinn- und Verlustrechnung zwischen Cash (Zahlungsdaten) und Accrual (Rechnungs- und Anfalldaten) um. Der Cashflow ist immer auf Cash-Basis.
• Nach Kunde zeigt Umsatz, Ausgaben, Netto und Marge je Kunde
• Forderungen und genehmigte, aber unbezahlte Ausgaben ergeben eine Nettoposition

Ausgabenberichte (Finanzen → Ausgaben → Berichte)

• Berichte: Ausgabenübersicht und Monatsverlauf
• Steuerabzug: ein Jahresbericht auf Cash- oder Accrual-Basis, gewichtet mit dem Abzugsprozentsatz jeder Kategorie, mit Belegabdeckung
• Kostenanalyse: Ausgaben nach Kategorie, Kunde, Lieferant, Monat oder Zahlungsart
• Die meisten Berichte haben CSV exportieren. Berichte rechnen in die Standardwährung Ihres Workspace um.

Benachrichtigungen (Glocke in der Seitenleiste)

• Die Glocke zeigt die Zahl ungelesener Benachrichtigungen und öffnet ein Panel mit den Tabs Alle und Ungelesen. Sie können eine oder alle Benachrichtigungen als gelesen markieren.
• Sie werden in der App benachrichtigt, wenn eine Rechnung angesehen, als bezahlt markiert, abgelehnt oder überfällig wird, wenn ein Kunde eine Rechnung als bezahlt meldet, wenn ein Angebot angesehen, angenommen oder abgelehnt wird, wenn eine wiederkehrende Rechnung erstellt wird, wenn eine Ausgabe eingereicht, genehmigt oder abgelehnt wird, wenn ein Teammitglied beitritt und wenn Sie ein Limit Ihres Tarifs erreichen.

Workspaces

• Workspaces anlegen und wechseln unter Einstellungen → Workspaces oder mit dem Workspace-Menü in der Seitenleiste
• Free und Premium enthalten 1 Workspace, Unlimited hat kein Limit
• Bei einem Downgrade werden Workspaces über Ihrem Tarif hinaus gesperrt. Nichts wird gelöscht, und sie öffnen sich nach einem Upgrade wieder.

Teammitglieder einladen

1. Workspace-Einstellungen → Team öffnen
2. Auf Teammitglied einladen klicken und die E-Mail-Adresse eingeben
3. Unter Ausstehende Einladungen lässt sie sich erneut senden oder abbrechen. Eine Einladung ist 7 Tage gültig.
4. Die Person nimmt sie über den E-Mail-Link oder unter Einstellungen → Einladungen an

• Teammitglieder je Workspace: keine bei Free, 2 bei Premium, unbegrenzt bei Unlimited

Rollen

• Wer einen Workspace erstellt, ist dessen Inhaber. Nur der Inhaber kann ihn löschen, und er kann ihn nicht verlassen.
• Eingeladene Mitglieder erhalten vollen Admin-Zugriff auf den Workspace: alle Daten, Ausgabenfreigaben, Teamverwaltung und API-Schlüssel
• Mitglieder können Workspace verlassen nutzen. Workspace löschen steht in der Gefahrenzone der Workspace-Einstellungen.

Der Assistent ist ein Chat-Panel in der App und in jedem Tarif enthalten, mit einem Tageslimit für Nachrichten: 30 in Free, 500 in Premium, keines in Unlimited. Wenn Sie das Limit erreichen, können Sie upgraden oder Ihren eigenen API-Schlüssel hinterlegen.

Öffnen

• Übersicht → Assistent in der Seitenleiste oder die Assistenten-Schaltfläche auf jeder Seite
• Er kennt die Seite oder den Datensatz, den Sie geöffnet haben, etwa die Rechnung, die Sie bearbeiten

Das kann er

• Nachschlagen: überfällige Rechnungen, Ausgaben nach Kategorie, Gewinn und Verlust, der Saldo eines Kunden
• Rechnungen, Ausgaben, Kunden, Budgets und andere Datensätze vorbereiten. Er arbeitet mit denselben App-Berechtigungen und Tariflimits wie Sie.
• Sie zur richtigen Seite bringen
• Auf Englisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch antworten

Freigaben

• Nachschlagen und das Anlegen neuer Datensätze laufen sofort
• Änderungen, Löschungen, Statuswechsel, Sammelaktionen und alles, was einem Kunden eine E-Mail schickt oder einen öffentlichen Link erzeugt, zeigen zuerst eine Karte mit Genehmigen oder Ablehnen

Tageslimit und eigener Schlüssel

• Eine Nachricht ist eine Anfrage, die Sie senden. Das Limit gilt pro Person und wird um Mitternacht UTC zurückgesetzt.
• Hinterlegen Sie Ihren eigenen API-Schlüssel von Anthropic, Gemini, OpenAI oder OpenRouter unter Einstellungen → Konto → KI-Anbieter, und das Tageslimit gilt für Sie nicht mehr. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt, Ihr Anbieter rechnet die Nutzung ab, und Schlüssel gelten nur für Ihr Konto.

