Dokumenty dla księgowej: co jednoosobowa firma zbiera co miesiąc

Najwięcej czasu u księgowej kosztują braki: faktura, której nie ma, wpłata, której nikt nie umie przypisać, paragon bez NIP. Ten wpis to prosta lista tego, co zbierać w jednoosobowej firmie, żeby przekazać to w jednym pakiecie raz w miesiącu. Układa dokumenty, nie rozlicza za ciebie podatków: deklaracje i zeznania przygotowuje i składa księgowa albo ty, nie aplikacja.

Co przekazać co miesiąc

• Wszystkie wystawione faktury sprzedaży z kolejnymi numerami (art. 106e ust. 1 pkt 2 wymaga numeru, który jednoznacznie identyfikuje fakturę), także te bez VAT, korekty i faktury dla klientów zagranicznych.
• Faktury kosztowe i inne dokumenty zakupu: sprzęt, oprogramowanie, telefon, podróże, usługi podwykonawców.
• Wyciąg z rachunku firmowego za miesiąc, żeby księgowa mogła powiązać wpłaty z fakturami i sprawdzić, co jest zapłacone.
• Informację o fakturach, które jeszcze czekają na zapłatę, i o płatnościach, których nie umiesz przypisać.
• Faktury za zakupy, które zrobiłaś na paragon: paragon dla firmy ma sens tylko wtedy, gdy zawiera NIP. Ustawa mówi, że faktury dla podatnika do sprzedaży z kasy wystawia się wyłącznie, jeśli paragon ma jego numer (art. 106b ust. 5).

Rytm: kiedy co musi być gotowe

Faktury sprzedaży wystawiasz co do zasady do 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży (art. 106i ust. 1). Czynny podatnik VAT składa JPK_VAT z deklaracją za okresy miesięczne do 25. dnia miesiąca następującego po okresie (art. 99 ust. 1; kwartalnie rozliczają się mali podatnicy, którzy wybrali tę formę). Z tych dwóch dat wynika prosty plan: do 15. wystawiasz faktury za poprzedni miesiąc, do około 20. dosyłasz księgowej komplet, a ona ma kilka dni na rozliczenie. Dokładny termin, który ona ustawia, jest najważniejszy, więc zapytaj ją o niego.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT, nie składasz JPK_VAT z deklaracją (podatki.gov.pl), ale dokumenty zbierasz tak samo, bo są podstawą rozliczenia dochodowego.

Co raz w roku

• Zestawienie przychodów i kosztów za cały rok, sprawdzone z wyciągami.
• Lista środków trwałych i większych zakupów, które księgowa ma ujawnić osobno.
• Umowy z klientami i podwykonawcami oraz korespondencja z urzędem, jeśli jakaś była.
• Pytania, które masz na koniec roku: planowane zakupy, zmiana formy opodatkowania, zmiana liczby klientów z zagranicy.

Jak długo trzymać dokumenty

Podatnicy VAT przechowują ewidencje i wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem, w szczególności faktury, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT). Konkretną datę, do której trzymać dokumenty za dany rok, poda księgowa, bo zależy od terminu płatności podatku.

Jak może pomóc QuickBilling

Wystawione faktury i ich status (opłacone albo otwarte) masz w jednym miejscu. Wydatki zapisujesz z kategorią, kwotą, datą i zdjęciem paragonu. Wyciąg z banku jako CSV, Excel, MT940, CAMT albo OFX możesz wgrać do aplikacji, a wpłaty są dopasowywane do otwartych faktur, zanim klikniesz Importuj. Z tego robisz uporządkowane zestawienie dla księgowej. QuickBilling nie składa deklaracji i nie zastępuje księgowej, a faktur nie wysyła do KSeF.