Rechnung schreiben als Freiberufler: Pflichtangaben und Muster

Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, egal wie es im Geschäftsverkehr heißt. Das klingt harmlos, hat aber Folgen: Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde den Vorsteuerabzug verlieren, und dann wird aus einem Tippfehler ein Streit mit der Buchhaltung. Dieser Artikel führt Sie Punkt für Punkt durch die Angaben, die in eine Rechnung gehören, und zeigt, wo Freiberufler und andere Selbstständige in der Praxis am häufigsten danebenliegen. Ob Sie steuerlich als Freiberufler oder als Gewerbetreibender gelten, ändert an den Pflichtangaben nichts: § 14 UStG gilt für jeden Unternehmer.

Dies ist allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wenn Sie unsicher sind, ob in Ihrem Fall Umsatzsteuer anfällt, fragen Sie vor der ersten Rechnung Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Pflichtangaben auf der Rechnung: die Liste nach § 14 Abs. 4 UStG

Der Gesetzgeber zählt in § 14 Abs. 4 UStG auf, was eine Rechnung enthalten muss. Für den Normalfall, also eine Leistung an einen anderen Unternehmer mit Umsatzsteuer, sind das diese Angaben:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
• Steuernummer, die Ihnen das Finanzamt erteilt hat, oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die das Bundeszentralamt für Steuern vergeben hat.
• Ausstellungsdatum.
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Sie einmalig vergeben.
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.
• Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, zum Beispiel einen Skonto-Abzug, sofern sie nicht schon im Entgelt berücksichtigt ist.
• Den anzuwendenden Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, oder bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

Zwei weitere Nummern des Absatzes betreffen Sonderfälle: einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG und den Vermerk „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung für Sie ausstellt. Im Alltag eines Freelancers kommen beide selten vor. Und noch etwas aus § 31 Abs. 1 UStDV: Die Angaben dürfen auf mehrere Dokumente verteilt sein, etwa auf Rechnung und Leistungsnachweis, solange sich daraus alles ergibt. Einfacher und weniger fehleranfällig ist es, alles auf eine Seite zu schreiben.

Die Rechnungsnummer: so vergeben Sie sie richtig

Das Gesetz verlangt eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Zwei Dinge folgen daraus. Erstens: Jede Nummer darf nur einmal existieren. Zweitens: Sie dürfen mehrere Nummernkreise führen, etwa einen je Jahr oder je Kunde, solange jede Nummer eindeutig bleibt.

• Bewährt hat sich Jahr plus Zähler: 2026-001, 2026-002 und so weiter. Der Zähler beginnt im Januar neu, die Liste bleibt übersichtlich.
• Wer mehrere Geschäftsfelder oder Marken hat, kann Präfixe einführen, etwa WEB-2026-003. Vergeben Sie jedes Präfix aber aufsteigend und ohne Doppelungen.
• Stornieren Sie eine Rechnung, löschen Sie sie nicht. Stellen Sie eine Stornorechnung oder Gutschrift mit eigener Nummer aus, die auf die ursprüngliche Nummer verweist.
• Lücken in der Reihenfolge sollten Sie erklären können, denn dem Betriebsprüfer fallen sie auf. Ein Entwurf, der nie versendet wurde, gehört deshalb nicht in den Nummernkreis.

Leistungsdatum: Zeitpunkt oder Zeitraum

Der Zeitpunkt der Leistung ist ein eigenes Pflichtfeld und nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum. Bei einem Auftrag, der im Juli ausgeführt und im August abgerechnet wird, steht also „Leistungszeitraum: Juli 2026“ neben dem Rechnungsdatum im August. Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt es, den Kalendermonat anzugeben, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Für Projekte über mehrere Monate nennen Sie den Zeitraum von bis. Der Satz „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“ steht gern auf Vorlagen, ist aber nur dann richtig, wenn es stimmt.

Steuernummer oder USt-IdNr.: was gehört auf die Rechnung

Mindestens eine von beiden muss auf der Rechnung stehen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Die Steuernummer erhalten Sie vom Finanzamt, meist nach dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die USt-IdNr. beantragen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern, und Sie brauchen sie, sobald Sie Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten erbringen. Bei solchen Leistungen schreibt § 14a UStG außerdem vor, dass die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ trägt, wenn die Steuer im anderen Mitgliedstaat vom Empfänger geschuldet wird. Ihre Steuerberatung sagt Ihnen, ob das bei Ihrem Kunden der Fall ist.

Kleinunternehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gilt nach § 19 Abs. 1 UStG: Der Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Die Rechnung enthält nach § 34a UStDV im Wesentlichen diese Angaben:

• vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger,
• Steuernummer oder USt-IdNr.,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung,
• das Entgelt in einer Summe, mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Eine Rechnungsnummer verlangt die Verordnung für diesen Fall nicht, sie ist trotzdem sinnvoll. Der Hinweis kann zum Beispiel lauten: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weisen Sie keinesfalls trotzdem einen Steuerbetrag aus. Wer Umsatzsteuer gesondert ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Und behalten Sie die Grenzen im Blick: Werden sie überschritten, entfällt die Befreiung. Wer freiwillig verzichten will, bindet sich nach § 19 Abs. 3 UStG für mindestens fünf Kalenderjahre.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht übersteigt, genügen nach § 33 UStDV vier Angaben: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag samt Steuersatz (oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung). Name und Anschrift des Empfängers und die Rechnungsnummer sind hier nicht vorgeschrieben. Für Selbstständige ist das nützlich bei kleinen Aufträgen, aber bei Geschäftskunden gewöhnlich unpraktisch: Die Buchhaltung will Rechnungsnummer und Adresse sehen, also schreiben Sie sie dazu.

