Kleinunternehmer-Rechnung schreiben: Muster nach § 19 UStG

Was die Kleinunternehmerregelung für Ihre Rechnung bedeutet

Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG arbeitet, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Seit dem 1. Januar 2025 sind diese Umsätze steuerfrei, und auf der Rechnung steht statt Steuersatz und Steuerbetrag ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Das klingt einfach, hat aber Tücken: Ein versehentlich ausgewiesener Steuerbetrag kann dazu führen, dass Sie die Steuer trotzdem schulden.

Dieser Artikel zeigt ein Muster für eine Kleinunternehmer-Rechnung, die Pflichtangaben in Kurzform und die Fehler, die am häufigsten vorkommen. Er ersetzt keine Steuerberatung. Ob die Regelung in Ihrem Fall gilt oder ob Sie besser zur Regelbesteuerung wechseln, klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Die vollständige Liste für regelbesteuerte Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG finden Sie im Beitrag Rechnung schreiben als Freiberufler. Für Kleinunternehmer gilt eine kürzere Liste in § 34a UStDV. Ihre Rechnung muss enthalten:

• vollständigen Namen und vollständige Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung,
• das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, die § 34a UStDV ebenfalls nennt, betrifft nur Unternehmer, die die Regelung auch in anderen EU-Staaten nutzen (§ 19a UStG). Für das normale Inlandsgeschäft genügt Ihre Steuernummer.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht. Vergeben Sie trotzdem eine, etwa 2026-001, 2026-002: Sie behalten den Überblick über offene Posten, und die Buchhaltung Ihres Kunden erwartet eine Nummer. Nennen Sie außerdem den Leistungszeitraum, ein Fälligkeitsdatum und Ihre Bankverbindung. Das ist zwar keine Pflicht, aber ohne Fälligkeit und Bankdaten zahlt niemand pünktlich.

Der Hinweis auf die Steuerbefreiung

Der Hinweis ist das Kennzeichen der Kleinunternehmer-Rechnung. Ohne ihn wirkt die fehlende Umsatzsteuer wie ein Versehen. Entscheidend ist, dass erkennbar ist, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Gebräuchlich sind zum Beispiel:

• „Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)."
• „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)."
• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Der Hinweis gehört auf jede Rechnung, auch auf Kleinbeträge, und er muss zum Rest passen: Wer ihn schreibt und gleichzeitig einen Steuerbetrag ausweist, widerspricht sich selbst.

Musterrechnung für Kleinunternehmer

Das folgende Beispiel ist frei erfunden: Eine Texterin aus Leipzig rechnet zwei Blogartikel und ein Lektorat an eine Agentur in München ab. Sie nutzt die Kleinunternehmerregelung.

Drei Dinge machen dieses Muster gut. Die Positionen beschreiben konkret, was geliefert wurde, nicht nur „Textarbeiten". Der Rechnungsbetrag ist eine Summe ohne Steuerzeile, und der Hinweis steht direkt dabei. Und die Fälligkeit ist ein Datum, kein vager Zeitraum, damit Kunde und Sie wissen, ab wann eine Zahlungserinnerung fällig ist.

Typische Fehler und was sie kosten

Umsatzsteuer ausgewiesen

Der teuerste Fehler ist ein Steuerbetrag auf einer Kleinunternehmer-Rechnung. Manche Vorlagen enthalten eine Steuerzeile mit 19 Prozent, die beim Ausfüllen übersehen wird. Manchmal bittet auch der Kunde darum, weil er die Vorsteuer abziehen möchte. Beides ist falsch.

Weisen Sie trotz Steuerbefreiung einen Steuerbetrag aus, schulden Sie ihn nach § 14c Abs. 1 UStG wegen unrichtigen Steuerausweises. So ordnet es das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 zur Kleinunternehmerregelung ein. Ihr Kunde kann aus einer solchen Rechnung in der Regel keine Vorsteuer abziehen, Sie müssen den Betrag aber abführen. Prüfen Sie deshalb jede Rechnung vor dem Versand. Haben Sie den Fehler erst danach bemerkt, korrigieren Sie die Rechnung und informieren Sie den Kunden.

