Umsatzsteuervoranmeldung erklärt: Fristen und Kennzahlen

Die Umsatzsteuervoranmeldung, kurz UStVA, ist die regelmäßige Meldung, mit der Sie dem Finanzamt mitteilen, wie viel Umsatzsteuer Sie für Ihre Umsätze schulden und wie viel Vorsteuer Sie abziehen. Sie wird elektronisch übermittelt, und zwar bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG). Am gleichen Tag ist die Vorauszahlung fällig.

Dieser Text erklärt, wer abgibt und wie oft, nach welchem Zeitpunkt Sie rechnen, was in den wichtigsten Kennzahlen steht und welche Zahlen Sie dafür aus Ihren Rechnungen und Belegen brauchen. Stand der Quellen: 10. Oktober 2026. Es ist eine allgemeine Information.

Wer abgeben muss und wie oft

Der Regelfall ist das Kalendervierteljahr. Hat die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 9.000 Euro betragen, ist der Kalendermonat der Voranmeldungszeitraum (§ 18 Abs. 2 Satz 1 und 2 UStG). Für Gründer sieht Satz 4 vor, dass im laufenden und im folgenden Kalenderjahr der Kalendermonat gilt. Davon weicht Satz 6 für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ab: Wer seine Tätigkeit im laufenden Jahr aufnimmt, bei dem entscheidet die voraussichtliche Steuer dieses Jahres, und wer nur einen Teil des Vorjahres tätig war, bei dem wird die tatsächliche Steuer des Vorjahres auf ein Jahr hochgerechnet. Diese Abweichung gilt bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 steht sie nach dem Gesetzestext vom 10. Oktober 2026 nicht mehr darin, dann gilt wieder Satz 4. Das kann auch Gründer treffen, die 2026 angefangen haben, denn 2027 ist dann ihr Folgejahr. Wer 2026 oder später gründet, liest deshalb die dann geltende Fassung des § 18 UStG nach und fragt sein Finanzamt.

Lag die Steuer des Vorjahres bei höchstens 2.000 Euro, kann das Finanzamt Sie von der Voranmeldung und von den Vorauszahlungen befreien. Das ist eine Kann-Regel: Sie müssen es beantragen oder abwarten, ob das Amt es anbietet.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG geben keine Voranmeldungen ab. Der Paragraf sagt, dass die Erklärungspflichten nach § 18 Absatz 1 bis 4 auf sie keine Anwendung finden. Die Grenzen seit dem 1. Januar 2025: Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro. Wer die Grenzen überschreitet, fällt aus der Kleinunternehmerregelung heraus. Ob und ab wann das bei Ihnen der Fall ist, prüfen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Frist, Fälligkeit und Dauerfristverlängerung

Übermitteln müssen Sie die Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle, in der Praxis also über ELSTER oder eine Buchhaltungssoftware mit Anbindung. Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten (§ 18 Abs. 1 Satz 2 UStG). Das ist die Ausnahme.

Mit der Dauerfristverlängerung verschieben sich Abgabe und Zahlung um einen Monat (§ 46 UStDV). Sie beantragen sie elektronisch, spätestens bis zu dem Zeitpunkt, an dem die erste betroffene Voranmeldung fällig wäre (§ 48 UStDV). Wer monatlich anmeldet, muss dafür eine Sondervorauszahlung leisten, ein Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV). Bei vierteljährlicher Abgabe entfällt die Sondervorauszahlung (§ 47 Abs. 1 UStDV nennt sie nur für monatliche Voranmeldungen), und nach dem Hinweis auf dem Vordruck USt 1 H (BMF-Schreiben vom 29. Dezember 2025, Muster für 2026) muss der Antrag nicht jedes Jahr wiederholt werden.

Soll oder Ist: wann die Umsatzsteuer entsteht

Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Ob Ihr Kunde schon gezahlt hat, spielt keine Rolle. Bei einer Anzahlung entsteht sie dagegen schon mit Ablauf des Zeitraums, in dem Sie das Geld erhalten haben.

Bei der Ist-Versteuerung zählt der Zahlungseingang. Das Finanzamt kann sie auf Antrag gestatten, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug (§ 20 Satz 1 Nr. 1 UStG). Für Angehörige freier Berufe nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG nennt Nr. 3 die Möglichkeit ohne diese Umsatzgrenze, soweit es um Umsätze aus der freiberuflichen Tätigkeit geht. Ob die Voraussetzungen bei Ihnen vorliegen und ob Sie den Antrag stellen sollten, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Für den Alltag heißt das: Wer nach Soll rechnet, kann für eine Rechnung Umsatzsteuer anmelden, bevor das Geld da ist. Wer nach Ist rechnet, meldet sie erst im Zeitraum des Zahlungseingangs an. Welche Variante bei Ihnen gilt, steht in Ihrem Bescheid oder in Ihrem Antrag, nicht in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Die Kennzahlen, die fast jede Voranmeldung hat

Das Formular USt 1 A für 2026 hat deutlich mehr Zeilen, als die meisten Selbstständigen ausfüllen. Vier Kennzahlen kommen bei Inlandsgeschäften fast immer vor. Die Bezeichnungen stammen aus dem BMF-Schreiben vom 29. Dezember 2025, das die Vordruckmuster für Voranmeldungszeiträume ab Januar 2026 festlegt. Das Muster gilt für das Kalenderjahr 2026; für spätere Voranmeldungszeiträume prüfen Sie die Zeilen und Kennzahlen im Formular, das dann gilt.