Beispielrechnung

Die folgende Rechnung ist frei erfunden: Eine Webentwicklerin rechnet zwölf Stunden Frontend-Arbeit zu 95 Euro netto plus eine Pauschale für die Einrichtung einer Testumgebung ab. Sie ist regelbesteuert, also mit 19 Prozent Umsatzsteuer.

Beachten Sie: Die Positionen sind konkret benannt, der Steuersatz ist ausgewiesen, und die Fälligkeit steht als Datum da. „Beratung nach Absprache“ als einzige Position wäre dagegen zu dünn: Sie beschreibt nicht den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.

Zahlungsbedingungen auf der Rechnung

Das Gesetz schreibt Zahlungsbedingungen nicht vor, Ihr Kunde braucht sie aber. Nennen Sie das Fälligkeitsdatum, die Zahlungsweise und gegebenenfalls einen Skonto-Satz. Wenn Sie ein Skonto anbieten, gehört es zu den Angaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG (im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts). Warum 14 Tage oft besser sind als „30 Tage netto“ und was passiert, wenn der Kunde schweigt, steht im Beitrag zum Zahlungsziel.

Wann Sie die Rechnung stellen müssen

Bei Leistungen an andere Unternehmer sind Sie nach § 14 Abs. 2 UStG zur Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet. Das ist eine Obergrenze. Wer zwei Monate wartet, finanziert seinen Kunden zwei Monate lang, und eine verspätete Rechnung verzögert die Zahlung entsprechend. Stellen Sie die Rechnung deshalb, sobald die Leistung abgenommen ist oder der vereinbarte Meilenstein erreicht wurde. Bei Anzahlungen gilt § 14 Abs. 5 UStG, mehr dazu im Beitrag zu Anzahlung und Abschlagsrechnung.

Aufbewahrung: wie lange Rechnungen bleiben müssen

Rechnungen, die Sie ausgestellt haben, müssen Sie nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für Bücher und Aufzeichnungen nennt § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre, für Buchungsbelege acht Jahre und für sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre. Elektronische Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Rechnung für den gesamten Zeitraum lesbar bleibt und online abrufbar ist. Ein Foto im Handyordner genügt nicht als Strategie, ein geordnetes Archiv schon.

Häufige Fehler beim Rechnungschreiben

• Die Rechnung enthält keine Steuernummer und keine USt-IdNr. Besonders häufig bei Gründern, die noch auf die Steuernummer warten: Ohne sie sollte keine Rechnung rausgehen.
• Der Leistungszeitraum fehlt oder entspricht nicht der Realität.
• Als Position steht nur „Dienstleistung“ oder „Beratung“. Beschreiben Sie, was geliefert wurde.
• Kleinunternehmer weisen trotzdem Umsatzsteuer aus oder vergessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• Rechnungsnummern werden doppelt vergeben oder nachträglich geändert.
• Der Empfänger ist falsch benannt, etwa die Muttergesellschaft statt der beauftragenden GmbH. Prüfen Sie die Firmierung im Vertrag.
• Es gibt keine Fälligkeit als Datum. Dann gilt die Zahlungskultur Ihres Kunden, und die ist oft länger als Ihre.
• Die Rechnung heißt „Quittung“ oder „Angebot“. Welche Unterschiede es gibt, lesen Sie im Beitrag zu Rechnung, Quittung und Angebot.

Rechnung versenden: Begleittext

Wie Sie die fertige Rechnung zustellen, steht ausführlich im Beitrag zum Rechnungsversand per E-Mail. Als Kurzfassung genügt dieser Text:

Betreff: Rechnung [2026-014] von [Ihr Name], fällig am [15.08.2026]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

anbei die Rechnung Nr. [2026-014] für [kurze Beschreibung der Leistung] über [1.535,10] Euro.

Sie ist bis zum [15.08.2026] fällig. Die Bankverbindung steht auf der Rechnung. Falls Ihre Buchhaltung eine Bestellnummer oder Angaben zur Rechnungsadresse braucht, melden Sie sich bitte, dann ist die korrigierte Rechnung noch am selben Tag bei Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma]

QuickBilling erstellt Rechnungen und Angebote mit Ihren Stammdaten, zeigt IBAN oder einen Zahlungslink auf dem PDF und auf der Freigabeseite und gibt es in deutscher Sprache. Ob die Angaben auf Ihrer Rechnung im Einzelfall vollständig sind, kann das Programm Ihnen aber nicht abnehmen, das bleibt Ihre Verantwortung oder die Ihrer Steuerberatung.