Zahlungseingang
Zahlungsziel auf der Rechnung: Fristen und Formulierungen
Was ist ein Zahlungsziel, wie lang darf es sein und wie formulieren Sie die Zahlungsbedingungen auf der Rechnung? Mit Textbausteinen für 7, 14 und 30 Tage.
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Das Zahlungsziel ist die Frist, bis zu der Ihr Kunde die Rechnung bezahlt haben soll. Es gehört auf jede Rechnung, und zwar als Datum. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ klingt freundlich, lässt aber offen, ab wann gezählt wird. Ein Kunde, der erst am 20. mitbekommt, dass die Rechnung vom 5. stammt, rechnet anders als Sie. Wer das Zahlungsziel sauber festlegt, spart sich Rückfragen und kann später auch sauber nachweisen, ab wann der Kunde im Verzug war.
Was gilt, wenn Sie gar kein Zahlungsziel nennen?
Dann greift das Gesetz. Nach § 271 Abs. 1 BGB kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, wenn weder eine Zeit bestimmt ist noch aus den Umständen hervorgeht, wann gezahlt werden soll. Sofort fällig heißt aber nicht automatisch sofort im Verzug. Dafür braucht es eine Mahnung oder eine Fristenregel, und die steht in § 286 BGB.
- Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB): Zahlt der Schuldner nicht auf eine Mahnung, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt, kommt er durch die Mahnung in Verzug.
- Kalenderfrist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB): Ist die Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt, zum Beispiel „zahlbar bis 15.08.2026“, bedarf es keiner Mahnung. Der Verzug kann dann eintreten, sobald die Frist verstrichen ist.
- 30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB): Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.
Das heißt für die Praxis: Die 30 Tage sind keine Zahlungsfrist, die Sie vergeben könnten, sondern die Obergrenze, nach der der Verzug unabhängig von einer Mahnung eintritt. Wer ein kürzeres Ziel will, muss es nennen. Und wer will, dass der Verzug ohne Mahnung eintritt, schreibt ein konkretes Datum auf die Rechnung. Bei einer Frist, die erst ab Rechnungszugang läuft („14 Tage nach Erhalt“), hängt alles am Zugang, den Sie im Streitfall belegen müssen.
Zahlungsziel 14 Tage oder 30 Tage?
Üblich sind 14 oder 30 Tage, bei Freelancern eher 14. Für beides gibt es Gründe, und die richtige Wahl hängt vom Kunden ab, nicht von einer Faustregel. Die folgende Tabelle zeigt gebräuchliche Zahlungsbedingungen und ihre Wirkung auf Ihre Liquidität.
| Formulierung | Bedeutung | Wofür sie taugt | Wirkung auf die Liquidität |
|---|---|---|---|
| Zahlbar sofort ohne Abzug | Fälligkeit mit Zugang der Rechnung | Anzahlungen, Kleinaufträge, Privatkunden | Schnell, aber viele Kunden empfinden es als unhöflich |
| Zahlbar innerhalb von 7 Tagen | Kurze Frist ab Rechnungsdatum | Eilige Aufträge, Kunden mit schnellem Zahlungslauf | Gut, wenn Ihr Kunde mitspielt |
| Zahlbar bis [Datum], 14 Tage netto | Zwei Wochen ab Rechnungsdatum, ohne Abzug | Der Standard für Selbstständige und Kleinunternehmen | Solide: Geld nach zwei bis drei Wochen |
| 30 Tage netto | Ein Monat ab Rechnungsdatum, ohne Abzug | Größere Firmen, die ihre Rechnungen monatlich im Zahlungslauf bezahlen | Rechnen Sie mit 30 bis 45 Tagen bis zum Geldeingang |
| 14 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto | Wer binnen 14 Tagen zahlt, darf 2 % abziehen | Kunden, bei denen Liquidität wichtiger ist als die Marge | Schneller, aber Sie schenken Geld her |
| 50 % Anzahlung, Rest nach Abnahme | Teilzahlung zum Projektstart | Projekte mit Vorleistung und neue Kunden | Sehr gut, mehr dazu im Beitrag zur Anzahlung |
Skonto: was es kostet und wann es sich lohnt
Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung. Er ist keine gesetzliche Pflicht, sondern Vereinbarungssache. Weil er das Entgelt mindert, gehört er nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG auf die Rechnung (als im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts), sofern er nicht schon im Entgelt berücksichtigt ist. Vergessen Sie das nicht, denn sonst stimmen Rechnung und Zahlungseingang nicht überein.
Ob sich Skonto lohnt, lässt sich ausrechnen. Beispiel: „2 % Skonto bei Zahlung in 10 Tagen, sonst 30 Tage netto“. Der Kunde bekommt für 20 Tage früher zahlen 2 Prozent. Das entspricht umgerechnet auf ein Jahr (360 Tage) rund 37 Prozent: 2 geteilt durch 98, mal 360 geteilt durch 20. Eine eigene Beispielrechnung, aber sie zeigt, warum Kunden mit guter Liquidität Skonto gern nutzen und warum Sie es nur anbieten sollten, wenn Ihre Marge es verträgt. Wer es dennoch anbietet, sollte klar regeln, dass Skonto nur bei vollständiger Zahlung innerhalb der Frist gilt.
Zahlungsziel nach Kundentyp
- Privatkunden: kurz, 7 bis 14 Tage. Beachten Sie, dass die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB bei Verbrauchern einen ausdrücklichen Hinweis auf der Rechnung voraussetzt.
