Faktura bez VAT: zwolnienie podmiotowe i co musi być na fakturze

Wiele jednoosobowych firm nie jest czynnymi podatnikami VAT, bo korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Faktury od nich nie mają kwoty VAT, ale muszą mieć coś innego: wskazanie, na jakiej podstawie podatku nie ma. Poniżej to, co mówi o tym ustawa o VAT. To informacja, nie porada podatkowa. Czy zwolnienie ci przysługuje i czy je zachować, rozstrzygnij z księgową.

Kto może korzystać ze zwolnienia

Zwolniona jest sprzedaż podatnika z siedzibą działalności w Polsce, u którego wartość sprzedaży bez podatku nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 240 000 zł (art. 113 ust. 1). Według podatki.gov.pl ta kwota obowiązuje od 1 stycznia 2026 r.; do końca 2025 r. było to 200 000 zł. Jeśli zaczynasz w trakcie roku, liczysz przewidywaną sprzedaż proporcjonalnie do okresu działalności (ust. 9).

Zwolnienia nie stosuje się do części usług, między innymi prawniczych, doradczych, jubilerskich i ściągania długów, ani do niektórych towarów (art. 113 ust. 13). Jeśli robisz doradztwo, sprawdź to w pierwszej kolejności.

Czy musisz wystawić fakturę

Podatnik nie jest obowiązany wystawiać faktury dla sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (art. 106b ust. 2). Na żądanie nabywcy musisz ją jednak wystawić, jeśli żądanie zgłoszono w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę albo otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3). W praktyce firmy zwykle chcą faktury, więc wystawiasz ją prawie zawsze.

Co powinna zawierać faktura od zwolnionego z VAT

• Zwykłe dane z art. 106e ust. 1: datę wystawienia, kolejny numer, nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy, numery podatkowe (pkt 1 do 5), opis usługi, ilość, cenę i wartość netto.
• Sumę sprzedaży z wyodrębnieniem sprzedaży zwolnionej od podatku (pkt 13). Kwoty podatku nie naliczasz, bo go nie ma.
• Wskazanie przepisu, na podstawie którego stosujesz zwolnienie: przepis ustawy, przepis dyrektywy 2006/112/WE albo inna podstawa prawna (pkt 19). Przy zwolnieniu podmiotowym jest to art. 113 ust. 1 albo ust. 9 ustawy o VAT.

Sprzedaż zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Jeśli zaczynasz w trakcie roku i stosujesz ust. 9: art. 113 ust. 9.

To propozycja sformułowania. Ustawa wymaga wskazania przepisu, ale nie podaje gotowego zdania.

Co dzieje się po przekroczeniu limitu

Jeśli wartość sprzedaży zwolnionej przekroczy limit, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono kwotę (art. 113 ust. 5). Według podatki.gov.pl opodatkowana jest wtedy cała transakcja, która spowodowała przekroczenie. Rejestracja jako podatnik VAT czynny następuje wnioskiem VAT-R przed dniem utraty prawa do zwolnienia. Możesz też zrezygnować ze zwolnienia dobrowolnie, zawiadamiając naczelnika urzędu skarbowego na piśmie przed początkiem miesiąca (ust. 4).

Pozostałe obowiązki

• Ewidencja sprzedaży za dany dzień, najpóźniej przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym (art. 109 ust. 1). Nie musisz za to prowadzić szczegółowej ewidencji VAT ani przesyłać JPK_VAT z deklaracją, według podatki.gov.pl.
• Z faktur zakupu związanych ze sprzedażą zwolnioną nie odliczasz VAT (podatki.gov.pl).
• Według podatki.gov.pl faktura dla innego podatnika w relacji B2B wystawiana jest w KSeF i do tego potrzebny jest NIP; do końca 2026 r. są wyjątki do 10 tys. zł brutto miesięcznie. QuickBilling nie wysyła faktur do KSeF i nie tworzy faktur ustrukturyzowanych, więc przy takim obowiązku wystawisz fakturę poza aplikacją.