Verlauf

• Gespräche werden je Workspace gespeichert. Sie können sie erneut öffnen, umbenennen oder löschen.
• Der Assistent ist nur in der Web-App verfügbar. QuickBilling-REST-API-Schlüssel funktionieren damit nicht.

Datensicherheit

• Alle Verbindungen nutzen HTTPS, und unsere Datenbank- und Speicheranbieter verschlüsseln gespeicherte Daten im Ruhezustand
• Anmeldung mit E-Mail und Passwort oder mit Google. Passwörter werden als Hash gespeichert.
• Jede Anfrage wird gegen Ihren Workspace und Ihre Rolle geprüft, und Anmeldung, Passwort-Reset und Freigabelink-Anfragen sind ratenbegrenzt

API-Schlüssel

• Schlüssel erstellen Sie unter Workspace-Einstellungen → API-Schlüssel (Unlimited-Tarif)
• Schlüssel werden als Hash mit einer verschlüsselten Kopie gespeichert, sodass Sie einen erneut anzeigen können. Einen Schlüssel können Sie jederzeit widerrufen.
• Halten Sie Schlüssel vertraulich und binden Sie sie nie in clientseitigen Code ein

Freigabelinks

• Ein Freigabelink ist eine nicht erratbare Adresse. Widerrufen Sie ihn, um den Zugriff zu beenden.

Empfehlungen

• Nutzen Sie ein starkes, einzigartiges Passwort
• Lesen Sie die Datenschutzerklärung, welche Daten wir erfassen und wer sie verarbeitet

Tarife (Preise in US-Dollar, 10 % Rabatt bei jährlicher Zahlung)

• Free: 0 $. 1 Workspace, 5 Kunden, 5 Freigabelinks im Monat, nur Sie, einfaches Link-Tracking, QuickBilling-Kopf auf Freigabeseiten, eine Vorlage, 30 Assistenten-Nachrichten pro Tag.
• Premium: 15 $ im Monat oder 162 $ im Jahr. 1 Workspace, unbegrenzt Kunden, 50 Freigabelinks im Monat, 2 Teammitglieder, detailliertes Link-Tracking, eigenes Branding und eigene Vorlagen, der Assistent in der App mit 500 Nachrichten pro Tag.
• Unlimited: 30 $ im Monat oder 324 $ im Jahr. Unbegrenzt Workspaces, Kunden, Freigabelinks und Teammitglieder, dazu REST-API-Schlüssel und kein Tageslimit beim Assistenten in der App.
• Rechnungen, Angebote, wiederkehrende Rechnungen, Ausgaben, Einnahmen und der MCP-Server sind in jedem Tarif enthalten.

Abonnement verwalten

1. Abonnement in der Seitenleiste öffnen (oder Einstellungen → Abonnement)
2. Tarif und Nutzung ansehen, Upgrade oder Downgrade durchführen
3. Per Karte über Stripe Checkout zahlen. Karte aktualisieren, Rechnungen ansehen und kündigen im Stripe-Kundenportal.

Gut zu wissen

• Eine Kündigung stoppt künftige Abbuchungen, Sie behalten bezahlte Funktionen bis zum Ende des Zeitraums, danach wechselt das Konto mit erhaltenen Daten zu Free
• Das Erreichen eines Limits verhindert nur, mehr davon hinzuzufügen. Die Zähler für Freigabelinks werden je Abrechnungszeitraum zurückgesetzt (bei Free am 1. des Monats).

Datenexport (DSGVO)

• Gehen Sie zu Einstellungen → Konto → Profil und klicken Sie auf Meine Daten exportieren
• Sie erhalten eine JSON-Datei mit Profil, Workspaces, Abrechnungsprofilen, Kunden, Rechnungen mit Positionen, Mitgliedschaften und API-Schlüssel-Angaben (ohne die Geheimnisse)
• Ausgaben und Einnahmen sind nicht in dieser Datei. Nutzen Sie CSV exportieren auf diesen Seiten und in den Berichten.

Konto löschen

• Gehen Sie zu Einstellungen → Konto → Gefahrenzone → Konto löschen
• Eine Vorschau zeigt, was entfernt wird. Zur Bestätigung DELETE MY ACCOUNT eingeben.
• Es löscht dauerhaft die Workspaces, die Sie besitzen, samt Daten, Ihre API-Schlüssel und gespeicherten Dateien und entfernt Sie aus Workspaces anderer
• Kündigen Sie ein bezahltes Abonnement vorher im Stripe-Kundenportal

Sprache

• Einstellungen → Konto → Profil → Sprache legt die App-Sprache fest (Englisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch). Rechnungen haben eine eigene Dokumentensprache.

