Abschlagsrechnung erstellen: vom Angebot bis zur Schlussrechnung
Abschlagsrechnung erstellen geht in QuickBilling direkt aus einem angenommenen Angebot: Sie rechnen beliebig viele Teile ab, jeweils in Prozent oder als festen Betrag, und am Ende eine Schlussrechnung, die alle Abschläge auflistet, abzieht und den Restbetrag ausweist. Gedacht ist das für Freelancer, Agenturen und kleine Betriebe, die ein Projekt in Stufen abrechnen.
So erstellen Sie eine Abschlagsrechnung aus dem Angebot
Ein Beispiel: Ihr Angebot über 10.000 € ist angenommen. Sie möchten 30 % vor dem Start, 20 % zur Halbzeit und den Rest zum Schluss.
Ersten Abschlag anlegen.
Wählen Sie im Angebot unter „Weitere Aktionen“ den Punkt „In Teilen abrechnen“. Ein kleines Fenster fragt nur: Wie viel jetzt? Ein Feld, umschaltbar zwischen Prozent und Betrag; darunter drei Zeilen, die beim Tippen mitlaufen: Angebotssumme, bereits abgerechnet, diese Rechnung. Sie geben 30 % ein und erhalten einen Entwurf über 3.000 €.
Bearbeiten, versenden, weitere Abschläge.
Die „Abschlagsrechnung“ öffnet sich im gewohnten Editor als normaler Entwurf, oben mit einem Verweis auf das Angebot. Versand, Zahlungseingang und Zahlungserinnerung funktionieren wie bei jeder Rechnung. Später legen Sie den zweiten Abschlag an, 20 %, also 2.000 €. Mehr als den offenen Rest lässt QuickBilling nie zu.
Schlussrechnung anlegen.
Nach der ersten Abschlagsrechnung zeigt das Angebot einen kompakten Block mit dem Stand: abgerechnet 5.000 €, offen 5.000 €, darunter die verknüpften Rechnungen. Von dort erstellen Sie die „Schlussrechnung“. Sie öffnet sich als Entwurf, die Abzüge sind bereits eingetragen. Restbetrag: 5.000 €.
Sie können die Teile auch vorab planen: Fügen Sie dem Angebot einen Zahlungsplan hinzu, zum Beispiel 30 / 40 / 30. Ihr Kunde sieht ihn auf dem Angebot, und jeder geplante Teil wird mit einem Klick zur Abschlagsrechnung.
Was die Schlussrechnung zeigt
Die Schlussrechnung führt alle Positionen des Angebots vollständig auf. Darunter folgt je frühere Abschlagsrechnung eine Zeile in der Form „Abzüglich Abschlagsrechnung [Nummer] vom [Datum]“ mit Netto, Steuer und Brutto, danach der Betrag, der noch zu zahlen ist. Diese Aufstellung sieht Ihr Kunde im PDF, über den Link zum Teilen, im Kundenportal und in der E-Mail.
Die Abzüge sind fest eingetragen. In Ihren Auswertungen zählt nur der Restbetrag der Schlussrechnung, kein Euro erscheint doppelt.
Was gleich bleibt
„In Teilen abrechnen“ ist ein zusätzlicher Weg. Die Schaltfläche „In Rechnung umwandeln“ bleibt, wo sie ist, und macht mit einem Klick wie bisher eine Rechnung aus dem Angebot. Wer nie in Teilen abrechnet, sieht nichts Neues. Abschlags- und Schlussrechnungen erhalten Nummern aus Ihrer normalen Rechnungsreihe; Kunde, Währung, Sprache und Zahlungsziel kommen aus dem Angebot.
Für wen sich das lohnt
- Freelancer und Agenturen mit Festpreisprojekten, die einen Teil vor dem Start abrechnen
- Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe mit Aufträgen über mehrere Wochen
- alle, die bisher zwei oder drei Rechnungen von Hand schreiben und dabei den Rest aus den Augen verlieren
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Anzahlungsrechnung?
Die Begriffe werden in der Praxis nicht einheitlich verwendet. Häufig meint Anzahlungsrechnung Geld vor dem Start, Abschlagsrechnung einen Teilbetrag während des Projekts und Teilrechnung die Abrechnung einer bereits fertigen Teilleistung. QuickBilling nennt das Dokument standardmäßig „Abschlagsrechnung“; auf der Rechnung können Sie den Titel in „Anzahlungsrechnung“ oder „Teilrechnung“ ändern. In der Schweiz spricht man meist von einer Akontorechnung, in Österreich oft von einer Teilrechnung.
Kann ich aus einem Angebot mehrere Rechnungen machen?
Ja. Sie erstellen so viele Abschlagsrechnungen, wie Sie brauchen, solange ihre Summe den Angebotsbetrag nicht übersteigt, und am Ende genau eine Schlussrechnung.
Wie ziehe ich die Abschläge in der Schlussrechnung ab?
Das übernimmt QuickBilling. Die Schlussrechnung listet jede nicht stornierte Abschlagsrechnung mit Nummer und Datum auf, zieht sie ab und weist den Restbetrag aus, egal ob die Abschläge schon bezahlt sind.
Kann ich die Schlussrechnung stellen, wenn noch ein Abschlag als Entwurf offen ist?
Nein. Versenden oder löschen Sie den Entwurf zuerst; QuickBilling sagt Ihnen, um welche Rechnung es geht.
Kann ich das Angebot nach dem ersten Abschlag noch ändern?
Positionen, Rabatt, Steuer und Währung sind ab der ersten Abschlagsrechnung gesperrt, damit die Rechnung aufgeht. Löschen Sie die Entwürfe und stornieren Sie die ausgestellten Rechnungen, dann ist das Angebot wieder bearbeitbar.
Ist ein Rechnungsprogramm mit Abschlagsrechnung auch eines für E-Rechnungen?
Nicht in diesem Fall: QuickBilling erstellt keine E-Rechnungen, weder XRechnung noch ZUGFeRD, auch nicht für Abschlags- und Schlussrechnungen.
Erfüllt die Schlussrechnung die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes?
Das sagen wir nicht zu. Zur Einordnung: Nach § 14 Abs. 5 UStG (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.11.2026) sind in einer Endrechnung, wie das Gesetz die Schlussrechnung nennt, die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die Steuer darauf abzusetzen, wenn darüber Rechnungen mit Steuerausweis gestellt wurden. Ob ein Dokument aus QuickBilling für Ihren Fall passt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Was QuickBilling hier nicht tut
- keine E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) und keine Zusage, dass eine Rechnung bestimmte Vorschriften erfüllt; fragen Sie dazu Ihre Steuerberatung
- keine Zahlungspläne oder Meilensteine, die von selbst Rechnungen anlegen: Jeden Abschlag erstellen Sie selbst
- keine Kartenzahlung und keine Anzahlung, die online eingezogen wird
- kein Abschlag ohne Angebot: Grundlage ist immer ein Angebot
Öffnen Sie ein angenommenes Angebot und rechnen Sie den ersten Teil ab.
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