Zwei Hinweise aus der Ausfüllanleitung. Bei den Bemessungsgrundlagen tragen Sie nur volle Euro ein, bei den Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträgen immer auch die Cent. Und Kz 83 füllen Sie in jedem Fall aus. Welcher Steuersatz auf welche Leistung gehört, regelt das Gesetz, nicht das Formular, und er steht auf Ihrer Rechnung.

Die Vorsteuer in Kz 66 hängt an einer Bedingung: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass Sie eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Eine Ausgabe ohne Rechnung bringt Ihnen in dieser Zeile nichts.

So entsteht die Zahllast aus Ihren Zahlen

Die Rechnung dahinter ist kurz. Umsatzsteuer aus Ihren Ausgangsrechnungen, minus Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen, ergibt die Vorauszahlung oder den Überschuss. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: In einem Quartal stehen auf Ihren Rechnungen 2.280,00 Euro Umsatzsteuer, auf Ihren Eingangsrechnungen 430,00 Euro Vorsteuer. Die verbleibende Vorauszahlung in Kz 83 wäre 1.850,00 Euro. Wären es 430,00 Euro Umsatzsteuer und 2.280,00 Euro Vorsteuer, stünde dort ein Überschuss von 1.850,00 Euro mit Minus.

Die Schwierigkeit ist nicht die Subtraktion, sondern die Vollständigkeit der beiden Summen. Eine Rechnung, die im falschen Zeitraum landet, eine Ausgabe ohne erfassten Steuerbetrag oder ein Beleg, der nie angekommen ist, verändern die Zahllast ohne jede Warnung.

Rechnungen in Fremdwährung

Wer in US-Dollar oder Pfund fakturiert, muss für die Umsatzsteuer in Euro umrechnen. Nach § 16 Abs. 6 UStG gelten dafür die Durchschnittskurse, die das Bundesfinanzministerium monatlich öffentlich bekanntgibt, und zwar für den Monat, in dem die Leistung ausgeführt wird. Den Tageskurs darf nur verwenden, wer das vom Finanzamt gestattet bekommen hat. Bei Ist-Versteuerung und bei Anzahlungen zählt der Monat der Vereinnahmung.

Was in der Praxis schiefgeht

• Ausgaben ohne erfassten Steuerbetrag: Sie fehlen in Kz 66, obwohl die Rechnung existiert.
• Eingangsrechnungen, die nicht vorliegen: ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug (§ 15 UStG).
• Rechnungen im falschen Zeitraum: bei Soll zählt das Ausführungsdatum, bei Ist der Zahlungseingang, bei Anzahlungen die Vereinnahmung.
• Entwürfe und nicht versendete Rechnungen: sie stehen im Programm, aber nicht in der Voranmeldung, die Sie erwarten.
• Fremdwährung ohne Umrechnung nach § 16 Abs. 6 UStG: die Eurosumme stimmt dann nicht.
• Die Frist verpasst: Abgabe und Zahlung sind am zehnten Tag nach Quartals- oder Monatsende fällig, es sei denn, eine Dauerfristverlängerung gilt.

Wo QuickBilling hilft und wo nicht

Die Umsatzsteuer-Übersicht in QuickBilling rechnet aus den Rechnungen und Ausgaben Ihres Arbeitsbereichs je Währung und Zeitraum zusammen: vereinnahmte Umsatzsteuer, die Vorsteuer, die Sie erfasst haben, und den Saldo. Wenn Sie nicht wissen, ob bei Ihnen das Rechnungsdatum oder das Zahlungsdatum zählt, zeigt sie beide Varianten nebeneinander und entscheidet nicht für Sie. Datenprüfungen listen Ausgaben ohne erfasste Vorsteuer, Vorsteuer ohne Beleg, Rechnungen ohne Aufteilung nach Steuersatz und Entwürfe, die noch nicht zählen. Der aktuelle und der vorherige Zeitraum sind im Free-Tarif enthalten.

Was sie nicht tut: Sie füllt keine Kennzahlen aus, erstellt keine Voranmeldung und übermittelt nichts an das Finanzamt. Sie gibt Ihnen die Summen, mit denen Sie Ihre eigene Voranmeldung abgleichen. Welcher Steuersatz, welche Besteuerungsart und welcher Zeitraum gelten, sagt sie ebenfalls nicht. QuickBilling hilft Ihnen, die Unterlagen geordnet zu halten und die Zahlen vorzubereiten. Die Voranmeldung abgeben und entscheiden, was für Sie gilt, bleibt bei Ihnen und Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin.