Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? Die Antwort und der Fünf-Minuten-Test

Die kurze Antwort: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Das PDF aus Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm sieht aus wie eine Rechnung, aber für den Computer ist es ein Bild aus Text. Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes enthält strukturierte Daten nach der europäischen Norm EN 16931, und diese Daten sind der rechtlich maßgebliche Teil. Es gibt allerdings PDFs, die beides sind, und genau da wird es für Selbstständige praktisch.

Was das BMF unter "sonstige Rechnung" versteht

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Gesetz zwei Arten von Rechnungen. Die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere heißt "sonstige Rechnung". Im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.1 Abs. 2) steht ausdrücklich, dass dazu auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien zählen, "zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails".

Sonstige Rechnungen sind nicht verboten. Solange Ihre Übergangsfrist läuft, dürfen Sie sie weiter ausstellen, und für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden gelten sie in dieser Zeit weiter als ordnungsgemäße Rechnung (BMF-FAQ, Frage 2). Nur nennt man sie eben nicht mehr E-Rechnung.

Sieben Dateitypen, einmal einsortiert

Was ist die EN 16931?

Die Norm EN 16931 legt fest, welche Felder eine elektronische Rechnung hat (Rechnungsnummer, Leistungsempfänger, Steuerbetrag und so weiter) und wie sie heißen. Technisch gibt es zwei erlaubte XML-Syntaxen, UBL und CII. XRechnung ist die deutsche Ausprägung dieser Norm und kann in beiden Syntaxen vorliegen, ZUGFeRD verpackt die CII-Variante in ein PDF. Beides sind deshalb keine eigenen Rechtsbegriffe, sondern Formate, die das BMF als geeignet nennt.

So prüfen Sie in fünf Minuten, was Sie vor sich haben

• Öffnen Sie das PDF im Adobe Reader oder in einem anderen Reader, der Dateianhänge anzeigt, und suchen Sie das Büroklammer-Symbol oder den Bereich "Anlagen". Liegt dort eine XML-Datei (häufig factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml), ist es ein Hybridformat. Liegt dort nichts, ist es ein gewöhnliches PDF.
• Laden Sie die Datei in den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung (e-rechnung.elster.de). Er stellt XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien lesbar dar. Wenn die Daten im Viewer sauber erscheinen, hat die Datei zumindest strukturierte Inhalte.
• Lassen Sie die Datei validieren. KoSIT, der Entwickler des Standards XRechnung, stellt einen Validator samt Prüfregeln bereit, und zahlreiche Anbieter bieten Online-Prüfungen an. Das BMF verlangt keine bestimmte Software, empfiehlt die Validierung aber ausdrücklich (FAQ, Frage 7).
• Vergleichen Sie bei ZUGFeRD den sichtbaren Teil mit dem XML. Bei Abweichungen gilt der XML-Teil (FAQ, Frage 12a).
• Legen Sie das Prüfprotokoll zur Rechnung. Wer sich auf das Ergebnis eines geeigneten Validators verlässt, darf das nach dem BMF-Schreiben tun, und der Bericht dient als Nachweis (Rn. 35a).

Warum "sieht gut aus" nicht reicht

Das BMF-Schreiben unterscheidet drei Fehlerklassen, und jede hat andere Folgen.

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax oder lässt keine richtige Extraktion der Daten zu. Dann liegt keine E-Rechnung vor, sondern nur eine sonstige Rechnung. Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, wäre das die falsche Form.
• Geschäftsregelfehler: Das Format stimmt, aber Angaben fehlen oder widersprechen sich, etwa ein Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum Steuersatz passt. Fehlt dagegen nur ein Feld wie BT-10 "Buyer reference", ist das umsatzsteuerlich unbeachtlich.
• Inhaltsfehler: Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben sind falsch, zum Beispiel ein falscher Steuersatz oder eine falsche USt-IdNr. Das findet kein Validator zuverlässig, weil formal alles korrekt sein kann. Für die inhaltliche Richtigkeit bleiben Sie und Ihr Kunde selbst verantwortlich.