- Neue Geschäftskunden: 14 Tage, bei größeren Beträgen mit Anzahlung. Nach der ersten reibungslosen Zahlung können Sie großzügiger werden.
- Agenturen und kleine Firmen: 14 Tage. Bei Dauerkunden mit monatlicher Rechnung bieten sich feste Zahlungstermine an.
- Konzerne mit festem Zahlungslauf: Oft sind 30, 45 oder 60 Tage vorgeschrieben. Sie können mit etwas Glück 30 aushandeln, aber nicht jeder Einkauf ist verhandlungsbereit.
- Öffentliche Auftraggeber: § 271a Abs. 2 BGB setzt Grenzen. Zahlungsfristen über 30 Tage sind nur bei ausdrücklicher Vereinbarung und sachlicher Rechtfertigung zulässig, Fristen über 60 Tage sind unwirksam.
Wichtig für B2B: Nach § 271a Abs. 1 BGB ist eine Vereinbarung, die Zahlung erst nach mehr als 60 Tagen zu verlangen, nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen wurde und nicht grob unbillig ist. Wenn ein Kunde 90 Tage in seinen Einkaufsbedingungen stehen hat, ist das also nicht automatisch bindend. Ob es im Einzelfall wirksam ist, ist eine Rechtsfrage. Das hier ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Was passiert nach Ablauf des Zahlungsziels?
Mit dem Verzug beginnt der Anspruch auf Verzugszinsen und die Pauschale. Bei Geschäften ohne Verbraucher beträgt der Zinssatz nach § 288 Abs. 2 BGB neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, und der Gläubiger kann nach § 288 Abs. 5 BGB zusätzlich 40 Euro Pauschale verlangen. Den Basiszinssatz veröffentlicht die Bundesbank, er beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 Prozent. Das ergibt derzeit 10,52 Prozent pro Jahr, im Beitrag zu Verzugszinsen und Verzugspauschale ist ein Beispiel durchgerechnet. Sie können Verzugszinsen auf die Rechnung schreiben, müssen es aber nicht: Der Anspruch besteht kraft Gesetz.
Formulierungen für die Rechnung
- „Zahlbar ohne Abzug bis zum 15.08.2026.“ Konkretes Datum, klare Wirkung.
- 7 Tage: „Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zu zahlen.“ Für Eilaufträge und Kleinbeträge.
- 30 Tage: „Zahlungsziel: 30 Tage netto ab Rechnungsdatum, also bis zum 31.08.2026.“ Für Kunden mit festem Zahlungslauf. Mit Datum dahinter ist die Frist eindeutig.
- „Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig.“ Gängig, ohne Kalenderdatum.
- „Bei Zahlung bis zum 11.08.2026 gewähre ich 2 % Skonto (Zahlbetrag 1.504,40 Euro), danach ist der Rechnungsbetrag bis zum 31.08.2026 netto zahlbar.“ Mit ausgerechnetem Skonto-Betrag, bei einer Rechnung über 1.535,10 Euro vom 01.08.2026.
- „Bei Zahlungsverzug berechne ich Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe sowie die Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB.“ Darf drinstehen, ist aber nicht nötig.
Prüfen Sie nach, ob das Beispiel mit Skonto stimmt: 2 Prozent von 1.535,10 Euro sind 30,70 Euro, bleiben 1.504,40 Euro. Wie Skonto umsatzsteuerlich zu behandeln ist, klärt Ihre Steuerberatung.
Mail an einen neuen Kunden: Zahlungsbedingungen klären
Betreff: Auftrag [Projektname]: Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen
Guten Tag [Frau/Herr Nachname],
vielen Dank für Ihr Vertrauen. Damit später bei der Abrechnung nichts hakt, kurz die Eckpunkte:
- Rechnungsstellung: nach Abnahme [bzw. in zwei Teilen: 50 % bei Projektstart, 50 % bei Abnahme]
- Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungsdatum, ohne Abzug
- Versand per E-Mail als PDF an [Adresse der Buchhaltung]
Falls Ihre Buchhaltung ein anderes Format oder eine Bestellnummer braucht, teilen Sie mir das bitte mit. Wenn Sie mit den Bedingungen einverstanden sind, genügt eine kurze Bestätigung per Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]Typische Fehler beim Zahlungsziel
- Nur „30 Tage netto“ auf der Rechnung, ohne Datum: Der Kunde zählt ab Eingang oder ab Freigabe, nicht ab Rechnungsdatum.
- Zahlungsziel kürzer als im Vertrag. Maßgeblich ist, was Sie vereinbart haben.
- Skonto großzügig anbieten und dann vergessen, dass es die Marge frisst.
- Kein Kalenderdatum und keine Mahnung: Dann beginnt der Verzug eventuell erst nach 30 Tagen (§ 286 Abs. 3 BGB).
- Einkaufsbedingungen des Kunden mit 60 Tagen und mehr einfach hinnehmen. Prüfen Sie § 271a BGB.
- Fälligkeit nicht im Kalender notiert. Wer das Datum nicht sieht, mahnt zu spät.
Wenn die Frist abgelaufen ist, helfen die Beiträge zur Zahlungserinnerung und zu den rechtlichen Möglichkeiten, wenn der Kunde nicht zahlt. In QuickBilling können Sie pro Rechnung Fälligkeit und optionale Kunden-Erinnerungen setzen. Die Erinnerungen laufen für Rechnungen, die über die E-Mail von QuickBilling verschickt wurden.