Hinweis vergessen oder falsch formuliert

Das Gegenstück: keine Steuer ausgewiesen, aber auch kein Hinweis. Dann weiß der Empfänger nicht, ob die Steuer vergessen wurde, und manche Buchhaltungen schicken solche Rechnungen zurück. Ebenfalls ein Klassiker ist ein Verweis auf eine Steuerbefreiung, die für Ihre Leistung gar nicht gilt. Bleiben Sie bei § 19 UStG, solange Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Kleinbetragsgrenze mit Kleinunternehmergrenze verwechselt

Die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro nach § 33 UStDV hat mit der Kleinunternehmerregelung nichts zu tun. Sie betrifft den Betrag einer einzelnen Rechnung: Bis 250 Euro genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt mit Steuerbetrag und Steuersatz oder einem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Kleinunternehmergrenzen betreffen dagegen Ihren Jahresumsatz. Eine Rechnung über 5.000 Euro ist keine Kleinbetragsrechnung, nur weil Sie Kleinunternehmer sind.

Die Umsatzgrenzen seit 2025

Nach § 19 Abs. 1 UStG gilt seit dem 1. Januar 2025: Sie können die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Beide Grenzen müssen eingehalten sein.

• Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 Euro, unterliegt nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, der Regelbesteuerung. Ab dann schreiben Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer.
• Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz. Dann gilt die Grenze von 25.000 Euro für das laufende Jahr. Wer im ersten Jahr mehr als 25.000 Euro umsetzt, ist ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, regelbesteuert.
• Der Gesamtumsatz ist die Summe Ihrer steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 UStG). Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Leistungen, deren Leistungsort im Ausland liegt, sind in Deutschland nicht steuerbar und zählen ebenfalls nicht mit.

Wer schon im Frühjahr absehen kann, dass das Jahr über der Grenze landet, sollte den Wechsel zur Regelbesteuerung früh mit der Steuerberatung planen, statt im Herbst Rechnungen korrigieren zu müssen.

Sie können auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, etwa weil Ihre Kunden überwiegend Unternehmer sind und Sie selbst Vorsteuer aus größeren Anschaffungen abziehen wollen. Der Verzicht bindet Sie nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre. Das ist eine Entscheidung für einen längeren Zeitraum, nicht für ein schwaches Quartal.

Rechnung ins Ausland als Kleinunternehmer

Im Inland stellen Sie ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis auf § 19 UStG aus. Bei Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten liegt der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG beim Kunden, und der Kunde schuldet dort die Steuer. Die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar. Für Kleinunternehmer heißt das:

• Auf die Rechnung gehört die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a Abs. 1 UStG).
• Ihre USt-IdNr. und die des Kunden müssen Sie als Kleinunternehmer nicht angeben (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Viele EU-Kunden fragen trotzdem danach; eine USt-IdNr. bekommen Sie auf Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern (§ 27a UStG).
• Eine Zusammenfassende Meldung geben Sie als Kleinunternehmer nicht ab (§ 18a Abs. 4 UStG).

Warenlieferungen ins Ausland folgen eigenen Regeln, die hier den Rahmen sprengen würden. Besprechen Sie Ihren ersten Auslandsauftrag deshalb kurz mit Ihrer Steuerberatung. Mehr zur Formulierung steht im Beitrag zur Reverse-Charge-Rechnung.

Aufbewahrung und Versand

Bewahren Sie ein Doppel jeder Rechnung acht Jahre lang auf, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit über die ganze Frist gesichert sind. Zum Format: Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a UStDV als sonstige Rechnung übermittelt werden, also zum Beispiel als PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung empfangen können müssen Sie trotzdem.

So hilft QuickBilling bei Kleinunternehmer-Rechnungen

In QuickBilling hinterlegen Sie einmal in Ihrem Steuerprofil, dass Sie Kleinunternehmer sind. Ihre Rechnungen kommen dann ohne Steuerzeile und mit dem Hinweis „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)." heraus. Die Vorlage trägt Ihr Logo, Ihre Bankverbindung und ein festes Zahlungsziel, und mit Ihrem eigenen Stripe-, PayPal- oder Wise-Link erscheint auf dem Rechnungslink ein Bezahlen-Button.

Über das Jahr behalten Sie den Überblick, welche Rechnungen bezahlt sind und welche nicht. Die Steuer-Jahresübersicht stellt Ihre Einnahmen und Ausgaben für das Gespräch mit der Steuerberatung zusammen. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie gilt, entscheiden Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.