Terminy płatności faktur w Polsce: 7, 14, 30 czy 60 dni i co mówi ustawa

Termin płatności to jedna z tych rubryk na fakturze, które wypełnia się z przyzwyczajenia: 14 dni, bo tak zawsze. Tymczasem to on decyduje, kiedy możesz liczyć na pieniądze i od którego dnia przysługują Ci odsetki. W tym wpisie znajdziesz zwykłe opcje terminów, zasady z ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych i kilka porad, jak ustalić termin z klientem. To informacja ogólna, nie porada prawna.

Ile dni dać klientowi na zapłatę

Prawo nie narzuca jednego terminu dla wszystkich faktur. Termin ustalasz w umowie, ofercie albo na samej fakturze. W praktyce spotkasz kilka wariantów:

Zapisuj termin jako konkretną datę, a nie tylko jako „14 dni”. Data nie zostawia miejsca na spór o to, od kiedy liczyć, i łatwiej ustawić przypomnienie.

Co mówi ustawa: 60 dni między przedsiębiorcami

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dotyczy umów odpłatnej dostawy towaru lub usługi, których wyłącznymi stronami są między innymi przedsiębiorcy, osoby wykonujące wolny zawód i podmioty publiczne (art. 2 i 4). Nie obejmuje sprzedaży konsumentom. Dla takich transakcji zasady są następujące:

• Termin zapłaty w umowie nie może przekraczać 60 dni od doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku potwierdzających dostawę lub wykonanie usługi, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej i ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2).
• Jeśli termin w umowie jest dłuższy niż dozwolony, wierzycielowi, który wykonał swoje świadczenie, przysługują odsetki po upływie 60 dni od doręczenia faktury (art. 7 ust. 3).
• Gdy termin przekracza 120 dni i narusza ust. 2, wierzyciel może odstąpić od umowy albo ją wypowiedzieć (art. 7 ust. 3a).
• Gdy podmiot publiczny jest dłużnikiem, termin nie może przekraczać 30 dni, a dla publicznych podmiotów leczniczych 60 dni (art. 8 ust. 2).
• Postanowienia umowy ustalające dłuższy termin niż dozwolony zastępuje termin 60 dni (a dla podmiotu publicznego 30 lub 60 dni) liczony od doręczenia faktury (art. 13 ust. 2).

Od kiedy liczy się termin

Ustawa liczy 60 i 30 dni od doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku. Jeśli nie da się ustalić dnia doręczenia albo faktura dotarła przed wykonaniem usługi, termin liczy się od dnia otrzymania przez dłużnika towaru lub usługi (art. 7 ust. 4). Strony nie mogą też same ustalać daty doręczenia faktury (zob. art. 8 ustawy). Praktyczny wniosek: wysyłaj fakturę od razu po wykonaniu usługi i zachowaj dowód wysyłki. Kiedy najpóźniej trzeba ją wystawić, opisuje wpis o tym, jak wystawić fakturę VAT.

Wcześniejsza płatność i rabat

Jeśli chcesz zachęcić klienta do szybkiego przelewu, możesz zaoferować rabat za wcześniejszą zapłatę. Ustawa o VAT wymienia kwoty upustów i obniżek, w tym rabat z tytułu wcześniejszej zapłaty, wśród elementów faktury, o ile nie ujęto ich w cenie jednostkowej netto (biznes.gov.pl). Zapisz warunek wprost, na przykład „2 % rabatu przy zapłacie do 7 dni”, i ustal z księgową, jak to zaksięgować.

Jak wybrać termin w praktyce

• Zacznij od krótszego terminu, niż chcesz, bo klienci chętnie negocjują w górę, ale rzadko w dół.
• Dla nowego klienta rozważ zaliczkę lub płatność przed dostawą, a termin skracaj.
• Dla dużych firm zapytaj o cykl płatności i dopasuj datę wystawienia faktury.
• Przy projektach w etapach rozdziel faktury, żeby nie czekać z całą kwotą do końca.

W QuickBilling ustawiasz termin płatności dla każdej faktury i możesz włączyć opcjonalne przypomnienia dla klienta; działają one dla faktur wysłanych e-mailem z aplikacji. Aplikacja nie ocenia, czy termin w Twojej umowie mieści się w limitach ustawy.