REST-API

QuickBilling hat eine REST-API mit OpenAPI-Beschreibung. API-Schlüssel gehören zum Unlimited-Tarif.

Basis-URL: https://app.quickbilling.io/api

Authentifizierung: Authorization: Bearer YOUR_API_KEY. API-Schlüssel sind an einen Workspace gebunden, daher ist X-Workspace-Id meist nicht nötig.

Schlüssel erstellen

1. Workspace-Einstellungen → API-Schlüssel öffnen (Unlimited-Tarif)
2. Auf Schlüssel erstellen klicken und einen Namen vergeben
3. Den Schlüssel kopieren. Sie können ihn später erneut anzeigen und jederzeit widerrufen.

• In der App erstellte Schlüssel haben vollen Zugriff. Erstellen Sie einen Schlüssel über die API, können Sie ihn mit Scopes wie invoices:read, invoices:write, expenses:read, expenses:write, income:read, customers:read, overview:read oder den globalen read und write einschränken.
• Schlüssel laufen nicht von selbst ab. Es gibt keine ausgehenden Webhooks.

Zentrale Endpunkte

• /invoices: Rechnungen und Angebote, Freigabelinks, Aktivität, Analytics, Reihenfolge der Positionen, wiederkehrende Regeln (/invoices/recurring-rules), in Rechnung umwandeln
• /customers, /profiles (Abrechnungsprofile), /items (Artikelbibliothek)
• /templates und /color-palettes
• /send-invoice: eine Rechnung per E-Mail senden
• /expenses, /budgets, /income und /overview: Ausgaben, Budgets, Einnahmen und Finanzberichte
• /auth/workspaces: Workspaces, Mitglieder, Einladungen und API-Schlüssel
• /subscriptions: Tarife und Nutzung

MCP (KI-Assistenten)

QuickBilling betreibt einen gehosteten Remote-MCP-Server, damit MCP-Clients im Chat Rechnungen erstellen, Ausgaben erfassen und Berichte abrufen können. Er ist in jedem Tarif verfügbar, und Sie melden sich mit Ihrem QuickBilling-Konto an.

MCP einrichten

1. https://mcp.quickbilling.io/mcp als Remote-MCP-Server in Ihrem MCP-Client hinzufügen
2. Mit Ihrem QuickBilling-Konto anmelden, wenn der Client Sie bittet, die Verbindung zu autorisieren
3. Bei mehreren Workspaces den Assistenten bitten, sie aufzulisten, und einen wählen
4. Den Assistenten bitten, eine Rechnung zu erstellen, eine Ausgabe zu erfassen oder einen Bericht auszuführen

Vollständige MCP-Anleitung: https://quickbilling.io/docs/mcp

Der Server bietet 129 Tools: Rechnungen und Angebote, wiederkehrende Rechnungen, Kunden, Abrechnungsprofile und Artikel, Vorlagen, Ausgaben, Budgets, Einnahmen, Projekte, Berichte und Workspaces.

F: Was kostet QuickBilling?

A: Free kostet nichts. Premium kostet 15 $ im Monat und Unlimited 30 $ im Monat, bei jährlicher Zahlung 10 % weniger.

F: Kann ich mein Abonnement jederzeit kündigen?

A: Ja, über Abonnement in der App oder im Stripe-Kundenportal. Bezahlte Funktionen behalten Sie bis zum Ende des Zeitraums.

F: Gibt es Rückerstattungen?

A: Kontaktieren Sie uns bei Problemen. Die Erstattungsrichtlinie nennt die Einzelheiten.

F: Wie bezahlen mich meine Kunden?

A: Hinterlegen Sie Bankverbindung oder Zahlungslinks (PayPal und andere) in Ihrem Abrechnungsprofil. Sie erscheinen auf der Rechnung, der Freigabeseite und im PDF. Kartenzahlung über den Rechnungslink kommt bald.

F: Kann ich wiederkehrende Rechnungen automatisch versenden?

A: QuickBilling erstellt jede wiederkehrende Rechnung nach Ihrem Zeitplan als Entwurf. Sie prüfen und senden sie selbst.

F: Kann ich meine Daten exportieren?

A: Ja. Einstellungen → Konto → Profil → Meine Daten exportieren liefert eine JSON-Datei, und Rechnungslisten, Kundenauszüge, Einnahmen und Berichte lassen sich als CSV exportieren.

F: Sind meine Daten sicher?

A: Verbindungen nutzen HTTPS, gespeicherte Daten sind im Ruhezustand verschlüsselt, und jede Anfrage wird gegen Ihre Rolle im Workspace geprüft.

F: Wie erreiche ich den Support?

A: Schreiben Sie an info@quickbilling.io oder besuchen Sie quickbilling.io/contact.