Für Ihre Rechnungspraxis bedeutet das: Eine Rechnungssoftware, die ein hübsches PDF baut und eine XML-Datei "dazuklebt", ist noch kein Beweis für Konformität. Das BMF schließt außerdem aus, dass die Pflichtangaben nur in einem unstrukturierten Anhang stehen. Sie müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Ein Link auf eine externe Seite erfüllt die Anforderung ebenfalls nicht, ergänzende Anhänge wie ein Stundennachweis als PDF sind dagegen erlaubt.

Bis wann dürfen Sie noch PDF-Rechnungen versenden?

Die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG gilt für Leistungen bis zum 31. Dezember 2026 für alle Rechnungsaussteller und, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, für Leistungen bis zum 31. Dezember 2027. Bis dahin darf eine PDF-Rechnung per E-Mail weiter verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Danach ist unter inländischen Unternehmern eine E-Rechnung nötig, wenn keine Ausnahme greift: Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 Euro, Privatkunden und Kunden im Ausland. Ausführlich erklärt das der Artikel zu XRechnung und ZUGFeRD.

Wie wandeln Sie ein PDF in eine E-Rechnung um?

Per Knopfdruck aus einem bestehenden PDF eine E-Rechnung zu machen, geht nur bedingt, denn die strukturierten Daten müssen zu den Inhalten der Rechnung passen. In der Praxis heißt Umwandeln deshalb: Die Rechnungsdaten werden neu als XML erfasst, entweder in einem Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, oder über ein Konverter-Werkzeug, das das PDF mit einem passenden Datensatz verbindet. Prüfen Sie das Ergebnis immer mit Viewer und Validator, bevor Sie es verschicken. Die sauberere Lösung ist, die Rechnung gleich im Programm als E-Rechnung zu erstellen. Programme mit kostenlosem Einstieg vergleicht der Artikel über kostenlose Rechnungsprogramme.

Vier Irrtümer, die sich hartnäckig halten

• "Mein PDF ist digital, also elektronisch, also E-Rechnung." Bis Ende 2024 stimmte das sogar, denn damals zählte jedes elektronische Format. Seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr (BMF-FAQ, Frage 2).
• "PDF/A reicht, das ist doch das Archivformat." PDF/A regelt die Langzeitarchivierung des Bildes, nicht die Struktur der Rechnungsdaten. Ohne eingebetteten Datensatz bleibt es eine sonstige Rechnung.
• "Wenn ich die Datei per Software exportiere, ist sie automatisch korrekt." Nein. Ob eine Datei die Norm und die Geschäftsregeln erfüllt, zeigt erst eine Validierung, und selbst die erkennt keinen falschen Steuersatz.
• "Der Kunde bekommt ja ein lesbares PDF, also genügt das." Bei einem Hybridformat zählt der XML-Teil. Weicht das sichtbare PDF ab, gilt das, was im XML steht.

Was das für Ihren Alltag heißt

Wenn Sie bisher PDF-Rechnungen schreiben und verschicken, müssen Sie heute nichts umstellen, solange die Übergangsfristen für Sie gelten. Der Kunde muss aber zustimmen, was laut BMF auch stillschweigend durch widerspruchsloses Annehmen geschehen kann. Wer eingehende Rechnungen bekommt, hat zwei Aufgaben: erkennen, ob ein Beleg eine E-Rechnung ist, und dann die XML-Datei mit archivieren. Aufbewahren müssen Sie sie acht Jahre lang, und zwar mindestens den strukturierten Teil unverändert im Originalformat (BMF-Schreiben, Rn. 60).

Eine Übergabe an das Finanzamt ist ebenfalls geregelt: Auf Anforderung können Sie E-Rechnungen über die ELSTER-Funktion "Belegnachreichung zur Steuererklärung" hochladen (BMF-FAQ, Frage 14). Dabei gilt dasselbe wie überall: Die XML-Datei muss vorhanden sein.

Zur Einordnung unseres eigenen Produkts: QuickBilling erstellt Rechnungen als PDF und versendet sie per E-Mail oder Freigabelink. XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt es derzeit nicht. Für Kunden, die der PDF-Rechnung zustimmen, ist das in der Übergangszeit nutzbar. Wer ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen ausstellen muss, braucht zusätzlich ein Programm mit entsprechendem Export.